Ведение правильного и своевременного учета граждан, подлежащих воинскому учёту, является обязательным требованием для всех организаций, имеющих работников‑военнообязанных. Ошибки при заполнении форм Форма 10 (карточка гражданина) и Форма 18 (карточка организации) могут привести к штрафам, административным взысканиям и задержкам в работе кадровой службы.

Содержание статьи

1. Что такое учетные карточки?
2. Форма 10 – карточка гражданина
3. Форма 18 – карточка организации
4. Электронный и бумажный варианты
5. Порядок ведения и хранения карточек
6. Контакты для обращений

Что такое учетные карточки?

Учетные карточки – это официальные документы, фиксирующие сведения о гражданах, находящихся на воинском учёте, а также о юридических лицах, обязанных вести такой учёт. Они делятся на две группы:

• Карточка гражданина (Форма 10) – заполняется для каждого работника‑военнообязанного.
• Карточка организации (Форма 18) – заполняется единожды при регистрации организации и обновляется ежегодно.

Все данные в карточках берутся из официальных документов (паспорт, военный билет или его заменитель, приказ о приёме/переводе/увольнении и пр.).

Самое главное помнить, что

Карточка считается корректной только после подписи ответственного лица и заверения сведений в графе «Сверка с военным комиссариатом». Без этой отметки документ считается незавершённым и не может быть передан в военкомат.

Форма 10 – карточка гражданина

Структура формы

Форма 10 состоит из четырёх основных разделов:

1. Раздел I – Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, пол, паспортные данные.
2. Раздел II – Сведения о воинском учёте: номер и дата выдачи военного билета (или заменяющего документа), данные водительского удостоверения (при наличии).
3. Раздел III – Приём, перевод, увольнение: номер и дата приказа, должность, подразделение.
4. Раздел IV – Сверка с военным комиссариатом: дата сверки, подпись, инициалы ответственного лица.

Пошаговое заполнение (бумажный вариант)

• Шаг 1. Подготовка данных. Возьмите паспорт, военный билет (или справку‑заменитель) и приказ о приёме.
• Шаг 2. Заполнение раздела I. Пишете данные печатными буквами, без сокращений. Дату рождения указываете в формате ДД.ММ.ГГГГ.
• Шаг 3. Заполнение раздела II. Указываете номер и дату выдачи военного билета, а также, если есть, данные водительского удостоверения (серия, номер, дата выдачи).
• Шаг 4. Заполнение раздела III. Вносите номер и дату приказа, должность, подразделение.
• Шаг 5. Сверка с документами воинского учёта. После внутренней проверки (примерно 1 рабочий день) простым карандашом ставьте дату сверки, подпись, инициалы ответственного лица.
• Шаг 6. Сверка с военным комиссариатом. После отправки сведений в военкомат (обычно в течение 5 рабочих дней) получаете отметку от сотрудника военкомата – ставится дата, подпись и печать.
• Шаг 7. Хранение. Карточка помещается в картотеку организации в алфавитном порядке (по фамилии). При увольнении – делается отметка о снятии с учёта.

Электронный вариант в 1С:ЗУП 8.3

Для автоматизации процесса в 1С необходимо:

1. Ввести все персональные данные сотрудника в справочник Кадры → Сотрудники.
2. Создать и провести документы «Сверка с документами воинского учёта» и «Сверка с военным комиссариатом» (раздел Кадры → Сверка карточек воинского учёта).
3. После проведения этих документов система автоматически заполняет графы сверки на лицевой стороне Форма 10.
4. При необходимости распечатать готовую карточку (кнопка «Печать формы 10») и подписать её в оригинале.

Часто допускаемые ошибки

• Заполнение сокращениями (например, «г. Москва» вместо «Москва»).
• Отсутствие подписи ответственного лица в графе «Сверка с документами воинского учёта».
• Необновлённые данные после перевода/переподчинения.
• Запись даты карандашом в чернильной записи (правильно – карандашом только дата сверки, подпись – чернилами).

Что делать, если обнаружена ошибка

Необходимо составить акт корректировки, указать правильные данные, подписать акт обеими сторонами (работник и ответственный за учёт) и ввести исправления в 1С. После этого повторно провести сверку с военным комиссариатом.

Форма 18 – карточка организации

Краткое содержание формы

Форма 18 фиксирует сведения о юридическом лице, которое обязано вести воинский учёт. В ней указываются:

• Наименование организации, ИНН, ОГРН.
• Адрес, телефон, контактное лицо.
• Дата постановки на учёт (при регистрации) и дата последней ежегодной сверки.
• Отметка о снятии с учёта (при ликвидации).

Порядок заполнения и сдачи

1. Заполните форму в двух экземплярах (один – в картотеку организации, второй – в военкомат).
2. Подпишите документ руководителем организации и ответственным за воинский учёт.
3. Отправьте в военкомат в течение 10 рабочих дней после регистрации организации.
4. Ежегодно (до 31 декабря) отправляйте обновлённую форму 18 с отметкой о проведённой сверке.

Электронный вариант

Во многих регионах допускается загрузка формы 18 в электронный портал военкомата. При этом требуется:

• Сканировать подписанный оригинал в формате PDF (размер не более 2 МБ).
• Заполнить электронную форму в личном кабинете организации.
• Подтвердить отправку электронной подписью (если требуется).

Сводка «Самое главное помнить, что» для формы 18

Без подписи руководителя и ответственного за воинский учёт форма 18 считается неполной, а отсутствие ежегодной сверки может привести к штрафу в размере до 30 000 рублей.

Электронный и бумажный варианты

С 8 января 2023 года новые правила позволяют вести карточки в двух формах:

Для большинства компаний рекомендуется вести двойной учёт: хранить бумажный оригинал в архиве и синхронно вести электронную версию в 1С.

Порядок ведения и хранения личных карточек

• Алфавитный порядок. Карточки размещаются в отдельной картотеке по фамилии сотрудника.
• Группировка по подразделениям. В больших организациях создают отдельные секции (например, «Отдел продаж», «Технический отдел»).
• Контроль доступа. Доступ к картотеке имеют только руководитель отдела кадров и ответственный за воинский учёт.
• Регулярная проверка. Минимум раз в полугодие проводится внутренний аудит – проверяются подписи, даты сверки и соответствие данных в 1С.
• Уничтожение. При увольнении сотрудника карточка хранится в архиве до 5 лет, после чего уничтожается (перетиранием) в присутствии свидетеля.

Очень важно

Своевременно фиксировать любые изменения (перевод, изменение фамилии, получение/замена военного билета). Откладывание этих действий приводит к расхождениям, которые проверяющие органы фиксируют как нарушения.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по заполнению или сдаче учетных карточек, используйте один из нижеперечисленных каналов.

• Военный комиссариат г. Москва
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  • E‑mail: voenkomat@mvd.ru
  • Адрес: ул. Тверская, д. 7, офис 3
• Региональный центр кадровой поддержки (РЦКП)
  • Телефон: +7 (495) -23‑98‑00
  • E‑mail: support@rckp.ru
  • Сайт: rckp.ru
• Консультационный центр «Гарант.ру» – раздел «Воинский учёт»
  • Телефон горячей линии: +7 (495) -23‑12‑34
  • Форма обратной связи: garant.ru/voenkomat
• Техническая поддержка 1С:ЗУП
  • Телефон: +7 (495) -23‑45‑00
  • E‑mail: support@1c.ru
  • База знаний: its.1c.ru

Все обращения рекомендуется оформлять в письменной форме (электронное письмо или заявка в онлайн‑портале) и сохранять копию для собственного контроля.

Корректное и своевременное заполнение карточек Форма 10 и Форма 18 – залог бесперебойной работы кадровой службы и отсутствие штрафных санкций. Следуйте инструкциям, проверяйте данные дважды, фиксируйте даты сверки и подписи, а в случае сомнений обращайтесь к указанным контактам.

Помните: правильный учёт – это безопасность и законность для вашей организации.