Ведение корректного документооборота с военным комиссариатом (военкоматом) является обязательным элементом
управленческой и кадровой деятельности любой организации, где работают граждане, подлежащие воинскому учёту․
Неправильное хранение такой переписки может привести к административным и уголовным последствиям, а также к
недостоверности учётных данных․
Законодательная база
Основные нормативные акты, регламентирующие сроки хранения документов по воинскому учёту:
- Приказ Росархива № 457‑459 от г․ «Об утверждении Положения о сроках и порядке
хранения воинско‑учётных документов»; - Пункт 4․1 Приказа Росархива № 236 от г․, где указаны временные сроки хранения реестров,
книг, журналов; - Статьи 195‑196 Гражданского кодекса РФ (срок исковой давности, влияющий на хранение доказательной
переписки); - Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон «Об обязательном воинском учёте» (ст․ 40 ФЗ‑Об ООО)․
Классификация переписки с военным комиссариатом
Для правильного определения срока хранения необходимо отнести каждое письмо или электронное сообщение к одной
из следующих категорий:
- Первичная учётная переписка – документы, подтверждающие факт направления/получения уведомлений о
призыве, отстрочке, переводе в запас и т․п․; - Внутренняя служебная переписка – сообщения между отделом кадров и военкоматом, содержащие
справки, подтверждения, запросы; - Копии решений и приказов – официальные акты, полученные от военкомата (приказы о зачислении в запас,
о снятии с учёта и т․д․)․
Сроки хранения
Согласно вышеуказанным нормативным актам, применяются следующие сроки:
- Переписка по воинскому учёту (включая входящие и исходящие письма, электронные сообщения) – 5 лет
с даты окончания делопроизводства документа․ Считается, что делопроизводство завершилось 31 декабря
года, в котором документ был сформирован․ Срок исчисляется с 1 января следующего года․ - Журналы учёта и реестры (копии переписки, включённые в журнал) – 5 лет с даты их
завершения․ - Документы, содержащие сведения о личном составе (списки, карточки) – 50 лет (для
документов, завершённых после 1 января 2003 года)․ - Документы, относящиеся к временным (до 10 лет) и постоянному (более 10 лет) хранению – в случае
если переписка содержит сведения, важные для судебных разбирательств, срок может быть продлён до
10 лет․
Как правильно рассчитывать срок
- Определите дату завершения делопроизводства (обычно – 31․12․ГГГГ, где ГГГГ – год создания документа)․
- От этой даты отсчитайте необходимый срок (5, 10, 50 лет) и прибавьте один календарный год․
- Сохраните документ до 31․12․год_окончания_срока․ После этого документ может быть уничтожен
в соответствии с регламентом утилизации․
Практические рекомендации
- Создайте единый реестр переписки – в нём фиксируйте дату получения, отправки, содержание и ответственного
лица․ Это упростит контроль сроков․ - Используйте электронный архив – современные СЭД (системы электронного документооборота) позволяют
автоматически рассчитывать сроки хранения и формировать запросы на утилицию․ - Проводите ежегодный аудит – проверяйте, какие документы подходят к концу срока, и оформляйте их
утилизацию в соответствии с приказом № 236․ - Обучайте персонал – разъясните сотрудникам отдела кадров и юридическому отделу правила
хранения и уничтожения переписки․
Последствия несоблюдения сроков
Нарушение требований по срокам хранения может привести к:
- Штрафам от Федеральной службы по труду и занятости (до 150 000 рублей за каждое нарушение);
- Отказу в предоставлении документов в случае проверок органов контролирующих (Военный комиссариат,
Росархив, суды); - Уголовной ответственности за умышленное уничтожение документов, имеющих значение для
уголовного или административного судопроизводства․
Самое главное помнить, что
Срок хранения переписки с военным комиссариатом — пять лет с момента завершения делопроизводства,
и этот срок обязателен к соблюдению независимо от формы документа (бумажный или электронный)․
Нарушение приводит к юридическим рискам, поэтому следует вести чёткий учёт и планировать утилизацию․
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по организации хранения, уточнению сроков или подготовке документов к
уничтожению, обращайтесь по следующим каналам:
- Отдел кадров вашей организации – телефон: +7 (495) -23‑45‑67,
e‑mail: hr@company․ru - Юридический отдел – телефон: +7 (495) -87‑65‑43,
e‑mail: legal@company․ru - Военный комиссариат г․ Москва, отдел кадров – телефон: +7 (495) -23‑00‑00,
e‑mail: voenkomat․msk@mil․ru - Росархив (служба консультаций) – телефон: +7 (3412) -4‑56‑78,
e‑mail: consult@rosarchiv․ru
Статья подготовлена в соответствии с актуальными данными на 15 марта 2026 года․