Сводная карточка организации (форма 18) — это документ, который ежегодно представляется в военный комиссариат (военкомат) и содержит полную информацию о численности и составе военнообязанных работников организации, об изменениях в составе персонала, а также об обстоятельствах, влияющих на воинский учёт. Правильное оформление карточки избавит предприятие от запросов о доуточнении и поможет избежать штрафных санкций.

Правовая основа

• Федеральный закон от  № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе».
• Приказ Минобороны РФ от  № 342 «Об утверждении формы 18 и порядка её заполнения» (с изменениями от ).
• Письмо Минкультуры России от  № 344‑01‑39‑ВА (утверждение бланка 2024‑2025 гг.)
• Приказ Минтруда России от  № 14‑6/ООГ‑5994 (пункт 11 формы 10, но используется и в форме 18).

Кто обязан заполнять форму 18?

Обязанность представлять сводную карточку возлагается на все юридические лица, в которых числится хотя бы один военнообязанный (призывник, человек в запасе, отсрочники). Исключения составляют организации, полностью освобождённые от воинского учёта (например, религиозные учреждения, если их сотрудники полностью освобождены законом).

Сроки сдачи

Карточка подаётся ежегодно до 31 декабря отчётного года. В случае ликвидации организации или изменения её реквизитов отчёт подаётся в течение 10 рабочих дней после наступления изменения.

Как правильно заполнить форму 18 : пошаговая инструкция

1. Шапка документа
   • Дата заполнения (день‑месяц‑год).
   • Регистрационный номер (указывается в реестре военкомата).
   • Полное наименование организации, ИНН, ОГРН.
   • Краткое наименование, адрес (почтовый, с индексом), телефон, электронная почта.
   • Код ОКВЭД (вид экономической деятельности) и форма собственности.
2. Руководитель и уполномоченный по воинскому учёту
   • ФИО руководителя, должность.
   • ФИО лица, ответственного за ведение воинского учёта (обычно HR‑менеджер), его должность, контактные данные.
3. Раздел «Состав военнообязанных» (таблица)

   Таблица делится на несколько колонок. Ниже – краткое описание каждой строки.

   № строки	Наименование	Что указывать
   1	Всего работников	Общее число сотрудников организации.
   2	Военнообязанные (по возрасту)	Число мужчин 18‑27 лет, подлежащих призыву.
   3	Отстрочники	Лица, получившие отсрочку (учёба, здоровье и др.).
   4	В запасе	Лица, находящиеся в запасе (по состоянию на 1 января отчётного года).
   5	Призывники, находящиеся в воинской части	Количество работников, призванных в армию в текущем году.
   6‑10	Сведения о гражданах‑инвалидах, освобождённом от службы и т.п.	Указываются в соответствии с пунктами 6‑10 формы 18.

4. Раздел «Изменения за отчётный период»
   • Увольнения/переводы граждан, подлежащих учёту.
   • Приём новых военнообязанных.
   • Изменения в реквизитах организации (адрес, телефон, ИНН и т.п.).
   • Сведения о ликвидации или реорганизации.
5. Сверка с документами

   Внизу карточки находятся поля «Сверка с документами воинского учёта» и «Сверка с военным комиссариатом». В них ставятся даты и подписи ответственного лица организации и представителя военкомата после совместного контроля.

6. Подписи
   • Подпись руководителя (или ИО) — «/ФИО/».
   • Подпись уполномоченного по воинскому учёту — «/ФИО/».
   • Дата подписи.

Часто допускаемые ошибки и как их избежать

• Неактуальный адрес организации. Проверяйте, что в карточке указан тот же почтовый адрес, который прописан в ЕГРЮЛ.
• Пропуск строк 6‑10. Даже если в вашей организации нет инвалидов‑военнообязанных, в таблице необходимо указать «0».
• Неправильный формат даты. Используйте ДД.MM.ГГГГ, как предписано в инструкции.
• Отсутствие подписи уполномоченного. Если в организации нет отдельного специалиста, назначьте ответственного и подпишите документ от его имени.
• Заполнение в черновике. По закону карточка должна быть распечатана и подписана чернильной ручкой (чёрный, синий или фиолетовый).

Пример заполнения (текстовый образец)

Дата заполнения: 
Регистрационный №: 2024‑0187

Наименование организации: ООО "ТехноСервис"
ИНН: 7701234567
ОГРН: 1157746578901
Адрес: 127051, г. Москва, ул. Ленина, д. 25, офис 3
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@technoservice.ru
Код ОКВЭД: 62.01
Форма собственности: ООО

Руководитель: Иванов Иван Иванович, Генеральный директор
Уполномоченный по ВУ: Петрова Мария Сергеевна, начальник отдела кадров

Таблица военнообязанных:
--------------------------------------------------------------
| № | Наименование | Кол-во |
--------------------------------------------------------------
| 1 | Всего работников | 256 |
| 2 | Военнообязанные (18‑27) | 48 |
| 3 | Отстрочники | 12 |
| 4 | В запасе | 5 |
| 5 | Призывники в части | 3 |
| 6 | Инвалиды первой группы | 0 |
| 7 | Инвалиды второй группы | 0 |
| 8 | Освобождённые от службы | 2 |
| 9 | Призванные в армию (2024) | 3 |
--------------------------------------------------------------

Изменения за 2024 год:
- Приём 8 новых военнообязанных (приказ № 12/2024 от ).
- Увольнение 5 военнообязанных (приказ № 25/2024 от ).
- Перевод 2 сотрудников в запас (приказ № 30/2024 от ).

Сверка с документами ВУ: , подп. Петрова М.С.
Сверка с военкоматом: , подп. Смирнов А.В.

Подписи:
Руководитель: ___________________ /И.И. Иванов/
Уполномоченный: __________________ /М.С. Петрова/
 

Куда и как сдавать карточку

Карточка подаётся в территориальный военкомат по месту регистрации организации. Возможные способы сдачи:

• Лично в отдел кадров военкомата (ручной приём).
• По почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
• Электронно через портал Госуслуг (при наличии цифровой подписи).

Контакты для обращений (список с описанием)

• Военный комиссариат района (г. Москва, ул. Пушкина, д.10)
  • Телефон: +7 (495) -65‑43‑21
  • E‑mail: info@voenkomat-moscow.ru
  • Время работы: 09:00‑17:00 (пн‑пт)
  • Для уточнения сроков сдачи, получения образцов формы 18 и согласования вопросов по сверке.
• Региональный центр кадровой политики Минобороны РФ
  • Телефон справочной службы: 8‑800‑555‑33‑44
  • E‑mail: support@military.gov.ru
  • Круглосуточно (служба автоматических ответов).
  • Помощь в разборе типовых ошибок и предоставление официальных инструкций.
• Отдел кадров и документооборота вашей организации
  • Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 доб. 12
  • E‑mail: hr@technoservice.ru
  • Ответственный за подготовку и подачу карточки в военкомат.
• Служба поддержки портала Госуслуг
  • Телефон: 8‑800‑555‑35‑35
  • E‑mail: help@gosuslugi.ru
  • Помощь в загрузке формы 18 через личный кабинет и проверке цифровой подписи.

Сводная карточка организации — это не просто бюрократический формуляр, а важный инструмент контроля за выполнением гражданами своей воинской обязанности. Чтобы процесс прошёл гладко:

1. Соберите актуальные данные о персонале и изменениях за год.
2. Заполните форму 18 строго по образцу, соблюдая порядок строк и формат дат.
3. Проведите внутреннюю сверку, подпишите документ уполномоченными лицами.
4. Сдайте карточку в установленный срок любым удобным способом.
5. Сохраните копию с отметкой о приёме для внутреннего архива.

При возникновении вопросов рекомендуется обращаться по указанным выше контактам. Удачной подготовки и безошибочной сдачи карточки!