Зачем работодателю воинский учёт
Если в организации трудятся призывники или военнообязанные, работодатель обязан вести воинский учёт и передавать сведения в военный комиссариат. Это требование прямо закреплено в ст. 4 Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе». Нарушения влекут штрафы до 50 000 ₽ и проверки прокуратуры.
Что изменилось в 2025–2026 годах
- Цифровой Реестр ВУ. С 2025 года ФНС и СФР автоматически передают военкомам сведения о трудоустройстве граждан. По этим данным военкоматы могут проверить, кто не отчитался.
- Новая форма отчётности. Форма № 18 «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту» обновлена: теперь указывают паспорт, СНИЛС, дату рождения и должность.
- Электронные повестки. С 2026 года военкоматы начнут направлять повестки через Госуслуги. Работодатель обязан проверить реестр и уведомить сотрудника.
Кого учитываем
- Мужчины 18–27 лет (призывники).
- Мужчины 18–60 лет и женщины 18–45 лет, числящиеся в запасе (военнообязанные).
- Женщины-военнообязанные в отдельных специальностях (медики, связисты и др;).
Какие сведения передаём
| Факт | Что сообщаем в военкомат | Срок |
|---|---|---|
| Приём на работу | ФИО, дата рождения, паспорт, СНИЛС, должность, № военного билета, военкомат постановки | 3 рабочих дня |
| Увольнение | ФИО, дата увольнения | 3 рабочих дня |
| Изменение данных | Новая фамилия, адрес, образование, семейное положение, состояние здоровья | 5 рабочих дней |
| Выявлен неучтённый гражданин | ФИО, паспорт, СНИЛС, дата рождения | 3 рабочих дня |
Пошаговая инструкция для кадровика
Постановка организации на воинский учёт
- Определите ответственное лицо (кадровик или бухгалтер).
- Соберите пакет документов:
- заявление по форме военкомата;
- копия ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- приказ о назначении ответственного;
- расширенный список военнообязанных (по форме военкомата).
- Лично подайте документы в военкомат по месту регистрации организации.
Ведение личных карточек
На каждого военнообязанного заведите Карточку № 18. Храните пять лет после увольнения сотрудника.
Ежегодная сверка
Не реже 1 раза в год запросите в военкомат «Сверочную ведомость» и сравните данные. Исправьте расхождения в течение 10 дней.
Получение и передача повесток
- Ежедневно проверяйте реестр электронных повесток через сервис Госуслуг (раздел «Военный комиссариат»).
- Вручите повестку сотруднику под роспись в течение дня получения.
- Если сотрудник отсутствует, составьте акт отказа вручения и направьте его в военкомат в тот же день.
Документы и журналы, которые нужно завести
- Журнал учёта военнообязанных.
- Журнал учёта повесток (форма 10).
- Журнал переписки с военкоматом.
- Папки «Личные дела» военнообязанных (карточка № 18, копии военного билета и др.).
Как сдавать отчётность онлайн
В 2025 году большинство военкоматов принимает сведения через сервисы:
- Госуслуги Бизнес → «Предоставление сведений о гражданах, подлежащих воинскому учёту».
- СБИС, Контур.Экстерн, 1С-ЭДО, через типовые модули «Воинский учёт».
- Файл XML формируется автоматически и подписывается усиленной ЭЦП.
Ответственность за нарушения
| Нарушение | Штраф |
|---|---|
| Не сообщили о приёме/увольнении | от 500 до 1 000 ₽ (ст. 21.4 КоАП РФ) |
| Не вручили повестку | до 50 000 ₽ для юрлиц |
| Не передали сведения о неучтённом гражданине | до 20 000 ₽ |
Актуальные контакты для обращений
- Федеральная телефонная линия Минобороны РФ:
###-###-#### (пн–пт 09:00–18:00 МСК) - Госуслуги:
gosuslugi.ru → раздел «Воинский учёт» - СБИС техническая поддержка:
###-###-#### - Контур.Экстерн:
###-###-#### - 1С-ЭДО:
###-###-####
Краткий чек-лист для HR
- Назначил ответственного за воинский учёт приказом.
- Сформировал расширенный список военнообязанных.
- Завёл карточки № 18 на всех подходящих сотрудников.
- Настроил экспорт данных из 1С → военкомат через ЭДО.
- Напомнил сотрудникам обязанность встать на воинский учёт и выдал памятки.
- Запланировал ежегодную сверку на декабрь 2026 г.
Важно! С 2026 года большинство взаимодействий с военкоматом станет электронным. Проверьте, что у вашей организации есть подключённая ЭЦП и актуальный договор с оператором ЭДО.