С 03 августа 2023 г. вступил в силу Приказ Минздрава России № 408‚ который впервые систематизировал перечень медицинской документации и установил конкретные сроки её хранения. Для документов‚ создаваемых (или используемых) врачебными комиссиями‚ документ предусматривает единый срок – 10 лет со дня окончания года‚ в котором завершено формирование дела и принято окончательное решение.
Какие именно документы относятся к «врачебной комиссии»
- протоколы заседаний врачебной комиссии;
- заключения врачебной комиссии по форме N 027/у;
- индивидуальные заключения специалистов-экспертов‚ входящих в состав комиссии;
- заявления пациента (или законного представителя)‚ прилагаемые к протоколу;
- выписки из медицинских карт‚ анализы‚ справки‚ на основании которых принималось решение;
- служебные записки и корреспонденция по существу вопроса.
Календарный расчёт 10-летнего срока
Отсчёт начинается 1 января года‚ следующего за годом окончания лечебно-экспертного мероприятия.
Пример: протокол врачебной комиссии от г. подлежит хранению до г. (если экспертиза не продлевает срок).
Порядок уничтожения по окончании срока
- Формирование перечня.
Ответственный за архив сотрудник (или архивная служба) составляет перечень документов‚ срок хранения которых закончился. - Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК).
Создаётся приказом руководителя медицинской организации. В её состав входят:- заместитель главного врача по экспертной работе (председатель);
- заведующий архивом;
- представитель юридической службы;
- при необходимости – заинтересованный специалист (врач-эксперт‚ кадровик и др.).
- Экспертиза ценности.
ЭПК решает:- уничтожить;
- продлить хранение (если есть основания – например‚ наличие гражданского иска‚ уголовного дела‚ интереса научного сообщества);
- передать в государственный архив (редко‚ но возможно при исторической ценности).
- Оформление акта.
Акт о выделении к уничтожению утверждается руководителем организации. Документы подлежат уничтожению методом механического измельчения или сжигания под контролем комиссии.
Особые случаи
- Наличие судебного спора.
Документы не уничтожаются до вступления судебного решения в законную силу и полного исполнения обязательств. - Информационные системы.
Если документы ведутся в МИС‚ цифровые копии хранятся не менее 50 лет‚ но это не отменяет обязанности хранить оригинал (бумажный) в течение 10 лет.
Ответственность за нарушение
За утрату или преждевременное уничтожение документов врачебной комиссии предусмотрена:
- административная ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ (должностные лица);
- уголовная ответственность по ст. 293 УК РФ (халатность) при причинении крупного ущерба.
Актуальные контакты для обращений
Если у вас остались вопросы по срокам хранения или порядку уничтожения‚ вы можете обратиться:
- в территориальный архив Минздрава субъекта РФ (адрес и телефон – на сайте регионального Минздрава);
- в ФГБУ «Росархив»:
- официальный сайт: www.rosarchiv.ru;
- горячая линия: 8 (495) -87-06-34.
- вневедомственную правовую защиту пациентов – Общероссийский союз пациентов (ОСП):
- тел.: 8 (800) -50-83-30 (звонок бесплатный по РФ);
- e-mail: info@patient-union.ru.
- в страховую медицинскую организацию‚ если вопрос связан с ОМС и необходимостью восстановления документов для оплаты.
Важно: перед подачей запроса подготовьте № протокола врачебной комиссии и дату его оформления – это значительно ускорит получение консультации.