Каждая организация, в которой числятся граждане мужского пола, обязана регулярно проводить сверку сведений о воинском учете с военными комиссариатами. В Смоленской области эта процедура регулируется Приказом Минобороны РФ № 700 от  г. (с изменениями от ) и Положением о воинском учёте (ПП 719). Ниже – полное руководство, которое поможет кадровикам, бухгалтерам и руководителям успешно выполнить сверку.

Содержание

1. Законодательная база
2. Сроки и частота проведения
3. Подготовка к сверке
4. Пошаговый порядок проведения
5. Какие документы необходимо предоставить
6. Типичные ошибки и как их избежать
7. Контактные данные военкомата Смоленска
8. Часто задаваемые вопросы

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие сверку:

• Приказ Минобороны РФ № 700 от  г. (ред. от ) – Инструкция по организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта.
• Положение о воинском учёте (ПП 719) – определяет обязательную периодичность сверки (не реже одного раза в год).
• Инструкция по воинскому учёту (п. 36) – порядок хранения документов, сроки их архивации (один год) и ведения журнала проверок.

Сроки и частота проведения

Самое главное помнить, что минимальная частота сверки – один раз в год. Однако многие организации проводят её дважды в год (в начале и в конце финансового года) для снижения риска ошибок.

Очень важно, чтобы дата сверки согласовывалась с военкоматом заранее – обычно в течение 10–15 дней до планируемого визита. Дата фиксируется в журнале проверок и в личных карточках сотрудников простым карандашом (три пары арабских цифр) вместе с подписью ответственного лица.

Подготовка к сверке

Перед тем как вызвать инспектора военкомата, необходимо выполнить следующие подготовительные действия:

1. Обновить личные карточки учета (Форма 10). Убедитесь, что в каждой карточке указаны:
   • ФИО (полностью), дата рождения;
   • Адрес места жительства и фактического пребывания;
   • Номера контактных телефонов;
   • Сведения о категории воинского учета (резерв, запас и т.д.).
2. Сверить данные с внутренними реестрами. Сравните информацию из карточек с данными в бухгалтерском и кадровом учёте.
3. Подготовить пакет документов для военкомата. Список см. в разделе «Какие документы необходимо предоставить».
4. Назначить ответственного за сверку. Обычно это главный специалист отдела кадров или бухгалтерии. Его ФИО, должность и подпись должны быть указаны в журнале проверок.

Пошаговый порядок проведения сверки

Ниже – детальная инструкция, адаптированная под Смоленскую область.

1. Согласование даты. Свяжитесь с военкоматом (см. контакты ниже) и уточните удобный день и время визита. Запишите полученную дату в журнал проверок.
2. Подготовка рабочего места. Организуйте отдельную комнату, где будет проходить проверка. На столе разместите:
   • Список всех сотрудников (фамилия, имя, отчество, табельный номер).
   • Копии личных карточек (Форма 10) в алфавитном порядке.
   • Регистрационный журнал (журнал учета воинского резерва).
3. Проверка документов инспектором. Сотрудник военкомата сравнивает сведения из карточек с данными в своей базе. Если обнаружены расхождения, они фиксируются в акте проверки.
4. Подписание акта сверки. После согласования всех данных обе стороны подписывают акт сверки. Копию акта сохраняют в отделе кадров, оригинал – в архиве военкомата.
5. Внесение исправлений. При необходимости обновите карточки и внутренние реестры в течение 5 рабочих дней.
6. Запись в журнал проверок. Сотрудник военкомата и ответственный от вашей организации делают отметку в журнале (дата, подпись, короткое резюме);

Какие документы необходимо предоставить

Перечень обязательных бумаг (все копии – оригиналы не требуются, если не указано иначе):

• Личные карточки учета (Форма 10) всех сотрудников;
• Копии паспортов (страница с ФИО и датой рождения) – только при первом вводе в учет;
• Журнал учёта воинского резерва (внутренний регистр);
• Акты о приёме‑на‑работу и приёме на воинский учёт (если они отдельные);
• Справка о семейном положении (для категорий, требующих уточнения);
• Документы, подтверждающие изменение места жительства (при переезде сотрудников).

Типичные ошибки и как их избежать

Контактные данные военкомата Смоленска

Ниже указаны актуальные реквизиты, которые можно использовать для согласования даты сверки, получения образцов актов и уточнения вопросов.

• Военный комиссариат Смоленской области
  Адрес: 215000, г. Смоленск, ул. Советская, 12
  Телефон (приёмная): +7 (4812) -0‑00‑00
  Факс: +7 (4812) -0‑01‑02
  E‑mail: voenkomat-smolensk@mil.ru
• Отдел кадров и учёта
  Тел.: +7 (4812) -0‑01‑23
  Ответственный: старший специалист Иванов И.И.
• Служба по работе с юридическими лицами
  Тел.: +7 (4812) -0‑04‑56
  Email: legal-smolensk@mil.ru

Рекомендуем заранее подготовить электронную копию списка сотрудников и отправить её на указанный e‑mail, чтобы военкомат мог подготовить свою базу к сверке.

Часто задаваемые вопросы

Как часто можно проводить сверку?

Минимум – раз в год. При изменении состава персонала (массовый набор или увольнение) рекомендуется проводить дополнительную сверку.

Что делать, если обнаружены расхождения?

Сразу оформить акт с указанием причины расхождения, внести исправления в карточки и предоставить военкомату исправленную версию в течение 5 рабочих дней.

Можно ли проводить сверку дистанционно?

В 2026 г. некоторые региональные военкоматы принимают электронные запросы и отправляют акты в электронном виде, однако подпись и печать оригинального акта остаются обязательными.

Какие штрафы предусмотрены за несоблюдение сроков?

В соответствии с ПП 719 – административный штраф для юридического лица до 30 000 руб. за каждое нарушение (непроведённая ежегодная сверка, отсутствие актов, неправильное хранение документов).

Подготовка к сверке с военкоматом Смоленска – это не только юридическая обязанность, но и возможность поддержать порядок в кадровой документации, снизить риск штрафов и обеспечить корректный учёт граждан, подлежащих воинской службе. Следуйте изложенному алгоритму, используйте указанные контакты, и процесс пройдет гладко.

Помните: своевременная сверка – залог безупречной репутации вашей организации перед государственными органами.