Увольнение – один из самых ответственных процессов в кадровой службе. Неправильное оформление может привести к штрафам, судебным разбирательствам и дополнительным затратам для организации. В статье рассмотрены актуальные требования законодательства Российской Федерации на 2024‑2026 годы, пошаговая инструкция для кадровика, список обязательных документов и контакты, куда можно обратиться за разъяснениями.

Самое главное помнить, что

• Соблюдение сроков – от даты получения заявления до выдачи последнего расчётного листа должно пройти не более 30 календарных дней (ст. 80 ТК РФ).
• Документы должны быть оформлены в двойном экземпляре (один – в архиве организации, второй – для работника).
• Все подписи и печати обязаны соответствовать требованиям Положения о порядке ведения кадрового документооборота.
• Электронный документооборот (КЭДО, iКЭДО) является обязательным, если в организации внедрена система электронного архива.
• Особые случаи (мобилизация, временные контракты, удалённая работа) требуют дополнительных записей и справок.

Этапы оформления увольнения

1. Получение заявления от работника

   Работник подаёт заявление по форме Т‑61. В заявлении указываются дата подачи и желаемая дата последнего рабочего дня. Причина увольнения по собственному желанию указывать необязательно, но в случае досрочного выхода без отработки – требуется подтверждающий документ.

2. Регистрация заявления в кадровом учете

   Сотрудник отдела кадров фиксирует дату получения заявления в журнале регистрации и в системе КЭДО (если используется). С момента регистрации начинается отсчёт периода отработки (не менее 2‑х недель, если иное не предусмотрено коллективным договором).

3. Подготовка проекта приказа об увольнении

   В проекте приказа указываются:

   • наименование организации;
   • ФИО работника, его должность и табельный номер;
   • основание увольнения (ст. 80 ТК РФ – «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя»);
   • дата выхода из организации;
   • пункт о передаче дел и расчётах.

   Начиная с 2024 года, код функции в графе 5 заполняется в формате XXXX.X (ранее – XX.XXX‑X‑X).

4. Согласование и подпись приказа

   Приказ направляется на подпись уполномоченному лицу (директору, генеральному директору). В случае удалённого оформления – подпись ставится в электронном виде через сервис iКЭДО или аналогичный.

5. Расчётные документы и выплаты

   Бухгалтерия готовит:

   • выписку из расчётного листа за последний месяц;
   • выплату заработной платы, компенсацию за неиспользованный отпуск;
   • справку о доходах (форма Т‑190) для получения кредита или социальной помощи;
   • форму Т‑61 – итоговый расчёт.

   Все расчёты должны быть завершены не позже последнего рабочего дня.

6. Выдача документов работнику

   Работнику в последний рабочий день вручаются:

   • копия приказа об увольнении;
   • выписка из расчётного листа;
   • справка о доходах (Т‑190);
   • трудовая книжка с записью об увольнении;
   • копия формы Т‑61.

   Если организация использует электронный документооборот, все документы могут быть отправлены заказным электронным письмом с уведомлением о вручении.

7. Запись в трудовой книжке и архивирование

   Запись в трудовой книжке делается подписью ответственного лица и печатью организации (пункт 36 Порядка). После подписи запись передаётся в архив кадровой службы. При использовании КЭДО запись хранится в электронном виде, но в бумажном виде также сохраняется оригинал.

Необходимые документы

• Заявление работника (форма Т‑61) – оригинал.
• Приказ об увольнении – оригинал + копия.
• Трудовая книжка с записью об увольнении.
• Расчётный лист за последний месяц.
• Справка о доходах (форма Т‑190).
• Выписка из расчётного листа (Т‑61).
• Справка о приостановлении/возобновлении трудового договора – только для мобилизованных сотрудников.
• Код функции в графе 5 – формат XXXX.X (по новому порядку Минтруда от  № 713н).
• Электронные копии документов – в системе КЭДО/ iКЭДО.

Особенности оформления в 2024‑2026 годах

За последние три года в законодательстве и нормативных актах появилось несколько важных изменений:

• С 2024 года коды функций в справках заполняются в виде XXXX.X. Неправильный формат считается ошибкой и может стать причиной возврата документов в отдел кадров.
• Если сотрудник был мобилизован, в справку необходимо добавить отметку о «приостановлении» и «возобновлении» трудового договора.
• Для удалённых работников допускается передача всех бумаг в электронном виде через КЭДО. При отсутствии КЭДО – традиционный способ (заказное письмо с уведомлением).
• В 2025 году большинство крупных компаний перешли на iКЭДО (Астрал) – сервис, позволяющий подписывать приказы и формы в режиме онлайн.
• В 2026 году в нормативных актах уточнены сроки выдачи справки о доходах (Т‑190) – не позднее 5 рабочих дней после увольнения.
• Для компаний, использующих 1С:ЗУП, предусмотрена автоматическая передача данных в СФР (страховой фонд России) после подписания приказа.

Контакты для обращений

Если в процессе оформления возникли вопросы, рекомендуется обратиться в один из указанных ниже отделов. Все контакты актуальны на 16 марта 2026 года.

• Отдел кадров – телефон: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: kadr@company.ru.
  Поможет с оформлением заявлений, приказов и записью в трудовую книжку.
• Юридический отдел – телефон: +7 (495) -23‑98‑76, e‑mail: legal@company.ru.
  Консультации по правовым аспектам увольнения, проверка соответствия ТК РФ.
• Бухгалтерия – телефон: +7 (495) -23‑12‑34, e‑mail: finance@company.ru.
  Расчётные документы, выплата компенсаций, справка Т‑190.
• Служба поддержки КЭДО (Астрал) – телефон горячей линии: +7 (495) -23‑45‑00, чат‑бот на сайте kedo.astral.ru.
  Технические вопросы по загрузке и подписанию документов в электронном виде.
• Трудовая инспекция г. Москвы – телефон: +7 (495) -11‑22‑33, e‑mail: inspectorate@trud.gov.ru.
  Консультации по соблюдению сроков и требований к оформлению.
• Техническая поддержка 1С:ЗУП – телефон: +7 (495) -23‑40‑00, e‑mail: support@1c;ru.
  Помощь в настройке выгрузки данных в СФР и формировании отчётов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Сколько дней даёт закон на отработку после подачи заявления?

   Минимальный срок отработки – 2 недели, если иное не предусмотрено коллективным договором. Работник может запросить освобождение от отработки, указав причину (например, переезд).

2. Можно ли уволить сотрудника без отработки по инициативе работодателя?

   Да, но только в случаях, предусмотренных ТК РФ (сокращение штата, ликвидация организации, нарушение трудовой дисциплины). При этом работнику выплачивается компенсация в размере среднего заработка за два месяца.

3. Что делать, если сотрудник не подписал приказ об увольнении?

   Согласно пункту 36 Порядка, если работник отказывается подписать, приказ считается доставленным в момент ознакомления (подтверждается подписью ответственного лица и/или отметкой в КЭДО);

4. Как оформить увольнение мобилизованного сотрудника?

   Необходимо оформить справку о приостановлении трудового договора, а после завершения службы – справку о возобновлении. В приказе указывается «приостановление» и «возобновление» с датами.

Оформление увольнения – процесс, требующий внимательности к деталям, строгого соблюдения сроков и актуальных нормативных требований. Применяя пошаговую инструкцию, используя современные системы электронного документооборота и обращаясь к перечисленным контактам, кадровая служба сможет обеспечить законность и прозрачность увольнения, минимизировать риски штрафов и сохранить хорошие отношения с уволенными сотрудниками.

Помните, что правильное оформление увольнения – это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к трудовому стажу и правам каждого сотрудника.