Своевременное и правильное соблюдение сроков хранения документов воинского учёта не только защищает организацию от штрафов, но и позволяет быстро подготовиться к проверкам со стороны военных комиссариатов. Ниже ― подробный разбор всех актуальных норм и практических рекомендаций на март 2026 года.
Какие документы воинского учёта подлежат обязательному хранению
В соответствии с Приказом Росархива от № 236 и Инструкцией по воинскому учёту к документам, которые организации обязаны хранить, относятся:
- Книги учёта лиц, подлежащих воинскому учёту.
- Карточки формы № 10 (учётная карточка гражданина, пребывающего в запасе).
- Списки граждан, пребывающих в запасе (2-й экземпляр).
- Акты сверки с военкоматом.
- Приказы о бронировании и снятии с брони.
- Уведомления в военкомат об увольнении работников.
- Личные дела военнослужащих (если организация является источником комплектования архива Минобороны).
Таблица сроков хранения по основным видам документов
| Наименование документа | Нормативный источник | Срок хранения | Особые замечания |
|---|---|---|---|
| Книги (журналы) учёта военнообязанных | п. 463 Перечня № 236 | 5 лет | Отсчёт от 1 января года, следующего за отчётным |
| Карточки формы № 10 | п. 463 Перечня № 236 | 5 лет | Хранить в отдельном ящике «К» |
| 2-й экземпляр списка граждан, пребывающих в запасе | Инструкция по воинскому учёту, п. 4.1 | 1 год | Можно уничтожать только после согласования с военкоматом |
| Акты сверки с военкоматом | Письмо Генштаба № 14/1/1-16-10 от | 5 лет | Рекомендованный, но обязательный на практике срок |
| Личные дела военнослужащих | Глава III Документального состава архивов ВС | 75 лет | Хранятся в военкомате, но копии в организации – до передачи в архив МО РФ |
| Уведомления об увольнении военнообязанных | Методические рекомендации Генштаба-2025 | 5 лет | Форма утверждена приказом МО РФ № 400 от |
Пошаговый алгоритм расчёта срока хранения
- Определите дату завершения делопроизводства.
Начало отсчёта ― 1 января следующего года, а не дата подписания документа. - Уточните вид документа по Перечню № 236 или Инструкции по воинскому учёту.
- Выберите максимальный срок.
Если в разных нормативных актах указаны разные цифры, применяется больший. - Занесите данные в журнал учёта.
Форма журнала утверждена приказом Росархива № 55 от . - Оформите акт о выделении к уничтожению только после истечения срока и согласования с военным комиссариатом.
Что грозит за досрочное уничтожение документов
- Административный штраф по ч. 1 ст. 13.20 КоАП РФ – до 5 000 ₽ на должностное лицо и до 50 000 ₽ на организацию.
- Дисквалификация кадрового работника на срок до 1 года при повторном нарушении.
- Проблемы при прохождении проверок Генштаба, вплоть до приостановки призывной кампании на предприятии.
Часто задаваемые вопросы
«Сколько времени мои документы будут храниться в военкомате?»
Личные дела военнослужащих, уволенных со службы, хранятся 75 лет со дня увольнения. Если военнослужащий проживает за границей, документы хранятся до момента его возвращения и постановки на учёт заново.
«Что делать, если не могу забрать документы?»
Напишите заявление в военкомат с просьбой продлить срок хранения или перевести дело в электронный архив. Образец заявления можно скачать на портале Госуслуг.
«Можно ли хранить только электронные копии?»
Нет, бумажные оригиналы обязательны. Электронная копия может быть дополнительным, но не заменяет бумажный экземпляр (письмо Минцифры № 14-2/-10-1381 от ).
Контакты для консультаций и получения образцов документов
- Федеральный портал «Госуслуги»
Сайт: gosuslugi.ru
Раздел: «Воинский учёт» → «Получить справку и образцы документов» - Единая справочная служба Росархива
Тел.: ###-###-#### (звонок бесплатный)
E-mail: help@rosarchiv.ru - Генштаб ВС РФ – управление по работе с личным составом
Адрес: 119160, г. Москва, ул. Фрунзе, д. 22
Тел.: +7 (495) -93-70-00 (доб. 3-77-77)
E-mail: voenkom@genstaff.gov.ru - Региональные военные комиссариаты
Узнайте адрес и телефон вашего района через voenkomat.net или в поиске Google: «Военкомат + [ваш город]». - Электронная почта «Кадровое дело»
Задайте вопрос экспертам журнала: ask@hr-del.ru (ответ в течение 24 ч).
1. Проведите инвентаризацию всех документов воинского учёта за 2024-2025 годы.
2. Сформируйте отдельное хранилище «Воинский учёт» с маркировкой каждой папки.
3. Заведите электронную таблицу-напоминание с датами возможного уничтожения.
4. Подпишитесь на периодическую рассылку обновлений от Росархива и Генштаба через subscribe.rosarchiv.ru.
5. При малейших сомнениях обращайтесь в военкомат или к экспертам журнала «Кадровое дело» по указанным выше контактам.
Главное помнить: любой документ воинского учёта может понадобиться для подтверждения законности брони или для суда. Дешевле потратить 1 лишнюю полку в архиве, чем выплатить штраф и восстанавливать дело «с нуля».
Обновлено 15 марта 2026 г.