Кадровый документооборот в 2026 году по-прежнему опирается на три «кита»: трудовую книжку, диплом об образовании и военный билет. Ни одно официальное трудоустройство не обходится без них. Ниже — разбор каждого документа, их электронных аналогов, сроков, штрафов и практических советов от экспертов.

Трудовая книжка: бумажная vs электронная

Бумажный вариант

• Обязательна к предъявлению: ст. 65 ТК РФ требует либо трудовую книжку, либо выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) при первом трудоустройстве или переходе на новое место.
• Дубликат: при утрате оформляется по правилам Постановления Минтруда № 69 от ; срок изготовления — до 3 рабочих дней.
• Штрафы: отсутствие записей или неоформленный дубликат — от 1 000 до 5 000 ₽ для должностных лиц и до 50 000 ₽ для организации (ст. 5.27 КоАП РФ).

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

• Актуальность: с граждане могут полностью отказаться от бумаги и вести стаж в цифре через ПФР/Соцфонд.
• Как получить выписку:
  1. Госуслуги → «Пенсионный фонд» → «Выписка из ЭТК» → PDF за 1 минуту.
  2. Личный кабинет на ПФР.рф → «Сведения о трудовой деятельности».
• Дополнительные документы к ЭТК: можно прикрепить скан диплома, свидетельства о рождении детей и военный билет для расчёта стажа и льгот.

Диплом об образовании: проверка и электронный вид

• Обязателен если должность требует специальных знаний (врач, инженер, учитель и др.).
• Форматы:
  • Бумажный диплом Госзнака РФ.
  • Электронный диплом ФИС «ФГИС «МОН» (с 2022 г., доступен на Госуслугах).
• Как проверить подлинность:
  1. На сайте https://check.gosuslugi.ru через номер и серию.
  2. Через QR-код на дипломе (при наличии).
• Срок хранения копии: не менее 75 лет после увольнения сотрудника.

Военный билет: зачем кадровику и как оцифровать

Кому обязателен

Все военнообязанные мужчины обязаны предъявить военный билет либо приписное удостоверение при приёме на работу (ст. 65 ТК РФ).

Что делают кадровики

• Копируют разделы: титульный, IV и V (сведения о призыве и учёте).
• Заносят в личную карточку формы Т-2 графы 17–18.
• Если трудовая книжка не содержит записи о службе, сканируют билет и прикладывают к ЭТК для подтверждения стажа.

Электронизация военного билета

С 1 июля 2022 г. военный билет можно перевести в электронный вид в личном кабинете Госуслуг. Это не отменяет обязанности иметь оригинал при трудоустройстве, но упрощает:

• получение льгот;
• взаимодействие с МФЦ;
• сверку данных в ПФР/Соцфонде.

Общий чек-лист документов при трудоустройстве в 2026 году

Как быстро собрать пакет: пошаговый алгоритм

1. За 1–2 дня до выхода на работу скачайте выписку из ЭТК на Госуслугах.
2. Проверьте диплом: при необходимости закажите дубликат через вуз или колледж.
3. Военнообязанным: сделайте ксерокопии 1-й, 4-й и 5-й страниц военного билета (категория, призыв, учёт).
4. Сфотографируйте все документы в хорошем качестве и сохраните в защищённой папке на телефоне/облаке.
5. Сверьте ИНН и СНИЛС — они должны быть актуальны (проверьте в личном кабинете налогоплательщика).

Адреса и контакты для справок

• Госуслуги: gosuslugi.ru, бесплатный call-центр ###-###-####.
• Пенсионный фонд РФ / Социальный фонд: ###-###-####.
• Министерство обороны РФ — горячая линия: ###-###-####.
• ФГИС МОН (проверка дипломов): edu.gov.ru.
• Роструд — вопросы по ТК: ###-###-#### (звонок бесплатный).

Актуально на . Данные обновляются ежеквартально по мере изменений законодательства.