Начиная с 2026 года обязанность по электронной передаче сведений о военнообязанных работниках стала общей для всех работодателей, включая ИП, ООО, АО, унитарные предприятия и даже образовательные организации. Главный вопрос, который возникает у кадровика: «В какой именно военкомат подавать документы?». Ниже — подробная инструкция, сроки, контакты и образцы.

Ключевое правило: «по месту жительства/пребывания работника»

Статья 65 ТК РФ и пункт 32 Положения о воинском учёте (утв. Постановлением Правительства № 719) прямо указывают: работодатель обязан сообщать в военкомат по адресу регистрации (прописке) или фактическому месту пребывания конкретного гражданина.

• Постоянная регистрация — приоритетный адрес.
• Временная регистрация/место пребывания используется, если гражданин официально зарегистрирован по другому адресу временно.
• Нет регистрации? Отправляйте в военкомат по адресу фактического нахождения сотрудника.

Как определить нужный военкомат

1. Возьмите копию паспорта сотрудника (разворот с регистрацией).
2. Проверьте адрес на сайте Реестра повесток (через Госуслуги).
3. Система автоматически подберёт военный комиссариат района/города.
4. Если сотрудник прописан в другой регион, но работает в Москве, сведения всё равно направляются в войсковой часть по его прописке.

Исключения и особые случаи

Пошаговая схема отправки сведений в 2026 году

1. Шаг 1. Авторизация в Реестре повесток

   • Перейдите на gosuslugi.ru → «Организации» → «Реестр повесток».
   • Войдите через ЭЦП или квалифицированную электронную подпись руководителя.
   • Если у компании ещё нет доступа, оформите его за 1 рабочий день (онлайн-заявка).

2. Шаг 2. Загрузка файла-CSV

   • Скачайте шаблон CSV (кнопка «Шаблон»).
   • Заполните строки: ФИО, дата рождения, адрес регистрации, вид изменения (принят/уволен), дата приказа.
   • Проверьте кодировку UTF-8 и разделитель «;».

3. Шаг 3. Выбор военного комиссариата

   • В выпадающем списке выберите нужный военкомат (автоматически подтягивается по адресу регистрации).
   • Если список пуст, обновите адрес в профиле сотрудника.

4. Шаг 4. Подписание и отправка

   • Вложите ЭЦП-подпись руководителя или уполномоченного лица.
   • Нажмите «Отправить».
   • Статус отображается в личном кабинете: «Принято», «Ошибки», «Требует уточнения».

Сроки подачи уведомлений (2026)

• О приёме на работу — не позднее 5 рабочих дней с даты приказа о приёме.
• Об увольнении, не позднее 5 рабочих дней с даты приказа об увольнении.
• Годовая форма 18 (карточка учёта организации) — до 1 апреля следующего года.
• По запросу военкомата — 14 календарных дней с даты получения запроса.

Важно: при просрочке — штраф 500–5 000 ₽ на должностное лицо, 50 000–200 000 ₽ на организацию (ст. 21.13 КоАП РФ).

Куда звонить и писать: контакты военкоматов

• Москва и МО
  • Центральный военный комиссариат г. Москвы: +7 (495) -94-00-70, e-mail: cvmo@voenkomat.mos.ru
  • Городской военкомат г. Балашиха: +7 (495) -21-33-22, balashiha@voenkomat.mos.ru
• Санкт-Петербург
  • Северо-Западный военный комиссариат: +7 (812) -40-55-33, nw@voenkomat.spb.ru
• Регионы
  • Федеральная линия поддержки Реестра повесток: ###-###-#### (круглосуточно).
  • Онлайн-чат в личном кабинете Реестра повесток (иконка «?»).

Проверьте себя: чек-лист кадровика

• ✅ Есть ли у компании приказ о назначении ответственного за воинский учёт?
• ✅ Записаны ли ФИО и телефоны руководителя + ответственного в Реестре?
• ✅ Проверены ли адреса регистраций всех сотрудников-мужчин 18–65 лет?
• ✅ Сформирован ли CSV-файл без ошибок (кодировка UTF-8)?
• ✅ Подана ли форма 18 за 2025 год до ?
• ✅ Нет ли просроченных уведомлений «О приёме / увольнении»?

Примеры запросов в военкомат

Пример письма в бумажном варианте (если нет доступа к Реестру)

Военный комиссариат Ленинского района г. Иваново
ул. Лежневская, 10, 153000

От ООО «ПромТех»
ИНН 3702123456, ОГРН 1163700012345

Заявление
о приёте на работу военнообязанного

Просим сообщить, что принят на работу
Иванов Иван Иванович, г.р.,
паспорт 4506 123456, выдан , 
зарегистрирован: г. Иваново, ул. Лежневская, 15, кв. 25,
включён в запас, военный билет серия АВ № 1234567.

Приложения:
Копия приказа о приёме
Копия военного билета
Копия паспорта (разворот с регистрацией)

Подпись _________/директор/

Где получить помощь прямо сейчас

• Бесплатный вебинар «Электронный воинский учёт 2026» — каждую среду в 12:00 на сайте mainbuch.ru.
• Горячая линия Системы Главбух: +7 (495) -85-01-13, с 9:00 до 18:00 МСК.
• Телеграм-канал «Воинский учёт для кадровика»: t.me/voenuchet26.