Согласно действующему законодательству РФ, каждый работодатель обязан периодически проводить сверку сведений о воинском учете своих сотрудников с военными комиссариатами. Одним из ключевых вопросов, который возникает у большинства организаций, является количество экземпляров списка, которые необходимо подготовить и отправить.

Самое главное помнить, что

Требуется подготовить два (2) экземпляра списка сверки. Один из них направляется в соответствующий военкомат, а второй остается в организации и хранится не менее одного года (до следующей годовой сверки).

Очень важно

Обязательно проставлять на каждом экземпляре:

• регистрационный номер и дату отправки;
• подпись ответственного лица (инициалы, ФИО);
• квитанцию о приёме (при отправке заказным письмом);
• отметку военкомата о получении и результатах сверки в журнале проверок.

Пошаговая инструкция по подготовке и отправке списков

1. Соберите сведения о военнообязанных. Используйте форму №10 (карточка военнообязанного) и проверьте наличие всех обязательных полей (фамилия, имя, отчество, дата рождения, категория, статус – в запасе, призывник и т.д.).
2. Сформируйте список сверки. Список оформляется в двух экземплярах, каждый из которых имеет одинаковое содержание. На первом листе укажите:
   • регистрационный номер (например, 2026‑03‑14‑001);
   • дату формирования списка;
   • наименование организации и ИНН.
3. Подпишите список. Ответственное лицо (должностное лицо, отвечающее за воинский учет) ставит подпись, печать (если предусмотрено) и указывает дату.
4. Подготовьте сопроводительное письмо. В письме укажите:
   • наименование вашего предприятия;
   • номер и дату списка;
   • контактные данные лица, отвечающего за сверку;
   • перечень прилагаемых документов (список, копии карточек, квитанция о почтовой отправке).
5. Отправьте первый экземпляр в военкомат. Рекомендуется использовать заказное письмо с описью вложения. Приложите копию квитанции об отправке.
6. Храните второй экземпляр. Второй экземпляр (с указанием регистрационного номера и даты отправки) должен находиться в организации в течение минимум одного года.
7. Получите отметку военкомата. После обработки вашего списка военкомат вносит отметку в журнал проверок (дата, подпись, номер входящего письма). Сохраните копию этой отметки.
8. Ведите журнал проверок воинского учета. Журнал обязателен к ведению у любого работодателя. В нём фиксируются даты ежегодных сверок, номера списков и результаты проверок.

Типовые формы и документы

• Форма №10 «Карточка военнообязанного» – заполняется в двух экземплярах.
• Список сверки (в виде таблицы) – два экземпляра.
• Сопроводительное письмо – один экземпляр (прилагается к первому списку).
• Квитанция о почтовой отправке – один экземпляр (хранится вместе со вторым списком).
• Журнал проверок воинского учета – постоянный документ.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по подготовке документов, срокам или процедурам, вы можете связаться со следующими органами:

• Государственная инспекция труда (ГИТ)
  Телефон: 8 (800) -55‑33‑22
  E‑mail: info@git.gov.ru
  Сайт: gosinspekt.gov.ru
• Военный комиссариат по г. Москве
  Адрес: ул. Тверская, д. 12, Москва, 125009
  Телефон: 8 (495) -23‑45‑67
  E‑mail: moscow_vc@mil.ru
• Военный комиссариат по г. Санкт‑Петербургу
  Адрес: пр. Невский, д. 30, Санкт‑Петербург, 191014
  Телефон: 8 (812) -34‑56‑78
  E‑mail: spb_vc@mil.ru
• Региональный центр «Электронный документооборот» (ЭЛКОД)
  Телефон горячей линии: 8 (800) -00‑30‑40
  Сайт: elkod.mil.ru
  Помощь в оформлении электронных списков и отправке их через портал Госуслуг.
• КонсультантПлюс – юридическая поддержка
  Телефон: 8 (800) -77‑88‑99
  Сайт: consultantplus.ru
  Пояснения по нормативным правовым актам, образцы документов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько экземпляров списка необходимо отправлять?

Два экземпляра. Один – в военкомат, второй – в архив организации.

Можно ли отправлять списки в электронном виде?

Да, если ваш региональный военкомат подключён к системе ЭЛКОД. При этом также требуется хранить электронный дубликат в организации.

Сколько времени хранить второй экземпляр?

Не менее одного года, до проведения следующей ежегодной сверки.

Что делать, если военкомат требует исправления данных?

Скорректировать сведения в карточках работников, подготовить исправленный список и вновь отправить в военкомат, приложив пояснительное письмо.

Соблюдение требований по количеству экземпляров и их правильному оформлению – залог успешного прохождения проверки военкомата и избежания штрафных санкций. Следуйте пошаговой инструкции, фиксируйте все действия в журнале и своевременно поддерживайте связь с военными комиссариатами через указанные контакты.

Если вы хотите получить дополнительные разъяснения или образцы документов, используйте контакты, перечисленные выше, или обратитесь к профессиональному юристу, специализирующемуся на трудовом праве и воинском учёте.