Ведение воинского учёта – одна из обязательных составляющих кадрового делопроизводства любой организации. Неправильный подход к оформлению и хранению военных билетов может привести к штрафам, проверкам трудовой инспекции и даже к административной ответственности работодателя.
Содержание статьи
- Кто подлежит воинскому учёту
- Обязанности работодателя
- Какие документы нужны
- Пошаговый процесс оформления
- Контроль и сдача отчётов
- Контакты для обращений
Кто подлежит воинскому учёту
Согласно действующему законодательству (Приказ Минобороны РФ № 700 от , форма 10), воинскому учёту подлежат:
- Граждане России мужского пола, достигшие 18 лет и не достигшие предельного возраста призыва (27 лет, но могут быть исключения);
- Студенты и учащиеся очных форм обучения, отложившие призыв до окончания учебы;
- Работники, получившие отсрочку по состоянию здоровья, семейным обстоятельствам, профессиональной подготовке и т.п.;
- Военнослужащие, находящиеся в запасе, а также резервисты.
Самое главное помнить, что наличие отметки о воинском статусе (стр. 13 паспорта) обязано проверяться при приёме на работу.
Обязанности работодателя
Работодатель обязан:
- Проверять наличие военного билета (или временного удостоверения, справки) у всех новых сотрудников‑военнообязанных;
- Вести отдельную картотеку (желательно в железном шкафу) с документами воинского учёта;
- В течение двух недель после приёма или увольнения направлять сведения в военкомат по месту регистрации сотрудника;
- Проводить ежегодную сверку данных в карточке (форма 10) с документами воинского учёта;
- Своевременно предоставлять отчёты в органы контроля (Трудовая инспекция, военный комиссариат);
- Информировать сотрудника о его правах и обязанностях в рамках воинского учёта.
Какие документы нужны
Для полного и корректного учёта необходимо собрать и оформить следующие документы:
- Военный билет (оригинал) – основной документ, который хранится в отдельной папке;
- Временное удостоверение о приписке (для призывников до 25 лет);
- Справка о состоянии здоровья (если есть отсрочка по медицине);
- Копия паспорта (стр. 13 – отметка о воинском статусе);
- Заявление сотрудника о приёме/снятии с воинского учёта (по форме 10);
- Приказ организации о назначении ответственного за воинский учёт.
Пошаговый процесс ведения воинского учёта (2025‑2026 гг.)
Ниже представлена инструкция, которую может использовать любой кадровик.
- Проверка приёмного интервью
- Спросить у кандидата о наличии отметки в паспорте;
- Запросить копию военного билета (или временного удостоверения).
- Регистрация в системе
- Создать личную карточку сотрудника в электронном кадровом журнале;
- Заполнить форму 10 (приложение 22 к Инструкции Минобороны).
- Сдача документов в военкомат
- Подготовить пакет: копия паспорта, копия военного билета, заявление о приёме на учёт;
- Отправить в военкомат по месту регистрации в течение 14 дней.
- Хранение оригиналов
- Оригиналы военных билетов помещаются в отдельный металлический шкаф;
- Вести журнал доступа к этим документам (кто, когда, зачем).
- Годовая сверка
- Сравнить данные в карточке с информацией в военкомате;
- Устранить расхождения (добавить недостающие сведения, исправить ошибки).
- Отчётность
- Раз в квартал формировать отчёт «Сведения о военнообязанных» и отправлять в военкомат;
- При проверке Трудовой инспекции предоставить копии всех карточек и журнал доступа.
Контроль и последствия нарушений
Нарушения в области воинского учёта могут привести к:
- Штрафам для организации – от 5 000 до 30 000 рублей за каждый случай отсутствия военного билета в личном деле;
- Проверкам со стороны Трудовой инспекции и военного комиссариата;
- Возможному приостановлению выплаты заработной платы сотруднику, если учёт не ведётся должным образом.
Очень важно, чтобы каждый документ был оформлен без исправлений тушью, без помарок, а все подписи были заверены печатями организации и военкомата.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по ведению воинского учёта, вы можете обратиться в следующие органы и службы:
- Военный комиссариат по месту регистрации
Тел.: 8 (800) -55‑33‑22
Email: voenkomat@region.ru
Работает в будние дни с 9:00 до 18:00. - Трудовая инспекция Российской Федерации
Тел;: 8 (800) -00‑30‑40
Email: inspektor@trud.gov.ru
Приём заявлений по электронной почте и через портал Госуслуги. - Горячая линия Минобороны РФ
Тел.: 8‑800‑200‑22‑22
Email: support@mil.ru
Круглосуточно, справка о порядке подачи документов. - Консультационный центр “Кадровый помощник”
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
Email: help@kadmex.ru
Помощь в подготовке форм, проверке карточек, подготовке отчетов.
Обращение в указанные выше структуры позволит избежать типичных ошибок и своевременно решить любые спорные вопросы.
Ведение воинского учёта – это не просто формальность, а законодательно закреплённая обязанность работодателя. Соблюдая порядок оформления, своевременно отправляя сведения в военкомат и храня документы в надёжных условиях, вы защищаете свою организацию от штрафов и проверок, а также обеспечиваете права военнообязанных сотрудников.
Помните, что самое главное – это точность и своевременность всех действий, а очень важно поддерживать постоянный контакт с ответственными органами.