Воинский учет – обязательная часть кадровой и бухгалтерской работы любой организации, в которой есть военнообязанные граждане. От правильности ведения учёта зависят не только штрафы и репутационные риски, но и возможность своевременно получать информацию о призыве, бронировании и иных военных обязанностях работников.

Кто отвечает за воинский учёт?

• Руководитель организации – несёт юридическую ответственность за своевременное предоставление сведений в военкомат.
• Главный бухгалтер / финансовый директор – организует сбор и передачу данных, контролирует сроки и правильность оформления документов.
• Специалист по кадрам (HR‑менеджер) – ведёт личные карточки сотрудников, фиксирует изменения (перемещение, увольнение, изменение семейного положения).
• Ответственный за электронный реестр – при наличии электронного обмена (Госуслуги, Контур;Экстерн) отвечает за загрузку и актуализацию данных.

Основные документы и формы

1. Форма 10 – Личная карточка военнообязанного (бумажный и/или электронный вариант).
2. Форма 18 – Карточка учёта в организации (используется при работе с более чем 2000 работников).
3. Приложения 6, 7 и 2 к Положению 719 – сведения о приёме, увольнении и изменениях в данных.
4. Журнал разъяснения обязанностей (подпись работника).
5. Отчёт о численности работников (форма, указанная в инструкциях регионального военкомата).

Пошаговый план ведения воинского учёта

1. Сбор исходных данных.
   Приём на работу – запросить у соискателя копию паспорта, воинского билета (или справки о снятии с учёта), сведения о месте жительства и категории (запас, срочная служба, отсрочка).
2. Заполнение карточки (форма 10).
   Внести ФИО, дату рождения, воинское звание, категорию, номер военного билета, дату призыва, сведения о семейном положении.
3. Передача сведений в военкомат.
   Оформить приложение 2 к Положению 719 и отправить в военкомат по месту регистрации работника. При наличии электронного реестра – загрузить данные через Госуслуги или Контур.Экстерн.
4. Хранение карточек.
   Бумажные карточки помещаются в специализированную картотеку; электронные – в базе HR‑системы (1С:ЗУП, SAP HR и др.).
5. Своевременное обновление данных.
   При изменении места жительства, семейного положения, перевода в другой отдел, увольнения – вносить коррективы в карточку и отправлять приложение 6/7 в военкомат в течение 5 дней.
6. Годовая сверка.
   В начале каждого года проводить сверку реестра с данными военкомата (получаем выписку из реестра военкомата, сравниваем). При расхождениях – немедленно корректировать.
7. Отчётность.
   • Квартальная – список работников, находящихся в запасе, с регистрационными номерами.
   • Годовая – полная статистика по численности, категориям, отработанным дням и т.д. Сдаётся в бумажном и электронном виде.

Сроки и штрафы

• Постановка на учёт – не позднее 3 дней после приёма на работу.
• Уведомление о увольнении – в течение 5 дней после даты увольнения.
• Годовая сверка – до 31 марта текущего года.
• Штрафы за нарушение:
  • Несвоевременная постановка – от 10 000 руб.
  • Отсутствие отчётности – от 15 000 руб.
  • Неправильные сведения – до 30 000 руб. за каждый случай.

Электронный реестр и автоматизация

С 2025 года большинство регионов перешли на электронный обмен данными. Основные преимущества:

• Сокращение времени передачи (мгновенно через портал Госуслуг).
• Автоматическое формирование приложений 6/7 при изменении данных в HR‑системе.
• Уведомления о получении повестки в личном кабинете сотрудника.
• Возможность «бронирования» (отложенного призыва) через электронный запрос.

Для интеграции используйте готовые модули в 1С:ЗУП, SAP HR, Microsoft Dynamics 365 или специализированные сервисы Контур.Экстерн, ЭДО‑Платформа.

Как реагировать на повестку?

1. Получить копию повестки (бумажную или электронную) от военкомата.
2. Сформировать служебную записку и направить её руководителю.
3. Оформить журнал разъяснения (подпись работника о получении информации о воинской обязанности).
4. При необходимости оформить «бронирование» – подать заявку в военкомат через электронный кабинет.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по ведению воинского учёта, используйте следующие контактные данные:

• Государственная военная служба (военкомат) г. Москва
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  Email: moscow_vc@mil.ru
  Адрес: ул. Тверская, д. 6, Москва, 119021
• Региональный центр электронного учета (Госуслуги)
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑68
  Email: evo@gosuslugi.ru
  Сайт: gosuslugi.ru
• Техническая поддержка 1С:ЗУП (модуль «Воинский учёт»)

  Тел.: +7 (495) -11‑22‑33
  Email: support@1c.ru

• Консультационный центр «Контур.Экстерн»
  Тел.: +7 (495) -23‑00‑00
  Email: help@kontur.ru

Чек‑лист для руководителя

Ведение воинского учёта – процесс, требующий системного подхода и чёткой дисциплины. При правильной организации работы (автоматизация, чёткие сроки, ответственные лица) организации избегают штрафов, сохраняют репутацию надёжного работодателя и помогают военнообязанным сотрудникам выполнять свои гражданские и воинские обязанности без конфликтов.

Если вы только начинаете формировать систему учёта, рекомендуется:

• Сформировать внутренний регламент (по образцу Положения 719).
• Назначить ответственного без совмещения (при численности >2000 – два ответственных).
• Обучить HR‑персонал работе с формами и электронными порталами.
• Регулярно проводить внутренние аудиты (раз в полгода).

Соблюдая эти рекомендации, вы сможете обеспечить полное соответствие законодательству РФ и минимизировать риски, связанные с воинским учётом;