Ведение воинского учёта – обязательная функция каждого работодателя в России. От правильного оформления документов зависит не только соблюдение закона, но и избежание штрафов, а также возможность своевременно получать справки о постановке сотрудников на воинский учёт. В статье подробно рассмотрены все этапы постановки организации на учёт в военкомате, перечень необходимых документов, сроки и контакты для обращений.

Самое главное помнить, что

• Постановка организации на учёт производится в военкомате по месту регистрации юридического адреса компании (не по месту фактической деятельности).
• Для получения регистрационного номера и подтверждающих документов необходимо подать полный комплект бумаг в один приём.
• После получения справки о постановке на учёт в военкомате следует оформить внутренние регистры (карточки 10, план работы, приказ).

Очень важно

Контролировать соответствие всех документов требованиям Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» и методических рекомендаций по ведению воинского учёта. Несоблюдение требований может привести к административной ответственности (штрафы до 50 000 руб.) и приостановке деятельности организации в части кадрового учета.

Пошаговая инструкция (2025‑2026 гг.)

1. Подготовка внутренних документов

   Составьте приказ об организации воинского учёта. В приказе укажите:

   • наименование организации;
   • ответственного за ведение учёта (обычно руководитель отдела кадров);
   • план работы по учёту на текущий год;
   • назначение лица, которое будет подавать документы в военкомат.

   Приказ подписывается директором и печатью компании.

2. Сбор обязательных документов

   Для первоначальной постановки организации на учёт требуются:

   • Копии учредительных документов (Устав, свидетельство о регистрации);
   • Карточка организации по форме 18 (три экземпляра);
   • Заявление о постановке на учёт (форма 18) – один экземпляр;
   • Проект приказа об организации воинского учёта (подготовленный на предыдущем этапе);
   • Список сотрудников, подлежащих учёту (карточки по форме 10);
   • План мероприятий по воинскому учёту на следующий год.

   Если в организации ранее не велся учёт, необходимо также предоставить документ о получении регистрационного номера, который выдаётся сотрудником управы после приёма форм 18.

3. Подача документов в органы управления

   Сначала обратитесь в территориальную администрацию (управу) по месту регистрации компании:

   • Сотрудник управы проверит комплект и выдаст два экземпляра формы 18 и один экземпляр заявления.
   • Попросите поставить отметку о приёме документов в ваших экземплярах формы 18 и заявления – это ускорит процесс в военкомате.

4. Обращение в военкомат

   С полученными от управы документами отправляйтесь в военный комиссариат по месту регистрации организации. Там вам понадобится:

   • Заявление (форма 18) и отмеченные экземпляры;
   • Копии учредительных документов;
   • Приказ об организации воинского учёта;
   • План работы по учёту;
   • Список работников‑военнообязанных.

   Военкомат проверит комплект, согласует план работы и выдаст справку о постановке организации на учёт.

5. Оборудование помещения для учёта

   Согласно пункту 21 Методических рекомендаций, организация обязана обеспечить:

   • закрытый кабинет или отдельный офис;
   • железные шкафы (с замком) для хранения форм 10, 18, приказов и справок;
   • возможность доступа к документам только уполномоченному лицу.

6. Ведение регулярной отчётности

   После постановки на учёт необходимо:

   • Обновлять карточки военнообязанных (форма 10) при изменении данных;
   • Сверять сведения в учетных актах с данными в военкомате не реже одного раза в год;
   • Сдавать в военкомат отчётные формы (например, форма 6) в установленный срок (обычно до 31 марта).

   В случае получения повестки от военкомата – вручайте её сотруднику под подпись.

Список контактов для обращений

Ниже указаны основные службы, к которым можно обратиться за консультацией или помощью при постановке организации на учёт.

• Военный комиссариат по месту регистрации организации
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat@city.gov.ru
  • Адрес: ул. Пушкина, д. 10, офис 5, г. Москва, 101000
  • Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑17:00 (без обеда)
• Территориальная администрация (управа)
  • Телефон: +7 (495) -23‑98‑76
  • E‑mail: admin@city.gov.ru
  • Адрес: пр. Ленина, д. 25, г. Москва, 105000
  • Часы работы: Пн‑Пт 08:30‑16:30
• Консультационный центр «Госуслуги» (для онлайн‑запросов)
  • Сайт: gosuslugi.ru
  • Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑35‑35
  • Время работы: круглосуточно (бот‑помощник)
• Юридический сервис «РосКо» – помощь в оформлении документов
  • Телефон: +7 (495) -22‑12‑34
  • E‑mail: support@rosko.ru
  • Адрес: ул. Сретенский бульвар, д. 8, г. Москва, 127018
  • Часы работы: Пн‑Пт 09:00‑18:00

Типичные ошибки и способы их избегать

• Отсутствие отметки о приёме документов в управе. При подаче форм 18 попросите сотрудника управы поставить отметку о принятии – без неё военкомат может отклонить ваш комплект.
• Неполный комплект документов. Проверьте наличие всех трёх экземпляров формы 18, заявления, приказа и плана работы. Любой недостающий документ задерживает процесс.
• Подача в неверный военкомат. Учёт ставится только в военкомате по юридическому адресу, а не по месту фактической деятельности.
• Отсутствие защищённого места хранения. Не оборудовав кабинет и шкаф с замком, вы рискуете получить предписание о нарушении требований к хранению учётных документов.
• Нерегулярное обновление карточек. Обновляйте форму 10 при изменении ФИО, даты рождения, семейного положения, а также при увольнении или приёме на работу.

Автоматизация процесса

Для упрощения ведения воинского учёта многие организации используют специализированные программы (1С: Бухгалтерия, СБИС, КонсультантПлюс). Автоматизация позволяет:

• генерировать формы 10 и 18 автоматически;
• вести электронный план работы и получать напоминания о сроках отчётности;
• формировать отчётные формы (например, форму 6) в требуемом формате.

Постановка организации на учёт в военкомате – процесс, требующий точного соблюдения законодательных требований и последовательного выполнения шагов. При правильном подходе вы получите официальную справку о постановке, избежите штрафов и сможете вести учёт военнообязанных сотрудников без проблем.

Если у вас возникли вопросы, используйте указанные выше контакты для обращений – специалисты помогут уточнить детали и подготовить необходимые документы.