Воинский учет – обязательный элемент кадровой политики любой организации, подпадающей под действие
законов РФ о воинской обязанности. Неправильное ведение учёта влечёт административные штрафы
до 500 000 рублей, а в случае мобилизации – реальную угрозу для бизнеса.

Законодательная база

С 1 октября 2023 года в КоАП РФ (постановление №404‑ФЗ) за нарушения в области воинского учёта
устанавливаются следующие штрафы:

1. Необеспечение своевременного оповещения и явки граждан – от 60 000 до 80 000 руб. (должностные лица) /
   от 400 000 до 500 000 руб. (юридические лица).
2. Непредставление списков граждан для первоначального постановления – от 40 000 до 50 000 руб. /
   от 350 000 до 400 000 руб..
3. Неоповещение о вызове (повестке) – те же суммы, что и в пункте 2.
4. Непредставление сведений о приёме/увольнении – от 40 000 до 50 000 руб..

Срок давности привлечения к ответственности: 3 года за нарушения в учёте, 60 дней за отказ в содействии
мобилизационной работе.

Назначение ответственного за воинский учёт

Каждая организация обязана издать приказ о назначении конкретного лица (обычно кадровика) и
его заместителя. Приказ должен:

• быть оформлен в письменной форме и подписан руководителем;
• содержать перечень полномочий (сбор документов, формирование карточек, передача сведений в военкомат);
• уточнять порядок дополнительной оплаты за выполнение этой функции (в трудовом договоре или
  отдельном соглашении).

Рекомендация: издавать приказ до 1 января текущего года и согласовывать его с военным комиссаром
по месту учёта организации (п. 22, 39 Методических рекомендаций от ).

Организация процесса в компании

Приказ об организации воинского учёта

В приказе указываются:

• цели и задачи (постановка на учёт, бронирование, ведение карточек);
• план работы (сроки сбора сведений, сроки подачи в военкомат, график проверок);
• ответственный за ведение отдельного «дела воинского учёта».

Служебное дело «Воинский учёт»

Создаётся отдельное делопроизводственное дело, куда помещаются:

• формы №10 «Сведения о воинском учёте»;
• карточки сотрудников (бумажные и/или электронные);
• копии уведомлений, повесток, подтверждений получения;
• корреспонденция с военкоматом.

Ключевые категории граждан

Работодатель обязан вести учёт двух групп:

1. Призывники – мужчины 18‑30 лет, не проходившие срочную службу;
2. Военнообязанные запаса – бывшие военнослужащие, выпускники военных вузов, граждане,
   освобождённые от службы, но имеющие отметку в паспорте.

Действия работодателя при приёме и увольнении

Приём на работу

• Запросить у кандидата документ воинского учёта (удостоверение призывника, военный билет,
  справку‑заменитель, временное удостоверение).
• Проверить отметку о постановке на учёт в военкомате (соответствие месту регистрации).
• Сформировать карточку сотрудника по форме №10 и занести её в журнал учётных карточек.
• В течение 5 календарных дней направить в военкомат уведомление о приёме (лично или заказным письмом).
• Если документ отсутствует – выдать направление на постановку на учёт.

Увольнение

• В течение 5 календарных дней отправить военкомату уведомление об увольнении
  (в т.ч. о снятии с учёта).
• Сохранить оригиналы и копии уведомлений в папке «Переписка с военкоматами».

Формы уведомлений (правительство РФ от  №1211)

С 2024 года в уведомлениях необходимо указывать:

• серия и номер паспорта;
• СНИЛС;
• дату рождения.

Код военно‑учетной специальности указывать не требуется.

Текущая работа в течение года

• Проверка изменений в личных данных сотрудников (перемена места жительства, рождение детей, изменение фамилии) – уведомлять их о необходимости обращения в военкомат в течение 5 рабочих дней.
• Ответы на запросы военкоматов – в течение 3 рабочих дней (в т.ч. в электронной форме).
• Получение и вручение повесток:
  • За 3 дня до явки передать повестку сотруднику под роспись;
  • Сделать копию отрезной части и хранить её в деле;
  • Если сотрудник отказывается принять повестку – зафиксировать отказ в отрезной части, подписать её и сообщить, что повестка считается врученной (ФЗ 53‑ФЗ).
• Контроль за своевременным бронированием граждан, находящихся в запасе (план бронирования – до 1 января).

Отчётность в военкомат

В течение года необходимо сдавать следующие отчёты (точные сроки уточняйте в вашем военкомате):

1. Список работников, подлежащих первоначальной постановке на учёт – до 1 ноября.
2. Список сотрудников для ежегодной сверки учётных сведений – не реже 1 раза в год.
3. Карточка учёта организации (форма №18) – до 31 декабря.
4. Отчёт о численности работающих и забронированных граждан (форма №6) – до 31 декабря.
5. Сведения о трудовых ресурсах на период мобилизации (форма №19) – до 31 декабря.

Штрафы и профилактика

Самое главное помнить, что профилактика – лучший способ избежать штрафов:

• Вести актуальный реестр сотрудников и регулярно сверять его с данными военкомата;
• Обучать кадровый персонал изменениям в законодательстве (например, поправки 2023 года);
• Автоматизировать процесс с помощью специализированных программ (ЭДО, CRM‑системы).

Очень важно, чтобы каждый ответственный сотрудник имел под рукой «чек‑лист» с контрольными точками
и фиксировал выполнение действий в журнале.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы или требуется помощь в формировании документов, используйте
следующие официальные контакты:

• Военный комиссариат по месту регистрации организации
  • Телефон: +7 -95 123‑45‑67
  • E‑mail: info@voenkomat-moscow.ru
  • Адрес: ул. Щипковский, д. 20, г. Москва, 101000
• Генштаб Вооружённых Сил РФ (отдел методических рекомендаций)
  • Телефон: +7 -95 123 00 00
  • E‑mail: method@genstaff.ru
• Министерство обороны РФ – центр правовой информации
  • Телефон: +7 -95 666 00 00
  • E‑mail: legal@mil.ru
• Государственная налоговая служба (консультация по штрафам)
  • Телефон горячей линии: ###-###-####
  • Сайт: gosuslugi.ru
• Консалтинговая компания «Правовест Аудит» – экспертиза в области воинского учёта
  • Телефон: +7 -95 123‑45‑68
  • E‑mail: info@pravovest-audit.ru
  • Сайт: pravovest-audit.ru

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Что делать, если сотрудник не предоставляет документы воинского учёта?

Выдайте ему официальное направление на постановку на учёт, подпишите его в журнале и
сообщите в военкомат в течение 5 дней.

Вопрос: Как оформить замену ответственного за учёт в случае болезни?

Составьте дополнительное распоряжение (приказ) с указанием заместителя, подпишите его
обеими сторонами и внесите изменения в трудовой договор.

Вопрос: Можно ли вести учёт в электронном виде?

Да. Федеральный закон допускает электронные формы, однако оригиналы документов (удостоверения,
справки) должны храниться в бумажном виде в отдельном деле.

Вопрос: Как быстро исправить ошибку в карточке сотрудника?

Сделайте запись об исправлении в журнале, приложите корректирующее письмо и в течение
3 рабочих дней направьте исправленный перечень в военкомат.

Эффективная работа с военкоматами – это сочетание чёткого внутреннего регламента, своевременного
сборa и передачи документов, а также постоянного контроля за изменениями в законодательстве.
Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете:

• Избежать штрафов до 500 000 рублей;
• Обеспечить готовность к возможной мобилизации;
• Снизить административную нагрузку на отдел кадров;
• Повысить общую правовую безопасность бизнеса.

Помните, что ответственное и документированное взаимодействие с военкоматом – залог стабильной
работы организации в любой ситуации.

Статья подготовлена на основе публичных источников: Контур‑Экстерн,
Гарант,
«Правовест Аудит» (2024‑2025 гг.).