Каждая российская организация обязана вести воинский учёт и своевременно предоставлять в военный комиссариат (военкомат) сведения о военнообязанных сотрудниках. Одним из базовых документов является Список граждан, пребывающих в запасе и работающих в организации. В 2026 году порядок подготовки и вручения такого списка фактически не изменился, но появились новые электронные возможности и жёсткие требования к срокам. Ниже — подробная инструкция, образцы и контакты для обращений.
Когда составляется и кому сдаётся список
- По инициативе военкомата (письменный запрос или телеграмма), не позднее 5 рабочих дней с момента получения запроса.
- Плановая сверка (обычно 1 раз в год, II квартал) — организация сама направляет список до .
- После массового приёма на работу новых сотрудников-военнообязанных, в течение 2 недель после оформления приказов о приёме.
Минимальный состав документов
- Сопроводительное письмо на фирменном бланке.
- Список по Приложению № 23 к Инструкции МО РФ № 700 от (утверждённая форма).
- Личные карточки по форме 10 на каждого сотрудника (при первичной постановке на учёт).
- Копии приказов о приёме/увольнении (если сдаётся совместно со сведениями о приёме/увольнении).
Как заполнить «Приложение № 23» (образец фрагмента)
| № п/п | Фамилия, имя, отчество | Дата рождения | Гражданство | Военный комиссариат по месту жительства | Категория запаса | Должность в организации | Контактный телефон |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Сергей Петрович | РФ | лейтенант запаса | ведущий инженер | +7 -99 000-00-00 | ||
| 2 | Сидорова Анна Алексеевна | РФ | старший лейтенант запаса | экономист | +7 -17 111-11-11 |
Форма допускается как в печатном, так и в электронном виде (Excel, PDF). При электронной отправке требуется наложить квалифицированную электронную подпись руководителя и печать организации.
Пошаговая инструкция
Шаг 1. Соберите исходные данные
- Из кадровых карточек возьмите: ФИО, дату рождения, паспортные данные, военный билет (номер, серия, когда и кем выдан).
- Из личных карточек формы 10 возьмите: категорию запаса, воинское звание, ВUS (воинско-учетный специальность), номер военкомата;
- Уточните актуальные контактные телефоны сотрудников.
Шаг 2. Сформируйте список
Используйте официальный шаблон MS-Word (можно скачать ниже). Заполните таблицу без сокращений, пишите полные названия военкоматов. Если сотрудников много (> 50 человек), разбейте на несколько листов и пронумеруйте страницы.
Шаг 3. Подготовьте сопроводительное письмо
Образец:
Военному комиссару Центрального района г. Москвы
от ООО «Прогресс-Инжиниринг»
ИНН 7701234567, ОГРН 1157700001234
105005, Москва, ул. Покровка, д; 10
Сопроводительное письмо № 15/06-26 от
Направляем список граждан, пребывающих в запасе и работающих в ООО «Прогресс-Инжиниринг», для сверки учетных сведений в соответствии с Инструкцией МО РФ № 700. Всего — 18 человек, 2 листа.
Приложения:
Список (Приложение № 23) — 2 листа.
Личные карточки формы 10 — 18 экз.
Шаг 4. Проверьте сроки и способ сдачи
- Лично, через канцелярию военкомата, получите отметку о приёме на втором экземпляре.
- Почта России — заказное письмо с уведомлением.
- Электронная подача — через сервис «Госуслуги.Контур-ВУ» или региональный портал военкомата, если ваш субъект РФ подключён к реестру.
Частые ошибки и штрафы
| Ошибка | Последствия | Как избежать |
|---|---|---|
| Пропущен сотрудник, недавно принятый | Штраф 500–1 000 ₽ на должностное лицо (ст. 21.3 КоАП РФ) | Автоматизируйте выгрузку из 1С:ЗУП и сверяйтесь с приказами о приёме |
| Неверный военкомат в графе 6 | Отклонение документа, повторная сдача | Проверьте по справочнику на сайте gosuslugi.ru → «Воинский учёт» |
| Отсутствие подписи руководителя | Документ не принят | Используйте шаблон с полями для подписей и печатей |
Бланки и шаблоны
- Скачать официальный бланк «Приложение № 23» (Word)
- Скачать Excel-шаблон с формулами
- Скачать образец сопроводительного письма
Контакты для обращений
Консультации и горячие линии
- Горячая линия Минобороны РФ по воинскому учёту:
###-###-#### (бесплатно по РФ, Пн–Пт 09:00–18:00 МСК) - Контакт-центр «Контур-ВУ» (электронная отчётность):
###-###-####, vuc@kontur.ru - Федеральный портал «Госуслуги»:
gosuslugi.ru/help/faq/military
Реквизиты для корреспонденции и визита
Универсальный адрес для всех военных комиссариатов:
125130, г. Москва, ул. Графский пер., д. 4
Приёмная: +7 (495) -98-03-00
Электронная почта: info@voenkomat.mil.ru
Важно: перед визитом уточните график работы и номер окна приёмной вашего района через сайт mil.ru → «Военные комиссариаты».
Чек-лист перед отправкой
- Список сверялся с актуальными приказами о приёме/увольнении? ✔
- Все ФИО, даты рождения и паспортные данные проверены по оригиналам документов? ✔
- Подпись руководителя и печать стоят? ✔
- Сделан второй экземпляр для архива организации? ✔
- Указан корректный контактный телефон кадровой службы? ✔
Своевременная и корректная подача списка сотрудников позволит избежать штрафов и обеспечит бесперебойное взаимодействие с военкоматом. При возникновении вопросов — звоните на горячие линии или обращайтесь к вашему кадровому специалисту.