Копии военных билетов относятся к категории документов, содержащих персональные данные военнообязанных граждан․ Поэтому вопросы их хранения регулируются сразу несколькими нормативными актами: Трудовым кодексом РФ, законодательством о персональных данных и методическими рекомендациями Роструда․
Общий принцип: без согласия – не храним
Прежде чем говорить о сроках, важно запомнить ключевое правило:
- Копию военного билета нельзя помещать в личное дело без письменного согласия работника (разъяснение Роструда от )․
- Если работник не дал согласия, данные из военного билета просто переносятся в учётную форму (например, в личную карточку), а копия документа не приобщается․
На какой срок можно хранить полученную копию?
Законодательство прямого «срока хранения копии военного билета» не устанавливает, но даёт понятные ориентиры:
Сроки, связанные с трудовым договором
- В течение действия трудового договора
Копия может находиться в личном деле всё время, пока человек работает в организации․ - После увольнения – не менее 50 лет
Личные дела (в т․ч․ и копии приобщённых документов) подлежат обязательному архивному хранению 50 лет со дня увольнения сотрудника, если иное не предусмотрено специальными отраслевыми правилами (Приказ Минкультуры № 236, п․ 5․2)․
Сроки, связанные с воинским учётом
- Данные о военнообязанных передаются в военкомат, а организация ведёт специальный воинский учётный журнал․ Сам военный билет у работодателя не хранится, поэтому и копия в этом журнале не фигурирует․
- Если копия была приобщена к журналу учёта (а не к личному делу), её срок хранения равен сроку хранения журнала – 5 лет после заполнения последней страницы․
Как правильно оформить хранение?
Алгоритм для кадровика:
- Получить письменное согласие работника на хранение копии военного билета․
- Заверить копию подписью «Копия верна» и датой․
- Поместить копию в личное дело (раздел «Дополнительные документы»)․
- Отразить в журнале учёта движения личных дел․
- После увольнения передать личное делo в архив организации․
Что делать при истечении срока хранения?
Когда пройдёт 50 лет после увольнения последнего сотрудника, личные дела подлежат экспертизе ценности․ Если они признаются не нужными для дальнейшего хранения, они уничтожаются в установленном порядке (акты о выбраковке, акты о уничтожении)․
Краткая памятка для работодателя
- Можно хранить? – Да, но только с письменного согласия․
- Где хранить? – В личном деле сотрудника, а не в отдельной папке «военные билеты»․
- Сколько хранить? – 50 лет после увольнения сотрудника․
- Нужно ли передавать в архив? – Да, по истечении 3-5 лет по окончании календарного года увольнения․
Контакты для консультаций
Роструд
Официальный сайт: rostrud․gov․ru
Телефон «горячей линии»: ###-###-####
Министерство культуры РФ (архивное дело)
Справочный центр: +7 (495) -29-50-50
E-mail: info@mkrf․ru
Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Защита персональных данных: ###-###-####
Сайт: rkn․gov․ru