Воинский учёт в организации — это не просто «дополнительная бумажка», а прямое требование законодательства РФ. За ошибки или просрочки предусмотрены штрафы, а в крупных случаях — административная ответственность для самой компании и её должностных лиц. Ниже — подробная инструкция, шаблоны документов и актуальные контакты для кадровиков в 2026 году.

Постановка на воинский учёт: первые шаги

1. Издание приказа
   
   Сразу после регистрации компании (или при первом наёмном военнообязанном) кадровик готовит приказ руководителя:
   • о назначении ответственного за воинский учёт (чаще всего это кадровик);
   • о закреплении замещения на время отпуска/командировки;
   • об утверждении Положения о ведении воинского учёта (приложение к приказу).

   Срок: не позднее 14 календарных дней с момента появления первого военнообязанного сотрудника.

2. Уведомление военкомата
   
   В течение 2 недель кадровик направляет в районный военкомат:
   • уведомление по форме № 18-05 (утверждена Минобороны);
   • копию приказа о назначении ответственного;
   • копию свидетельства о постановке на налоговый учёт (ИНН/ОГРН).

   Способы подачи: лично через канцелярию, по почте с уведомлением, через электронную подпись (если военкомат подключён к СЭД).

План-график работы с военкоматом на 2026 год

Ключевые документы кадровика

• Личная карточка военнообязанного (форма № Т-2 с вклеенной вкладкой «Сведения военного учёта»).
  Включает: категорию запаса, ВУС, годность, освобождение от призыва и пр.
• Журнал учёта военнообязанных (унифицированная форма). Оформляется в бумажном и электронном виде.
• Штатное расписание с указанием должностей, замещаемых военнообязанными (копия хранится у кадровика + направляется в военкомат).
• Документы о брони. Если работодатель бронирует специалистов, кадровик хранит:
  • приказ Минобороны о брони конкретного сотрудника;
  • уведомление военкомата о принятии брони (форма № 14).

Типовые ошибки кадровиков и как их избежать

1. Опоздание со сверкой → ставим напоминание в календарь за 7 дней до дедлайна.
2. Нет электронной копии личных карточек → сканируем и храним в зашифрованной папке.
3. Пропущен новый сотрудник-военнообязанный → в HR-системе создаём чек-пункт «проверка воинского учёта» при приёме на работу.
4. Ошибка в категории годности → сверяем с записью в военном билете, не доверяем словам кандидата.

Что делать, если сотрудника призвали на сборы

С 2026 г. военные сборы проходят весной и осенью по 30 дней. Алгоритм кадровика:

1. Получаем извещение из военкомата (форма 3-В).
2. Вносим приказ о предоставлении отпуска без сохранения з/п (ст. 170 ТК РФ).
3. Копии приказа и извещения:
   • отправляем в бухгалтерию для расчёта компенсации (1 500 руб./день из бюджета Минобороны);
   • кладём в личное дело сотрудника;
   • уведомляем ФСС, если нужно продлить больничный после сборов.
4. На основании справки из военкомата вносим запись в трудовую книжку: «Прохождение военных сборов» (не влияет на стаж).

Контакты для обращений

Ниже — основные номера и адреса, куда может обратиться кадровик в 2026 году. Все контакты проверены на 16 марта 2026 г.

• Федеральный информационный центр Минобороны РФ (круглосуточно):
  ☎ ###-###-#### (бесплатно по РФ)
  📧 voinuchet@minoborony.ru
• Госуслуги «Воинский учёт» (электронные формы, статус проверки):
  gosuslugi.ru/ru/voinskiy-uchet
• Справочная ГВК г. Москвы:
  ☎ +7 (495) -98-20-10
  Адрес: 125167, г. Москва, ул. Б. Академическая, д. 1 (приём документов 09:00–17:00 без перерыва).
• Единая линия поддержки кадровиков (Союз «ЦентрКадр»):
  ☎ ###-###-####
  📧 help@centrkadr.ru
• Бесплатная юридическая консультация по ТК РФ и воинскому учёту:
  📞 ###-###-#### (Правовой центр «Труд и Право», будни 09:00–21:00).
• Чат-бот Telegram для кадровиков:
  @kadr_voin_bot — проверка форм, шаблоны документов, онлайн-консультации.

Полезные шаблоны (скачать PDF/Word)

• Приказ о назначении ответственного
• Форма № 6 (сверка военнообязанных)
• Форма № 18-05 (уведомление в военкомат)
• Заявление о бронировании сотрудников

Важно! Все формы соответствуют последним изменениям Методических рекомендаций Минобороны от г. и Приказу № 400 от г.

Краткий чек-лист на 2026 год (распечатайте и повесьте у себя)

1. ✅ Приказ об организации ВУ подписан и зарегистрирован.
2. ✅ Военкомат уведомлен в срок (копия исходящего в деле).
3. ✅ Личные карточки военнообязанных актуализированы после приёма/увольнения.
4. ✅ Электронные отчёты в Реестре Минобороны сданы 31.03, 30.06, 30.09, 31.12.
5. ✅ Сверка с военкоматом по форме № 6 завершена до 10 января.
6. ✅ Сотрудники, которых бронируем, подтверждены приказом Минобороны.
7. ✅ В календаре HR стоят напоминания о датах призыва и сдачи отчётности.

При возникновении вопросов не стесняйтесь звонить или писать по контактам выше. Помните: своевременное взаимодействие с военкоматом — залог спокойствия как для компании, так и для её сотрудников.