Каждый работодатель, а также физическое лицо, обязаны подавать в военный комиссариат (военкомат) специальные документы, подтверждающие факт сдачи акта (отчёта) о воинском учёте. Ошибки в оформлении могут привести к штрафам, задержкам в получении справок и даже к привлечению к ответственности.
Самое главное помнить, что
- Акт — это официальный документ, подтверждающий факт сдачи отчёта в военкомат. Он должен быть подписан уполномоченным лицом организации (директором, главой отдела кадров) и содержать подпись ответственного за воинский учёт.
- Все документы подаются в двух экземплярах: один передаётся в военкомат, второй остаётся у работодателя (или у лица, сдающего акт) для собственного архива.
- Срок подачи акта строго регламентирован: не позднее 5 дней после события, которое требуется зафиксировать (приём на работу, увольнение, перевод, изменение условий службы и т.д.). С 1 января 2024 г. срок сокращён с двух недель до пяти дней.
Очень важно
Убедиться, что в акте указаны точные данные:
- ФИО гражданина, подлежащего воинскому учёту;
- Дата рождения, пол, гражданство;
- Воинская specialty (специальность) и категорию годности;
- Дата и основание (приём, увольнение, перевод, изменение условий службы);
- Реквизиты организации (ИНН, ОГРН, адрес, телефон);
- Подписи ответственных лиц (директор, специалист по кадрам, представитель военкомата, если требуется).
Краткая инструкция: как сдать акт в военкомат
Шаг 1. Подготовка документов
- Заполните форму «Акт приёма‑сдачи на воинский учёт» (форма № 10 в большинстве регионов). При необходимости используйте форму приложения 2 к Положению 719.
- Соберите сопутствующие документы:
- Трудовой договор (или приказ о приёме/увольнении);
- Справка о воинском учёте (если уже существует);
- Копия паспорта гражданина.
- Сделайте две копии каждого документа.
Шаг 2. Подписание акта
Ответственный за воинский учёт (обычно главный бухгалтер или специалист отдела кадров) подписывает акт вместе с руководителем организации. Если в организации нет отдельного ответственного, назначьте его приказом и укажите в акте.
Шаг 3. Подача в военкомат
Документы можно передать:
- Лично, обратившись в военный комиссариат по месту нахождения организации;
- По почте (заказным письмом с описью вложения);
- Электронно (в некоторых регионах уже доступна электронная система воинского учёта – отправка сканов в личный кабинет).
Шаг 4. Получение подтверждения
После приёма актов военкомат выдаёт печатную справку о постановке организации на воинский учёт (или подтверждающий электронный документ). Сохраните её – она может понадобиться при проверках трудовой инспекции.
Шаг 5. Архивирование
Оставьте один экземпляр акта в архиве организации (по требованиям ТК РФ – хранить 5 лет). Это упростит подготовку к проверкам и позволит быстро предоставить документ в случае запроса.
Типовые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Отсутствие подписи ответственного за учёт | Документ считается недействительным, штраф до 30 000 руб. | Назначьте ответственного приказом и подпишите акт до сдачи. |
| Несоответствие ФИО или даты рождения | Военкомат возвращает акт, требуя исправления. | Проверяйте данные по паспорту и воинскому билету. |
| Подача позже установленного срока | Штраф за просрочку – до 5 000 руб. за каждый день. | Установите внутренний контроль: напоминание за 3 дня до срока. |
Контакты для обращения
Если у вас возникли вопросы по заполнению акта, срокам сдачи или требуется консультация, используйте нижеприведённые контакты.
- Военный комиссариат г. Москва, отдел кадров
Адрес: ул. Тверская, 15, г. Москва, 125009
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
Email: voenkomat@mvd.ru - Горячая линия Минобороны РФ
Телефон: +7 (495) -11‑11‑11 (круглосуточно)
Сайт: mil.ru - Региональный центр воинского учёта (Санкт‑Петербург)
Адрес: пр. Энгельса, 27, СПб, 191119
Телефон: +7 (812) -55‑55‑55
Email: voenkomat_spb@mil.ru - Электронный портал «Госуслуги» – раздел «Воинский учёт»
Ссылка: gosuslugi.ru/voenkomat
Поддержка: +7 (495) -23‑00‑00
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли отправлять акт в электронном виде, если у меня есть только бумажный оригинал?
В большинстве регионов пока допускается только бумажный вариант. Однако в некоторых субъектах РФ уже внедрена электронная система. Уточняйте в вашем военкомате – если есть возможность, отправьте сканы через портал «Госуслуги», а оригиналы – почтой.
Что делать, если сотрудник уехал за границу до сдачи акта?
В этом случае необходимо оформить отчет о выезде и передать его в военкомат до даты выезда. При возвращении сотрудника акт подаётся в течение 5 дней после возвращения.
Как оформить акт, если в организации несколько филиалов?
Регистрация в военкомате происходит только для главного офиса. Филиалы могут вести отдельный учёт, но акт подаётся от имени головного предприятия. В акте указывайте «филиал» в строке «место работы».
Можно ли использовать шаблон из интернета?
Да, но шаблон должен соответствовать требованиям ФЗ ТК 2021 и региональному приказу о воинском учёте. Лучше скачать форму с официального сайта военкомата вашего субъекта.
Сдача акта в военкомат – это обязательный процесс, который требует внимательности к деталям, соблюдения сроков и правильного оформления подписи ответственного лица. Следуя приведённой выше инструкции, вы сможете избежать штрафов и обеспечить надёжный учёт граждан, подлежащих воинской службе.
Помните: правильное оформление актов – это не только соблюдение закона, но и забота о репутации вашей организации.