С 1 ноября 2024 г. в России действует электронный воинский учет, а до 31 декабря 2026 г. все работодатели обязаны перевести кадровые документы в цифровой формат. Ключевым элементом системы являются личные дела военнообязанных и призывников, хранящиеся в военкоматах. Ниже вы найдёте актуальную памятку: какие документы формируют дело, где и как они хранятся, кто отвечает за их учет и куда обращаться при возникновении вопросов.

Что входит в понятие «личное дело» в военкомате

Личное дело призывника/военнообязанного — это совокупность документов, отражающих:

• личные данные гражданина (Ф.И.О., дата рождения, адрес регистрации);
• сведения о воинском учете (категория запаса, ВУС, освобождения/отсрочки);
• медицинские заключения;
• образование и военная подготовка;
• переписка с работодателями и кадровыми службами.

Основные документы, формирующие дело

1. Карточка формы 10 «Сведения о воинском учете», заполняется работодателем при приёме/увольнении военнообязанного и передаётся в военкомат в течение 5 рабочих дней.
2. Личная карточка военнообязанного (форма 25), ведётся в кадровой службе организации и дублируется в электронном реестре.
3. Военный билет (или приписное свидетельство) — хранится у гражданина, но сканируется и заносится в дело.
4. Медицинские справки (о состоянии здоровья, обследованиях).
5. Дополнительные документы:
   • сертификаты/удостоверения о спортивных разрядах;
   • дипломы о военной/туристической подготовке;
   • копии приказов о бронировании.

Где и как хранятся личные дела

Военкоматы по месту жительства

• Хранят бумажные оригиналы дел призывников и военнообязанных.
• Ведут электронные реестры через ГИС «Воинский учет».
• Разделы архива:
  1. офицеры запаса;
  2. солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.

ЦАМО (Центральный архив Минобороны)

Хранит только дела офицеров. Доступ предоставляется через многофункциональные центры (МФЦ) или онлайн-запрос на портале Госуслуги.

Организации-работодатели

• Внутренняя картотека личных карточек (форма 10).
• Журнал учета личных карточек — пронумерован, ведётся постоянно, проверяется инспекциями.
• Электронные копии всех документов хранятся не менее 75 лет после увольнения сотрудника.

Ответственность и порядок действий работодателя

Алгоритм действий при изменении сведений

1. В течение 5 дней с момента изменения образования, здоровья, места пребывания работника кадровик:
   • вносит изменения в карточку формы 10;
   • оформляет листок сообщения об изменениях;
   • под роспись выдаёт его сотруднику и заносит в журнал учета листков сообщений.
2. Не позднее 5 рабочих дней направляет обновлённые сведения в военкомат по почте лично или через ГИС «Воинский учет».
3. Ежегодно до 31 декабря предоставляет:
   • Карточку учета организации (форма 18);
   • Отчёт о численности граждан, пребывающих в запасе.

Штрафы за нарушения

Контакты для обращений

Единый федеральный номер горячей линии Минобороны РФ

###-###-#### (звонок бесплатный по РФ)
Часы работы: Пн–Пт 08:00–17:00 (мск)

Госуслуги

gosuslugi.ru → раздел «Воинский учет» → «Получить выписку из личного дела».
Позволяет заказать электронную выписку или записаться на приём к военному комиссару онлайн.

Поиск ближайшего военкомата

• Сайт Минобороны: mil.ru → «Военные комиссариаты»;
• Яндекс.Карты: введите запрос «военный комиссариат + ваш город».

МФЦ (Мои документы)

В каждом МФЦ есть окно «Воинский учет». Подать запрос на получение копии личного дела можно без предварительной записи.

Справки по электронному воинскому учету для бухгалтеров и кадровиков

1С-ИТС: its;1c.ru → поиск «воинский учет» — актуальные формы, журналы, чек-листы.
Горячая линия 1С: ###-###-#### (доб. 1, круглосуточно).

Почтовые и электронные адреса ЦАМО

• ЦАМО Минобороны РФ: 141130, Московская обл., г. Подольск, ул. Кирова, 74а.
• Электронная приёмная: camo@mil.ru.

1. Сформировать план мероприятий по воинскому учету до 31 января.
2. Назначить ответственного кадровика и закрепить приказом.
3. Создать и вести журнал учета личных карточек (форма 10).
4. Ежегодно до 31 декабря сдавать форму 18 и отчёт о численности.
5. Обновлять сведения в течение 5 дней после изменений.
6. Хранить электронные копий документов ≥75 лет.

Соблюдая этот порядок, вы исключите штрафы и упростите взаимодействие с военкоматом.