Ведение и актуализация личных карточек (формы Т‑2, Т‑2ГС) – обязательная часть организации воинского учёта в любой
компании, учреждении или организации. Сверка данных карточек с информацией,
содержащейся в военных билетах (или временных удостоверениях), позволяет избежать
нарушений законодательства, своевременно выявлять ошибки и подготовить
корректные списки для военкоматов.

Что представляет собой личная карточка формы Т‑2

Личная карточка – документ, фиксирующий сведения о гражданине, находящемся
на воинском учёте. В ней заполняются два основных раздела:

• Раздел I – Общие сведения: ФИО, дата рождения, место жительства и др.
• Раздел II – Сведения о воинском учёте: категория запаса, номер военного билета
  (или временного удостоверения), дата поступления в запас, отметка о снятии с учёта
  и пр.

Формы Т‑2 (для граждан‑работников) и Т‑2ГС (для государственных и муниципальных
служащих) утверждены Приказом Минобороны РФ № 700 от  г.

Зачем нужна регулярная сверка

Сверка личных карточек с данными военных билетов необходима для:

1. Соблюдения требований законодательства РФ о воинском учёте;
2. Предотвращения двойного учёта и ошибок в категории запаса;
3. Подготовки корректных списков граждан, находящихся в запасе, для
   предоставления в военные комиссариаты и органы местного самоуправления;
4. Отметки о снятии с учёта (по возрасту, по состоянию здоровья, по окончанию срока
   службы) в соответствии с Приказом Минобороны РФ от  г.;
5. Обеспечения готовности организации к мобилизации и военному времени.

План проведения сверок (поэтапно)

Ниже приведён типовой план, который может быть адаптирован под конкретную
организацию. План рассчитан на квартальную сверку, однако в отдельных случаях
(например, перед проведением учётов в военкомате) может использоваться
полугодовой или ежегодный график.

Подготовительный этап

• Назначение ответственного лица – обычно HR‑менеджер или специалист по
  воинскому учёту.
• Сбор актуальных личных карточек – проверка наличия всех заполненных
  разделов, наличие подписи сотрудника и отметки о дате заполнения.
• Проверка наличия военных билетов – сотрудники, находящиеся в запасе,
  обязаны предоставить копию военного билета (или временного удостоверения).

Формирование списка граждан для сверки

1. Создаётся электронный файл (Excel/CSV) со следующими колонками:
   • ФИО
   • Дата рождения
   • Номер военного билета (или ВУ)
   • Категория запаса
   • Дата поступления в запас
   • Дата последней отметки о снятии с учёта (если есть)
2. Формируется список граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации
   (приложение N 23 к методическим рекомендациям).
3. В списке указывается исходящий номер письма и дата его формирования
   (пример: « г. № 315»), как того требует КонсультантПлюс.

Передача списка в военный комиссариат (военкомат)

• Отправка списка производится в форме официального письма
  (бумажный вариант или электронный через портал «Госуслуги»).
• Указываются контактные данные отправителя, сроки ожидаемого ответа
  (обычно 10–15 рабочих дней) и просьба подтвердить соответствие данных.

Получение ответа от военкомата

1. Военкомат возвращает документ с отметками:
   • «соответствует» – данные совпадают;
   • «не соответствует» – указывается, какие сведения требуют уточнения.
2. Если обнаружены расхождения, вносятся исправления в личные карточки
   (раздел II) и фиксируется дата и номер входящего письма.

Оформление отметки о снятии с воинского учёта (при необходимости)

Согласно методическим рекомендациям, в пункте 8 раздела II личной карточки
делается отметка «Снят с воинского учёта по возрасту» (или по другим основаниям).

Архивирование и хранение

• Личные карточки хранятся в закрытом шкафу (или в электронном архиве) в
  соответствии с Приказом Минобороны РФ от  г.
• В журнале учёта (приложение N 5) фиксируются даты проведения сверок,
  номера исходящих и входящих писем, а также подписи ответственных лиц.

Сроки и периодичность проведения сверок

Контактные данные для обращений

Ниже перечислены основные контакты, к которым следует обращаться в случае
вопросов, возникновения расхождений или необходимости получения разъяснений.

• Военный комиссариат (военкомат) по месту нахождения организации
  • Адрес: ул. Советская, д. 12, г. Москва, 101000
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: vkomat@moscow.gov.ru
  • Ответственный: старший лейтенант И.В. Иванов
• Отдел кадров (HR) организации
  • Телефон: +7 (495) -65‑43‑21 (внутренний 112)
  • E‑mail: hr@company.ru
  • Ответственный: менеджер по персоналу О.А. Смирнова
• Юридический отдел
  • Телефон: +7 (495) -65‑43‑22 (внутренний 113)
  • E‑mail: legal@company.ru
  • Ответственный: адвокат П.С. Кузнецов
• Государственная инспекция труда (для вопросов о соответствии
  законодательству)
  • Телефон: 8‑800‑555‑35‑35
  • E‑mail: info@gti.gov.ru

Самое главное помнить, что

правильность и своевременность сверки личных карточек напрямую влияет на
юридическую чистоту деятельности организации и на возможность
привлечения сотрудников к службе в случае мобилизации. Поэтому:

• Все изменения в личных данных сотрудника (смена фамилии, обновление
  военного билета) должны фиксироваться в карточке немедленно;
• Отметка о снятии с учёта ставится только после получения официального
  подтверждения от военкомата;
• Все документы (карточки, копии билетов, письма) хранятся в порядке
  согласно нормативным актам (п. 6 Приложения N 5).

Систематический и документально оформленный план сверок личных карточек формы
Т‑2 с военными билетами обеспечивает:

• Соответствие требованиям законодательства РФ о воинском учёте;
• Снижение риска административных штрафов и репутационных потерь;
• Готовность организации к мобилизации и военному времени.

Следуйте изложенному плану, используйте приведённые контакты и не забывайте,
что регулярная сверка – это гарантия надёжности вашего кадрового учёта.