Военный билет – это основной документ воинского учёта.
От того, как именно он хранится, зависит законность действий как работодателя, так и самого гражданина.
Ниже – подробная инструкция с учётом последних разъяснений Государственной инспекции труда, судебной практики и приказов Министерства обороны РФ.
Кто и где обязан хранить оригинал
- Гражданин – держит военный билет у себя, если:
- проходит службу по контракту или по призыву;
- находится в запасе и не требуется предоставлять документ в военкомат для постановки на учёт или получения брони.
- Работодатель не имеет права:
- забирать оригинал военного билета «на хранение»;
- включать военник в личное дело или вступительные документы.
- Исключение – военкомат:
- при постановке на воинский учёт;
- при выдаче брони (в этом случае военник возвращается вместе с удостоверением формы № 4).
Копии военного билета: можно ли хранить у работодателя
Нет. Даже при наличии письменного согласия работника копии военного билета не разрешены.
Суды неоднократно признавали такое хранение нарушением принципа целевой обработки персональных данных:
- постановление ФАС Северо-Кавказского округа от по делу № А53-13327/2013;
- определение Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от № 15АП-22502/13.
Если работодателю нужна информация из военного билета (например, категория годности), её достаточно внести в личную карточку работника (форма Т-2). Копии документа хранить не требуется.
Как оформить учётные сведения у работодателя
- Заполняется раздел «Воинский учёт» в личной карточке (графы 19–22 формы Т-2).
- Данные вносятся на основании предъявленного работником оригинала военного билета без изготовления копий.
- Сведения сверяются ежегодно с военкоматом по месту регистрации работника (письменный запрос/ответ).
Порядок хранения в организациях, уполномоченных вести воинский учёт (военкоматы, Минобороны)
| Тип документа | Кто хранит | Как хранит | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Военный билет офицера запаса (форма № 2) | Военный комиссариат | В опечатанном металлическом сейфе, исключающем доступ посторонних | Постоянно, пока гражданин не выбыл из запаса |
| Временное удостоверение, выданное взамен утраченного билета | Гражданин | На руках до получения дубликата | До замены на постоянный билет |
Что делать при утрате или порче военного билета
- Немедленно письменно сообщите:
- военнообязанные – военному комиссару по месту учёта;
- военнослужащие – непосредственному начальнику.
- Подать заявление о выдаче дубликата через МФЦ или лично в военкомат.
- Оплатить госпошлину (300 ₽ в 2026 г.).
- Представить:
- паспорт;
- две фотографии 3×4 см;
- заявление о порче/утрате;
- справку из полиции при краже.
Ответственность за незаконное хранение
- Для работодателя – штраф по ч. 1 ст. 13.14 КоАП РФ до 50 000 ₽ за нарушение порядка обработки персональных данных.
- Для гражданина – штраф 500–1 000 ₽ по ст. 21.17 КоАП за несвоевременное уведомление об утрате военного билета.
Частые вопросы (FAQ)
Может ли HR-специалист сфотографировать страницы военного билета для внутренней базы?
Нет. Даже электронная фотография считается копией и подпадает под запрет.
Как быть, если военкомат требует оригинал, но работодатель не отпускает с работы?
Работодатель обязан предоставить отгул или оплачиваемый день для явки в военкомат (ст. 170 ТК РФ).
Контакты для обращений
- Государственная инспекция труда (центральный офис)
Телефон: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
Сайт: https://онлайнинспекция.рф - Единая горячая линия Министерства обороны РФ
Телефон: ###-###-####
Эл. почта: info@mil.ru - МФЦ «Мои документы»
Поиск адреса ближайшего офиса: https://госуслуги.рф - Бесплатная юридическая помощь
Телефон: ###-###-#### (колл-центр Фонда «Гражданское содействие»)