Актуальность: с 2025 года все работодатели обязаны ежегодно (а при приёме на работу военнообязанного — в течение 5 дней) сверять сведения о воинском учёте с военным комиссариатом. Корректно составленное сопроводительное письмо позволяет избежать штрафов (до 50 000 ₽ на юр. лицо) и ускорить процесс сверки.
Зачем нужно сопроводительное письмо
- Фиксация перечня документов. Вы перечисляете, какие именно бумаги и в каком количестве направляете.
- Юридическая защита. Военкомат подтверждает получение документов, и у вас остаётся «обратный след».
- Ускорение сверки. Чёткая структура письма снижает количество уточняющих звонков/писем из военкомата.
Обязательные реквизиты письма
| Элемент | Что указывать |
|---|---|
| Исходящий номер и дата | Формат: «№ 15-03/26 от » |
| КПП, ИНН, ОГРН организации | Указываются в шапке на фирменном бланке или отдельным блоком |
| Адресат | Полное наименование военного комиссариата + адрес + почтовый индекс |
| Призывник/запасник | Фамилия Имя Отчество, дата рождения, адрес регистрации |
| Список вложений | Таблица или маркированный список: что именно и сколько листов |
| Просьба о подтверждении | Стандартная фраза: «Просим в течение 5 рабочих дней направить письменное подтверждение о завершении сверки» |
Готовый образец (можно копировать)
ООО «ПромСтройИнвест»
ИНН 7701234567 КПП 770101001 ОГРН 1157746123456
111020, г. Москва, ул. Стахановская, д. 21, офис 512
Тел.: +7 (495) -23-45-67 E-mail: docs@promstroy.ru
Исх. № 15-03/26 от 16 марта 2026 г.
Военному комиссару Западного административного округа г. Москвы
119048, г. Москва, ул. Барвихинская, 8
Сопроводительное письмо
о направлении сведений для сверки воинского учёта
В соответствии с пунктом 34 Правил воинского учёта, утверждённых постановлением Правительства РФ от № 719, направляем для проведения сверки следующие документы:
- Список сотрудников-военнообязанных (форма 10) — 2 листа.
- Копии приказов о приёме на работу (2 экз., заверенные печатью):
- Кузнецов Алексей Сергеевич, дата рождения , рег. адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 12, кв. 34;
- Смирнов Дмитрий Викторович, дата рождения , рег. адрес: 123456, г. Москва, ул. Гагарина, д. 88, кв. 55.
- Копия уведомления о постановке на учёт в военкомате — 1 лист.
Просим в течение 5 (пяти) рабочих дней направить в адрес ООО «ПромСтройИнвест» письменное подтверждение о завершении сверки или уведомление о выявленных расхождениях.
С уважением,
Генеральный директор
Иванов С.А.____________________/Иванов С.А./
М.П.
Как подать документы
- Лично в канцелярию военкомата. Получите отметку «Вход № …» на втором экземпляре письма.
- Почтой России. Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении. Срок доставки 3–7 дней.
- Электронная подача. Если военкомат подключён к системе «Электронный документооборот ГИС Минобороны РФ», используйте ЭЦП (КЭП) и формат PDF/A.
Как оформить список вложений в MS Word 2007–2021
- Вставка → Таблица → 2 столбца: «Наименование документа» и «Кол-во листов/экз».
- Дизайн → Границы → Убрать все линии, оставить только нижнюю.
- Файл → Параметры → Проверка орфографии → Отключить «Игнорировать слова в верхнем регистре» (чтобы аббревиатуры не подчёркивались).
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Как правильно |
|---|---|
| Указывать только фамилию сотрудника | ФИО + дата рождения + адрес регистрации полностью |
| Печать вместо подписи | Обязательна живая подпись руководителя и расшифровка ФИО |
| Отправка сканов без оригинала | Сначала оригинал, потом при необходимости сканы |
Контакты для консультаций
- Федеральный центр воинского учёта (ФЦВУ):
###-###-#### (бесплатно по РФ), info@fcvu.mil.ru - Горячая линия Минобороны РФ:
###-###-#### (Москва), structure.mil.ru - Типовые формы и шаблоны:
КонсультантПлюс → Правила воинского учёта → Приложение 10
Напоминаем: срок хранения копий сверок в организации — не менее 5 лет. Рекомендуется вести отдельный журнал учёта сверок воинского учёта (форма не регламентирована).