С 1 октября 2023 года вступили в силу новые правила, которые обязали всех работодателей систематически передавать сведения о военнообязанных сотрудниках в военные комиссариаты. Ниже — подробная инструкция, куда и какие документы направлять, кто за это отвечает и какие штрафы ждут за нарушение закона.
Какие организации обязаны отчитываться
- Юридические лица любой формы собственности (ООО, АО, ПАО, НКО и т. д.).
- Индивидуальные предприниматели, у которых есть наёмные сотрудники.
- Филиалы и представительства, если в их штате числятся военнообязанные.
- Образовательные организации (вузы, колледжи, техникумы).
Основные формы и сроки сдачи
Регулярная отчётность
| Форма | Что отражает | Срок подачи |
|---|---|---|
| Форма 18 | Сведения о всех военнообязанных работниках (карточка предприятия) | До 31 марта ежегодно |
| Форма 10 | Индивидуальная карточка военнообязанного (личная) | В течение 3 раб. дней после приёма/увольнения |
| Изменения | Любые изменения персональных данных (адрес, должность, семейное положение) | В течение 5 раб. дней с момента изменения |
Разовые уведомления
- Приём на работу военнообязанного — в течение 3 раб. дней со дня издания приказа.
- Увольнение военнообязанного — в течение 3 раб. дней после приказа об увольнении.
- Выявление граждан, обязанных состоять на учёте, но не состоящих — в течение 3 раб. дней после выявления.
Каналы передачи данных
- Реестр воинского учёта (РВУ) — основной электронный сервис.
Доступ: gosuslugi.ru → раздел «Воинский учёт для организаций». - Личный кабинет Контур.Экстерн, для тех, кто уже ведёт отчётность через Контур.
- Электронная почта или электронная подпись — если военкомат ещё не подключён к РВУ (редкий случай).
- Бумажный вариант — только по требованию военкомата и в крайних случаях.
Какие сведения передаются
- ФИО, дата рождения, СНИЛС.
- Адрес регистрации и фактическое место жительства.
- Военный билет: серия, номер, категория запаса.
- Должность, структурное подразделение.
- Тип трудового договора (бессрочный, срочный, ГПХ).
- Дата приказа о приёме/увольнении и номер приказа.
Кто внутри компании отвечает за воинский учёт
Кадровая служба или специально назначенный ответственный по приказу руководителя. В приказе указываются:
- ФИО ответственного лица;
- Должность;
- Номер и дата приказа;
- Инструкция о взаимодействии с военкоматом.
Штрафы за нарушение (ст. 21.5 КоАП РФ)
| Нарушение | Штраф для должностного лица | Штраф для юр. лица |
|---|---|---|
| Не предоставили сведения в срок | от 500 до 1 000 ₽ | от 5 000 до 10 000 ₽ |
| Предоставили недостоверные сведения | от 1 000 до 2 000 ₽ | от 10 000 до 20 000 ₽ |
Пошаговая инструкция: как передать сведения через Госуслуги
- Авторизация. Заходите на портал gosuslugi.ru с помощью электронной подписи или КЭП.
- Выбор услуги. Откройте раздел «Воинский учёт» → «Предоставление сведений о военнообязанных».
- Загрузка файлов. Прикрепляйте XML-файлы, сформированные в кадровой программе (или вручную через шаблон Excel).
- Подтверждение. Подпишите документ ЭЦП и нажмите «Отправить».
- Получение квитанции. Система выдаст электронную квитанцию с датой и временем приёма.
Контакты для обращений и справок
Федеральные контакты
- Единая справочная служба Минобороны РФ
Телефон: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
Режим работы: круглосуточно - Техподдержка портала Госуслуги
Телефон: ###-###-####
Чат в личном кабинете: gosuslugi.ru/help
Региональные военные комиссариаты (примеры)
- Москва, ГК «Военкомат г. Москвы»
Адрес: 125130, г. Москва, ул. Гончарная, д. 13
Телефон: +7 (495) -55-20-20
Электронная почта: info@voenkomat.mos.ru - Санкт-Петербург — ГК «Военкомат г. Санкт-Петербурга»
Адрес: 191028, г. Санкт-Петербург, пл. Восстания, д. 1
Телефон: +7 (812) -75-75-75
Электронная почта: info@spb-voenkomat.ru - Новосибирск — ГК «Военкомат г. Новосибирска»
Адрес: 630000, г. Новосибирск, ул. Ленина, д. 52
Телефон: +7 (383) -23-45-67
Электронная почта: nsk@voenkomat.nso.ru
Горячие линии кадровых служб
- Контур.Экстерн — техподдержка для ИП и юрлиц
Телефон: ###-###-####
Сайт: kontur.ru/extern - Система «ГАРАНТ», консультации по кадровому делопроизводству
Телефон: ###-###-####
Сайт: garant.ru
Чек-лист для кадровика на 2025 год
- Составьте приказ о назначении ответственного за воинский учёт.
- Сформируйте форму 18 и отправьте её в РВУ до 31 марта 2025 года.
- Настройте автоматическую выгрузку изменений в кадровой программе.
- Ежемесячно проверяйте, чтобы все новые/уволенные сотрудники попадали в РВУ в течение 3 дней.
- Храните квитанции о приёме данных в течение 5 лет.
Важно! С 2025 года военкоматы начнут выписывать штрафы даже за просрочку в один день. Подключитесь к РВУ заранее и настройте автоматическую отправку, это избавит от лишних проблем и штрафов.