Ведение воинского учёта – одна из обязательных функций работодателя, установленная Трудовым кодексом РФ и приказами Министерства обороны. С 2024 года в правилах появились новые сроки, формы и требования к электронному документообороту. Данная статья поможет кадровикам и бухгалтериям правильно оформить приём на работу, вести учёт и сдавать отчётность в военкомат.

Правовая база

• ТК РФ, ст. 65, п. 1‑4 – обязанность работодателя проверять наличие документов воинского учёта у военнообязанного.
• Приказ Минобороны РФ от  № 123‑р – новые формы (10‑к, 18‑к) и сроки передачи сведений в военкомат.
• Постановление Прокуратуры РФ от  № 13798/08 – уточнение обязанностей ИП.
• Налоговый кодекс Республики Казахстан (2026) – особенности учёта для компаний, работающих в КЗ.

Самое главное помнить, что

Воинский учёт – это не просто бумажка, а обязательный элемент кадрового документооборота. Если сведения о работнике не будут переданы в военкомат в установленный срок, на компанию могут наложить административный штраф (от 5 000 до 30 000 руб.) и приостановить выдачу лицензий.

Очень важно

Обеспечить проверку подлинности всех документов воинского учёта при приёме на работу и вести единую электронную картотеку (в 1С, Контурах, Учет.кз и т.п.). При изменении личных данных сотрудника (смена ФИО, места жительства, семейного статуса) необходимо незамедлительно уведомить военкомат (не позже 5 дней).

Пошаговый порядок действий при трудоустройстве

1. Сбор документов от соискателя
   • паспорт (раздел «паспортные данные»);
   • СНИЛС;
   • трудовая книжка (или выписка из реестра трудовой деятельности);
   • документы воинского учёта:
     • военный билет (для призывников и военнослужащих);
     • выписка из Реестра воинского учёта (для граждан, у которых билета нет);
     • при отсутствии любого из документов – требовать его в течение 5 дней.
2. Проверка подлинности – сравнить данные с базой военкомата (через Е‑Госуслуги или специализированный модуль в 1С).
3. Издание приказа об организации воинского учёта (шаблон приказа – приложение А). Приказ подписывается директором и утверждается в комиссии по воинскому учёту.
4. Заполнение карточки военнообязанного (форма 10‑к) – вносится в электронный реестр организации.
5. Передача сведений в военкомат
   • Срок – не позднее 5 дней с даты подписания приказа о приёме.
   • Форма – приложение 10‑к (бумажный вариант) или электронный файл через Личный кабинет военкомата.
6. Отражение в кадровой документации – в трудовом договоре указывается «воинский учёт» в разделе «Особые условия», в личном деле сотрудника – копия карточки и подтверждающих документов.

Необходимые формы и их заполнение

Сроки и виды отчётности

• Приём/увольнение – в течение 5 дней.
• Перемещение (смена места работы, переезд организации) – в течение 5 дней с момента изменения.
• Годовой отчёт – до 31 марта года, следующего за отчётным.
• Сверка – два раза в год (январь и июль). При отклонениях составляется акт и направляется в военкомат.

Снятие с воинского учёта

Сотрудник может быть снят с учёта в следующих случаях:

1. Достижение предельного возраста (27 лет для мужчин, 55 лет для женщин, если не призывные категории).
2. Получение статуса «постоянный инвалид» первой группы.
3. Уход в запас (по решению комиссара);
4. Установление, что лицо не подлежит призыву (например, пенсионер, студент очной формы обучения).

Для снятия необходимо подать в военкомат заявление по форме 19‑к и приложить приказ о увольнении/переводе/изменении статуса. Срок подачи – не позднее 10 дней после события.

Особенности учёта для разных категорий работников

• Женщины с военной специальностью – подлежат учёту на тех же условиях, что и мужчины.
• Пенсионеры – если они не находятся в резерве и их возраст превышает предельный, учёт не требуется.
• Индивидуальные предприниматели (ИП) – обязаны запрашивать у наёмных работников документы воинского учёта и передавать сведения в военкомат, несмотря на постановление 2009 года (практика требует соблюдения ТК).
• Сотрудники, работающие в Республике Казахстан – при открытии расчётного счёта в казахстанском банке и постановке на учёт плательщика НДС необходимо согласовать регистрацию в военкомате РФ по месту фактического пребывания.

Как проводить сверку с военкоматом

1. Экспортировать из 1С (или другой СКУ) список сотрудников с отметкой «Воинский учёт».
2. Сравнить с данными, полученными из личного кабинета военкомата (файл .xls).
3. Сформировать акт сверки (шаблон – приложение В). В случае расхождений:
   • Уточнить у сотрудника недостающие документы;
   • Отправить уточнённые сведения в военкомат в течение 5 дней;
   • Обновить карточку в системе.
4. Подписать акт руководителем и комиссаром военкомата.

Примерный план работы на 2026 год

1. Январь‑февраль – подготовка приказа об организации учёта, обучение персонала.
2. Март‑апрель – первая половина года: передача сведений о новых сотрудниках, сдача годового отчёта за 2025 год.
3. Июль‑август – вторая половина года: сверка с военкоматом, корректировка данных.
4. Сентябрь‑октябрь – подготовка к сдаче отчётности за 2026 год (план‑приложения, формы 10‑к, 18‑к).
5. Ноябрь‑декабрь – проверка соответствия, подготовка к аудиту, обновление инструкций;

Список контактов для обращений

Ведение воинского учёта – это сложный, но полностью автоматизируемый процесс. При правильной организации документооборота, своевременной передаче сведений и регулярных сверках с военкоматом можно избежать штрафов и обеспечить законность трудовых отношений.

Помните: своевременное и корректное оформление воинского учёта защищает как интересы государства, так и репутацию вашей организации.