Сверка сведений о военнообязанных сотрудниках – обязательное мероприятие для любой организации‚
которое гарантирует соответствие данных в карточках воинского учёта (форма 10) реестрам территориального военного комиссариата (военкомата).
Ниже представлена подробная инструкция‚ список документов‚ сроки и примерные контакты для обращений.

Законодательная база

• Приказ Минобороны РФ от  № 700 – регламентирует порядок ведения воинского учёта в организациях.
• Инструкция по воинскому учёту (п. 36) – определяет срок хранения документов (не менее 1 года) и порядок их представления в военкомат.
• Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон № 115‑2002 – устанавливают обязанность работодателя вести учёт военнообязанных и проводить ежегодную сверку.

Кому принадлежит ответственность?

Ответственность за корректность данных распределяется между:

1. Работодателем (директор‚ главный бухгалтер) – формирует и передаёт список‚ хранит карточки.
2. Специалистом по кадрам (ведущий специалист по кадрам) – собирает сведения‚ заполняет форму 10‚ проверяет изменения.
3. Военным комиссариатом (служащий‚ отвечающий за проверку) – принимает документы‚ сверяет их с собственными реестрами‚ вносит записи в журнал проверок.

Пошаговая инструкция проведения сверки (2025 год)

Сверка проводится минимум один раз в год‚ обычно в конце календарного года‚ чтобы успеть подготовить отчётность за следующий год.

Шаг 1. Планирование и согласование сроков

1. Составьте план работ по воинскому учёту на текущий год (пример: до 30 декабря 2025 г. согласовать план с военкоматом).
2. Назначьте ответственного сотрудника (например‚ ведущий специалист по кадрам).

Шаг 2. Сбор и актуализация данных

1. Обновите карточки военнообязанных (форма 10) – проверьте даты рождения‚ категории учёта‚ место службы‚ отложенные отчисления.
2. Внесите все изменения‚ произошедшие после предыдущей сверки (перевод в запас‚ увольнение‚ изменение ФИО).
3. Подготовьте список сотрудников в виде электронного файла (Excel/CSV) со следующими колонками:
   • ФИО;
   • Дата рождения;
   • Воинская обязанность (в запасе/служба);
   • Регистрационный номер карточки;
   • Военкомат‚ где учтён сотрудник.

Шаг 3. Сопроводительное письмо

1. Сформируйте сопроводительное письмо (образец – ниже) с указанием:
   • Наименования организации;
   • ИНН‚ ОГРН;
   • Контактного лица‚ телефона и e‑mail;
   • Перечня прилагаемых документов.
2. Подпишите письмо директором и печатью организации.

Шаг 4. Передача документов в военкомат

1. Отправьте пакет (список + карточки 10 + сопроводительное письмо) в территориальный военкомат по адресу‚ указанному в контактах (см. раздел Контакты).
2. Сохраните копию отправления (рекомендованный способ – электронная почта с запросом о подтверждении получения).

Шаг 5. Ожидание результата и исправления

1. Военкомат в течение 10‑14 рабочих дней проверяет полученные сведения.
2. Получаете акт сверки с отметками о несоответствиях.
3. Вносите корректировки в карточки 10 и в внутренний реестр организации.
4. Отправляете исправленные документы обратно в военкомат (если требуется).

Шаг 6. Финальное оформление

1. Заполняете журнал проверок (раздел «Сверка с военкоматом»).
2. Храните оригиналы всех документов (список‚ карточки‚ акты) в архиве не менее одного года (п. 36 Инструкции).

Список обязательных документов

• Форма 10 «Карточка воинского учёта» – одна карточка на каждого военнообязанного.
• Список сотрудников в электронном виде (Excel/CSV).
• Сопроводительное письмо (образец ниже).
• Акт сверки (получаем от военкомата).
• Журнал проверок (внутренний документ организации).
• При необходимости – дополнительные справки (например‚ справка о переводе в запас).

Образец сопроводительного письма

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890‚ ОГРН 1122334455667 
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д.1 

Военкомату г. Москвы 
От: Иванова И.И.‚ главный бухгалтер 
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: i.ivanov@example.com 

Сопроводительное письмо 
№ 23/2025 от 

Настоящим направляем перечень сотрудников ООО «Пример»‚ подлежащих воинскому учёту‚ а также их карточки формы 10 для проведения ежегодной сверки. 

Список сотрудников и карточки прилагаются. 

С уважением‚ 
_____________________/И. Иванов/ 
Директор

Сроки и периодичность

Если в организации работают сотрудники‚ учтённые в разных военкоматах‚ процесс повторяется для каждого из них.

Самое главное помнить‚ что …

• Сверка – обязательное требование закона. Отсутствие или несвоевременное проведение может привести к штрафам и проверкам со стороны инспекций.
• Все изменения в карточках обязаны быть отражены в реестре организации не позднее 5 рабочих дней после их возникновения.
• Документы хранятся минимум один год. Это требование п. 36 Инструкции по воинскому учёту.
• Ответственный сотрудник должен обеспечить конфиденциальность персональных данных. Нарушения GDPR‑подобных требований могут привести к административной ответственности.
• Если сотрудник переводится в другой военкомат‚ необходимо отправить отдельный список в соответствующий орган.
• Не забудьте подписать каждый документ печатью организации.

Контакты для обращений

Ниже указаны типовые контакты военкоматов крупных регионов. Для вашего региона уточняйте данные на официальном сайте Министерства обороны РФ или в справочнике вашего муниципального образования.

• Военный комиссариат г. Москвы
  • Адрес: 125009‚ г. Москва‚ ул. Тверская‚ д. 8
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: vojkomat.moscow@mil.ru
  • Часы приёма: пн‑пт 09:00‑17:00
• Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга
  • Адрес: 190000‚ г. Санкт‑Петербург‚ пр. Невский‚ д. 30
  • Телефон: +7 (812) -55‑66‑77
  • E‑mail: vojkomat.spb@mil.ru
  • Часы приёма: пн‑пт 08:30‑16:30
• Военный комиссариат Краснодара
  • Адрес: 350000‚ г. Краснодар‚ ул. Красная‚ д. 12
  • Телефон: +7 (861) -22‑33‑44
  • E‑mail: vojkomat.kras@mil.ru
  • Часы приёма: пн‑ср 09:00‑14:00
• Горячая линия Минобороны РФ (общероссийская)
  • Тел.: 8‑800‑100‑00‑99 (круглосуточно)
  • E‑mail: info@mil.ru

Для уточнения контактных данных вашего военкомата используйте сервис gde‑voenkomat.ru – вводите регион и получаете адрес‚ телефон и e‑mail.

Типичные ошибки и как их избежать

1. Неактуальные сведения в карточках. Решение: вести журнал изменений и обновлять форму 10 сразу после любого события (перевод в запас‚ изменение ФИО).
2. Отсутствие подписи/печати на сопроводительных документах. Решение: внедрить чек‑лист‚ который проверяет наличие всех обязательных реквизитов перед отправкой.
3. Отправка списка только в один военкомат‚ хотя сотрудники учтены в разных комиссиях. Решение: разбить список по военкоматам и отправить каждому отдельный пакет.
4. Сохранение оригиналов карточек менее года. Решение: организовать электронный архив с резервным копированием‚ а также физический архив в закрытом кабинете.
5. Несоблюдение сроков (отправка позже 31 января). Решение: включить в календарный план года напоминание за 2 недели до дедлайна.

Сверка с военкоматом – это не просто формальность‚ а важный элемент кадровой политики любой организации.
Тщательное соблюдение инструкций‚ своевременное обновление данных и правильное оформление документов позволяют избежать штрафов‚
упростить взаимодействие с государственными органами и обеспечить правовую защиту как работодателя‚ так и его сотрудников.

Следуйте изложенной выше пошаговой схеме‚ используйте предоставленные шаблоны и контакты‚ а также регулярно проверяйте изменения в законодательстве – тогда процесс сверки будет проходить быстро‚ без нареканий и лишних затрат.