Зачем нужно сопроводительное письмо?
Очень важно помнить: любая организация, на балансе которой числятся транспортные средства, может быть привлечена к выполнению военно-транспортной обязанности.
Чтобы грамотно и своевременно предоставить сведения о транспорте, нужно направить в военный комиссариат сопроводительное письмо с актуальными данными.
Краткий алгоритм действий
- Сформировать перечень транспортных средств (ТС) по состоянию на отчётную дату (1 января или 1 июля).
- Заполнить установленную форму отчёта (см. образец ниже).
- Составить сопроводительное письмо на фирменном бланке организации.
- Поставить подписи руководителя и главного бухгалтера.
- Заверить документ печатью организации.
- Отправить ценным письмом с описью вложения в военный комиссариат.
Образец сопроводительного письма
На фирменном бланке организации
ИНН/КПП: 7701234567/770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 10
Телефон: +7 (495) -23-45-67
E-mail: info@company.ru
Военному комиссару
Центрального района города Москвы
г. Москва, ул. Суворова, д. 15
Уважаемый Иван Иванович!
В соответствии с п. 26 Положения о воинском учёте граждан Российской Федерации, утверждённого постановлением Правительства РФ от № 719, а также во исполнение Вашего письма № 123/45-ВТ от , направляем Вам сведения о наличии и техническом состоянии транспортных средств по состоянию на .
Документы прилагаются:
- Сведения о транспортных средствах — 2 листа;
- Копии свидетельств о регистрации ТС — 5 листов;
- Копии технических паспортов — 5 листов.
Всего листов — 12.
Директор__________________ А.А. Иванов
Главный бухгалтер__________ Н.П. Петрова
Печать организации
Советы по оформлению
- Используйте фирменный бланк компании: ИНН, КПП, юридический адрес и контакты должны быть чётко видны.
- Дата письма не должна выходить за 5-дневный срок после запроса военкомата (если был официальный запрос).
- Не забудьте заверить документ печатью и подписями двух ответственных лиц: руководителя и главного бухгалтера.
- Отправляйте письмо ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, это защитит вас в случае споров.
Что делать, если у вас нет официального запроса?
Самостоятельно и регулярно сообщать в военкомат сведения о наличии военно-пригодного транспорта обязанности нет. Однако если вы хотите заблаговременно зафиксировать свою добросовестность, можете отправить письмо с актуальными сведениями на 1 января или 1 июля текущего года. Прикрепите к письму таблицу со всеми ТС и их характеристиками.
Контакты для обращений
- Федеральный портал «Госуслуги»: gosuslugi.ru → раздел «Воинский учёт»
- Горячая линия Минобороны РФ: ###-###-#### (бесплатно по РФ)
- Единая справочная военкоматов Москвы: +7 (495) -98-77-77
- Электронная приёмная Министерства обороны: priem@minobr.mil.ru
- Рекомендованный адрес для почтовых отправлений:
125130, г. Москва, а/я 1010, Главный организационно-мобилизационный отдел Минобороны РФ
Правильно оформленное сопроводительное письмо и своевременная отправка документов позволят избежать штрафов и упрощают взаимодействие с военкоматом в будущем. Очень важно помнить: все документы нужно хранить не менее 5 лет — это поможет быстро ответить на любые проверяющие запросы.