Воинский учёт — обязательная часть кадровой отчётности любой организации, где работают граждане мужского пола, подлежащие воинскому учёту. Неправильное или несвоевременное предоставление сведений может привести к штрафам, административной ответственности и даже к проблемам с мобилизацией.
Самое главное помнить, что
- Сведения о сотрудниках подлежат передаче в военкомат в установленные законом сроки;
- Все формы заполняются в соответствии с Положением № 719 и последующими изменениями (например, форма 10 от 5 августа 2023 г.);
- Ответственность за своевременную передачу информации лежит на управляющем по воинскому учёту (обычно — главный бухгалтер или специалист по кадрам).
Какие сведения необходимо предоставлять
- Список работников мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет (форма 10).
Сдаётся один раз в год (обычно в конце января) и включает:- ФИО, дату рождения, паспортные данные;
- Воинское звание, категорию запаса;
- Дату приёма на работу и должность.
- Сведения о работниках, уже состоящих на воинском учёте, а также о гражданах, обязанных состоять, но не состоящих (форма 18 и приложение 6‑7 к Положению 719).
Подаются ежегодно и включают:- Изменения семейного положения, образования, места жительства;
- Состояние здоровья (особенно при наличии ограничений к воинской службе);
- Дата увольнения или перевода.
- Сведения об изменениях в течение года (в течение 5 дней после изменения).
К таким изменениям относятся:- Переход в другой запас (например, из резерва в запас по специальности);
- Изменение категории запаса (высший‑нижний);
- Смена места жительства, регистрации, ФИО.
- Уведомление о выявлении граждан, обязанных состоять на воинском учёте, но не состоящих (в течение 3 рабочих дней).
Формы N 23 и N 24 обычно используются для этой цели. - Отчёт по итогам года – «Список граждан, пребывающих в запасе, работающих в организации» (приложение 9).
Предоставляется в виде печатного листа или электронного файла (по запросу военкомата).
Этапы подачи сведений
- Подготовка документов – собрать персональные карточки, трудовые договоры, справки о состоянии здоровья.
- Заполнение форм – использовать шаблоны в MS‑Word/Excel, проверять на наличие пустых полей.
- Утверждение приказом – в организации издаёться приказ «О передаче сведений в военкомат» с указанием ответственного лица.
- Передача в военкомат – лично, почтой, курьером или в электронном виде (по мере внедрения Е‑Док).
- Подтверждение получения – сохранить копию отметки о получении (подпись, печать, электронный акт).
Очень важно
Не допускайте подачи «нулевых» форм без проверки. Если в организации нет военнообязанных, необходимо оформить пустую форму с отметкой «Нет военнообязанных» и подписать её приказом. Это подтверждает, что информация проверена, а не игнорирована.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по заполнению форм, срокам сдачи или требуется уточнение по конкретному случаю, используйте ниже приведённый перечень контактов. Каждый пункт содержит краткое описание, чтобы вы могли быстро найти нужного специалиста.
- Военный комиссариат района (главный офис)
Адрес: ул. Советская, 12, г. Москва, 101000
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (приём ежедневно 9:00‑18:00)
Э‑почта: info@voenkomat-moskva.ru
Для чего: общие вопросы, получение форм, уточнение сроков сдачи. - Отдел кадров вашей организации
Ответственное лицо: Иванов А. В., специалист по воинскому учёту
Телефон: +7 (495) -65‑43‑21 (внутренний 101)
Э‑почта: voin_uchot@company.ru
Для чего: уточнение внутренней процедуры, получение шаблонов форм. - Горячая линия Министерства обороны РФ
Телефон: 8‑800‑200‑00‑00 (круглосуточно)
Э‑почта: support@mil.ru
Для чего: юридические консультации, разъяснение изменений в законодательстве. - Служба поддержки электронного документооборота (Э‑Док)
Сайт: edoc.mil.ru
Телефон: +7 (495) -55‑66‑77 (рабочие часы 9:00‑17:00)
Э‑почта: edoc_support@mil.ru
Для чего: технические вопросы по загрузке файлов, получение сертификатов. - Консультационный центр «Труд и соцзащита»
Адрес: пр. Ленинский, 45, г. Москва, 115114
Телефон: +7 (495) -21‑00‑00 (по будням 10:00‑16:00)
Э‑почта: trud@rosmintrud.ru
Для чего: вопросы о взаимодействии с Фондом социального страхования и налоговой службой при подготовке данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Что делать, если в компании нет военнообязанных?
Необходимо оформить пустую форму 10 с пометкой «Нет военнообязанных», подписать приказом и передать в военкомат. Это подтверждает отсутствие нарушений.
Как изменить сведения о сотруднике, если он сменил фамилию?
В течение 5 дней после изменения необходимо подать форму N 23 с указанием новых паспортных данных и приложить копию свидетельства о браке (или иного документа, подтверждающего изменение). Копию отправить в отдел кадров и в военкомат.
Можно ли отправить сведения в электронном виде?
С 5 августа 2023 г. военкоматы принимают электронные файлы через портал Э‑Док. Формат – PDF или XLSX, подпись – электронная цифровая подпись (ЭЦП).
Как часто обновляются данные о состоянии здоровья?
Если у сотрудника произошли значительные изменения (например, получение противопоказаний к службе), сведения следует передать в течение 5 дней. При отсутствии изменений обновление происходит раз в год вместе с основной сдачей формы 10.
Кто подписывает формы, отправляемые в военкомат?
Подпись ставит уполномоченный сотрудник организации (директор, главный бухгалтер или специалист по кадрам). В приказе указывается ФИО, должность и основание подписи.
Своевременный и корректный сбор сведений о военнообязанных сотрудниках – залог безупречного функционирования кадровой службы и избежания штрафных санкций. Следуйте установленным срокам, используйте актуальные формы и не забывайте фиксировать каждое изменение. При возникновении вопросов обращайтесь к указанным контактам – они помогут решить любые сложности.