Каждую весну работодателей ожидает ежегодная сверка сведений о военнообязанных‚ прописанная в п. 36 Инструкции № 700 от г. Особое внимание требуется тем компаниям‚ чьи сотрудники состоят на воинском учёте в иногородних военкоматах. Чтобы документы не вернулись на доработку‚ их сопровождают сопроводительным письмом. Ниже ‒ подробная инструкция и актуальный образец 2026 года.
Зачем нужно сопроводительное письмо
- Обосновывает цель отправки – военкомат сразу понимает‚ что перед ним не «очередная справка»‚ а часть ежегодной сверки.
- Ускоряет регистрацию – указание точных контактов ответственного лица уменьшает риск потери документов.
- Защищает от претензий – фиксирует дату‚ состав и количество листов‚ что важно при проверках.
Какие документы прикладываем к письму
- Форма № 18 «Сведения о гражданах‚ подлежащих воинскому учёту» – заполняется на каждого иногороднего военнообязанного.
- Копии личных карточек Т-2 (раздел V «Сведения о воинском учёте»).
- Список работников (приложение к форме 18) в 2 экземплярах: первый – для военкомата‚ второй – с отметкой о приёме возвращается обратно.
- Копия приказа о назначении ответственного за воинский учёт.
Общий объём пакета указываем в письме.
Алгоритм действий шаг за шагом
| № | Действие | Срок |
|---|---|---|
| 1 | Запрашиваем у сотрудников свежие данные: адрес военкомата‚ № личного дела‚ категория запаса. | 1–5 марта |
| 2 | Формируем форму 18 и карточки Т-2. | 6–10 марта |
| 3 | Печатаем 2 экземпляра списка и сопроводительное письмо. | 11 марта |
| 4 | Отправляем заказным письмом с уведомлением и описью вложения. | 12–15 марта |
| 5 | Ждём возврат 2-го экземпляра списка с отметкой ТЦК/СП и вносим данные в журнал сверки. | в течение 30 дней |
Образец сопроводительного письма 2026
ООО «СеверСтрой»
191123‚ г. Санкт-Петербург‚ наб. Фонтанки‚ д. 90
Исх. № 26-ВУ от «15» марта 2026 г.
Военному комиссару
Тверского городского ТЦК и СП
170100‚ г. Тверь‚ ул. Октябрьская‚ д. 10
Сопроводительное письмо
к сведениям о военнообязанных работниках
В ответ на письмо № 15-ТЦК/2026 от «05» февраля 2026 г. направляем для проведения ежегодной сверки следующие документы:
- Форма 18 «Сведения о гражданах…» – 7 листов на 4-х человек.
- Копии личных карточек Т-2 (раздел V) – 4 листа.
- Список работников – 2 экземпляра (№ 1 для военкомата‚ № 2 – для возврата).
- Копия приказа № 26/ОД от «10» января 2026 г. о назначении ответственного за воинский учёт.
Общий объём пакета – 14 листов.
Просим проинформировать о результатах сверки в течение 30 календарных дней с даты получения настоящего письма путём направления второго экземпляра списка с отметкой‚ а также уведомления о возможных расхождениях.
Контактное лицо:
Кузнецов Алексей Викторович‚ специалист по кадрам
Тел;: +7 (812) 555-12-34
E-mail: kuznecov@severstroy.ru
Приложения:
Список работников – 2 экз.
Форма 18 – 7 л.
Копии Т-2 – 4 л.
Приказ – 1 л.
С уважением‚
Генеральный директор А.А. Соколов
Контакты для оперативных вопросов
- ФГИС «Воинский учёт» (техподдержка): 8 800 350-00-07‚ vuchet@mod.mil.ru
- Контур.Экстерн (воинский учёт онлайн): 8 800 700-88-88‚ kontur.ru/extern
- КонсультантПлюс (образцы документов): 8 800 200-88-88‚ consultant.ru
- ФНС инфо-линия для ИП и юрлиц: 8 800 222-22-22
Важно! Отправляйте документы только заказным письмом с уведомлением и описью вложения. Сохраняйте почтовые квитанции не менее 5 лет – это подтверждение соблюдения сроков сверки.