Учётно‑послужная карточка (УПК) – это основной документ, фиксирующий сведения о гражданах,
поставленных на воинский учёт, а также о их служебных событиях (приём, перевод, увольнение,
отпуск, статус «военнослужащий» и т․д․)․ Правильное оформление и хранение УПК является
обязанностью работодателя и гарантирует соблюдение требований законодательства

о воинском учёте․

Что такое учётно‑послужная карточка?

УПК – документ, который формируется в соответствии с формой 10 (для граждан‑военнообязанных)
или формой 18 (для организации‑работодателя); В ней содержатся:

• персональные данные гражданина (ФИО, дата и место рождения, пол, гражданство);
• данные о воинском билете или справке военкомата;
• информация о водительском удостоверении, если оно требуется для службы;
• история прохождения военной службы (приём, перевод, увольнение, отставка, временные отрывы);
• реквизиты документов, которыми подтверждается каждый статусный факт (приказ, справка, уведомление)․

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок ведения УПК:

1. Федеральный закон от № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
2. Приказ Минобороны РФ от № 123н «Об организации учёта военнообязанных в организациях»;
3. Приказ Минтруда РФ от № 66н «О порядке заполнения и хранения карточек по форме 10 и 18»;
4. КонсультантПлюс: «ПОРЯДОК ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ЛИЧНЫХ КАРТОЧЕК ГРАЖДАН, ПОСТАВЛЕННЫХ НА ВОИНСКИЙ УЧЕТ»․

Кто обязан вести учётную карточку?

Обязанность ведения УПК возлагается на:

• Работодателя (юр․ лицо, ИП, государственное учреждение) – на всех сотрудников призывного возраста (18‑27 лет) и на военнообязанных, находящихся в запасе;
• Военный комиссариат – принимает карточки, контролирует их актуальность и формирует общероссийскую статистику;
• Самих военнообязанных – обязаны своевременно предоставлять работодателю необходимые документы (военный билет, справка, копию водительского удостоверения и т․д․)․

Порядок оформления карточки

Сбор исходных документов

Для заполнения формы 10 требуется:

• Военный билет (или справка военкомата вместо билета);
• Паспорт гражданина РФ;
• СНИЛС (для идентификации в государственных реестрах);
• Документ, подтверждающий наличие водительского удостоверения (если требуется);
• Трудовой договор и приказ о приёме на работу․

Заполнение формы 10 (карточка гражданина)

1. Указать данные из паспорта и военного билета;
2. Записать дату и номер приказа работодателя о приёме, переводе или увольнении военнообязанного;
3. Отметить сведения о водительском удостоверении (серия, номер, дата выдачи);
4. Подписать карточку: ответственный за воинский учёт (начальник отдела кадров) и сам военнообязанный;
5. Сделать копию и направить её в военкомат в течение 5 рабочих дней․

Оформление формы 18 (карточка учёта организации)

Эта форма заполняется единожды в год и содержит сведения о работодателе и о количестве военнообязанных в штате․ В ней указываются:

• ИНН, ОГРН организации;
• Контактные данные (адрес, телефон, e‑mail);
• Общее число работников, подпадающих под воинский учёт;
• Список всех карточек формы 10, находящихся в организации․

Хранение и учёт карточек в организации

Для надёжного контроля рекомендуется соблюдать следующую схему:

• Создать закрытый шкаф (замок с ограниченным доступом) в отделе кадров;
• Оформить картотеку с четырьмя разделами:
• Раздел 1 – личные карточки офицеров запаса;
• Раздел 2 – личные карточки солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса;
• Раздел 3 – личные карточки военнообязанных женского пола;
• Раздел 4 – личные карточки призывников․
• Вести журнал учёта карточек (пример – в Excel или в бумажном виде)․ В журнале фиксируются:
• ФИО военнообязанного;
• Номер карточки (формы 10);
• Дата приёма/перевода/увольнения;
• Ответственное лицо․
• Проводить периодическую проверку (не реже чем раз в квартал) на соответствие фактического наличия карточек и записей в журнале․

Обновление и контроль

Карточка должна быть актуализирована в следующих случаях:

• Изменение фамилии, имени, отчества;
• Получение/смена водительского удостоверения;
• Перевод на другую должность, в другое подразделение;
• Увольнение, перевод в запас, окончание службы․

После любого изменения работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить в военкомат обновленный приказ и копию карточки․

Ответственность и штрафы

Нарушения в ведении учётных карточек влекут за собой административную ответственность:

• Штраф для работодателя – от 10 000 до 30 000 рублей (ст․ 5․27 КоАП РФ);
• Штраф для ответственного лица – от 5 000 до 15 000 рублей;
• Возможность приостановления деятельности организации до приведения учёта в порядок․

Самое главное помнить, что

• УПК – документ, который обязан вести каждый работодатель, а не только военкомат․
• Срок подачи обновлённой карточки в военкомат – не более 5 рабочих дней после изменения․
• Хранить карточки следует в запираемом шкафу и вести журнал учёта․
• Нарушения в учёте могут привести к серьёзным штрафам и проверкам со стороны контролирующих органов․

Очень важно

Регулярно проверяйте актуальность форм 10 и 18, а также соблюдайте порядок хранения в картотеке․
В случае сомнений – обращайтесь к специалисту по кадрам или в отдел юридической службы․

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по оформлению, хранению или передаче учётно‑послужных карточек, вы можете воспользоваться следующими контактами:

• Военный комиссариат города (регион) «Центр»
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  E‑mail: info@voenkomat-city․ru
  Часы работы: Пн‑Пт 9:00‑18:00, обед 13:00‑14:00․
• Горячая линия по вопросам воинского учёта
  Телефон: +7 (495) -23‑00‑00 (круглосуточно)․
  Возможность задать вопрос онлайн через чат на сайте․
• Отдел кадров вашей организации
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑68
  E‑mail: kadr@company․ru
  Ответственный: Иванов Сергей Петрович, руководитель отдела кадров․
• Юридический отдел (консультация по штрафам и нормативам)
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑69
  E‑mail: legal@company․ru
• Служба поддержки «Клерк․Консультации» (платформа для автоматизированных запросов)
  Сайт: https://klerk-consult․ru
  Телефон поддержки: +7 (495) -23‑50‑00․

Ведение учётно‑послужной карточки – это не просто бюрократическая формальность, а важный элемент
системы национальной обороны․ Соблюдая порядок оформления, своевременно обновляя сведения и
храня карточки в соответствии с требованиями законодательства, работодатели защищают себя от
штрафов и способствуют надёжному взаимодействию с военкоматами․ При возникновении вопросов
не откладывайте – используйте приведённые выше контакты и получайте профессиональную поддержку․

Дата публикации: