С 8 января 2026 года вступили в силу новые правила воинского учёта в организациях: каждому работодателю придётся вести отдельные личные карточки (форма № 10) на военнообязанных сотрудников, хранить их в специальной картотеке и регулярно сверять данные с военкоматом. Всё это возлагается на ответственного за воинский учёт — иначе говоря, на работника картотеки в военкомате.
Кто такой «работник картотеки в военкомате»?
- Официальное название: ответственное должностное лицо (ОДЛ) по воинскому учёту.
- Назначается приказом руководителя организации (или индивидуального предпринимателя) из числа кадровиков, бухгалтеров или специально выделенного сотрудника.
- Главная задача: вести учётные карточки военнообязанных, своевременно взаимодействовать с районным военкоматом и обеспечивать сохранность документов.
Основные обязанности работника картотеки
- Формирование картотеки:
- открыть отдельный карт-файл либо электронную базу;
- завести карточку по форме № 10 на каждого военнообязанного сотрудника;
- поместить карточки в разделы: «Призывники», «Военнообязанные», «Снятые с учёта»;
- обеспечить физическую сохранность (запирающийся шкаф или сейф).
- Приём на работу/увольнение:
- проверить наличие военного билета или повестки;
- внести данные о приёме в карточку и в электронную форму № 18 (информация о компании);
- в течение 14 дней направить уведомление в военкомат по форме № 23;
- выдать сотруднику направление в военкомат для постановки на учёт.
- Ежеквартальная сверка:
- сверить ФИО, дату рождения, категорию годности, адрес, семейное положение;
- заполнить акт сверки и направить в военкомат до 10-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом;
- при наличии расхождений — уточнить у самого сотрудника и внести правки карандашом.
- Бронирование и освобождение от призыва:
- указывать в карточке основания бронирования (номер и дата приказа ФАС России, Минобороны и т.д.);
- ежегодно подавать списки на продление брони до 1 марта.
- Хранение и уничтожение:
- карточки сотрудников, снятых с воинского учёта, хранятся до очередной сверки, после чего уничтожаются актом;
- срок хранения актов — 5 лет.
Как выглядит карточка по форме № 10
Бланк состоит из 6 разделов:
- Раздел 1: общие сведения о работнике (ФИО, дата рождения, паспорт);
- Раздел 2: сведения о воинском учёте (категория, воинское звание, номер военного билета);
- Раздел 3: приём и переводы на работу (реквизиты приказа, должность, структурное подразделение);
- Раздел 4: увольнение (реквизиты приказа, дата, причина);
- Раздел 5: сведения о бронировании;
- Раздел 6: отметки о сверках и изменениях.
Заполняется чернилами или пастой, исправления — только карандаком и заверяются подписью работника картотеки.
Шаблоны документов
4.1 Приказ о назначении ответственного
Приказ № ___
от «___» __________ 20__ г.
О назначении ответственного за ведение воинского учёта
В соответствии с требованиями «Инструкции…»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Назначить (ФИО), (должность), ответственным за организацию и ведение воинского учёта.
Утвердить должностную инструкцию согласно приложению.
Контроль за исполнением возложить на (ФИО заместителя директора).
Руководитель __________/____________/
4.2 Должностная инструкция (фрагмент)
- ведение личных карточек формы № 10;
- ежеквартальное информирование военкомата об изменениях;
- хранение документов в сейфе;
- участие в проверках военкомата и внешних аудитах.
Ответственность и штрафы
| Нарушение | Штраф на организацию | Штраф на должностное лицо |
|---|---|---|
| Не ведётся воинский учёт | 50 000–100 000 ₽ | 1 000–3 000 ₽ |
| Скрытие призывника или военнообязанного | 300 000–500 000 ₽ | 30 000–50 000 ₽ |
| Несвоевременное уведомление военкомата | 5 000–10 000 ₽ | 500–1 000 ₽ |
Контакты для обращений
Если вы назначены ответственным за воинский учёт или хотите проконсультироваться по заполнению карточек и ведению картотеки, используйте следующие каналы:
- Единая справочная служба Минобороны РФ
###-###-#### (звонок бесплатный)
Время работы: Пн–Пт 09:00–18:00 (мск) - Контакт-центр КонсультантПлюс
###-###-####
Помогают найти образцы форм № 10 и № 18, методические письма. - Портал Госуслуг «Воинский учёт»
gosususlugi.ru/voen_uchet
Электронная подача форм № 23, сверка сведений онлайн. - Районный военный комиссариат
Найти адрес и телефон можно по ссылке:
мвд.рф/voenkomat → выбрать регион. - Контур.Экстерн, техническая поддержка
###-###-####
Помогут настроить электронную отчётность воинского учёта через ЭДО.
Краткий чек-лист на 2026 год
- Издал ли директор приказ и должностную инструкцию?
- Заведены ли карточки № 10 на всех подлежащих?
- Сдана ли форма № 18 и план работ на 2026 г. в военкомат?
- Сверка I квартала сдана до 10 апреля?
- Хранятся ли карточки в сейфе?