С 2025 года в России работодатели обязаны информировать военные комиссариаты (военкоматы) о всех изменениях, связанных с военнообязанными сотрудниками. Ниже представлена полная инструкция, основанная на действующем законодательстве и рекомендациях Министерства обороны.

Самое главное помнить, что

независимо от формы трудового договора (полный рабочий день, совместительство, сезонная работа) каждый военнообязанный, состоящий на учёте, должен быть своевременно отражён в реестре воинского учёта. Нарушение сроков приводит к административной ответственности как работодателя, так и самого сотрудника.

Ключевые события, подлежащие обязательному уведомлению

1. Приём на работу – в течение 5 дней с даты заключения трудового договора.
2. Увольнение (включая перевод в отпуск без содержания) – в течение 5 дней с даты увольнения.
3. Изменения личных данных (адрес, семейное положение, образование, состояние здоровья, паспортные данные, СНИЛС и др.) – в течение 5 дней с момента изменения.
4. Перевод на другую должность, подразделение или изменение условий труда – в течение 5 дней.
5. Смена места жительства (перемещение в другой населённый пункт) – в течение 5 дней, при этом необходимо также оформить снятие с учёта в прежнем военкомате.

Что именно нужно указывать в уведомлении

Формы и каналы передачи сведений

• Электронный способ – через портал Госуслуги или специализированный реестр воинского учёта (подразделение МВД). Требуется электронная подпись.
• Почтовый способ – заказное письмо с уведомлением о вручении (по образцу Письма Минобороны от №207/6/3665). Вложение – оригинал заполненного листа‑сообщения и копии документов сотрудника.
• Курьерская доставка – в случае срочности, с обязательным получением подписи получателя и копией квитанции, сохраняемой в личном деле работника.

Алгоритм действий работодателя

1. Выявление события (приём, увольнение, изменение данных).
2. Сбор необходимых документов:
   • Трудовой договор / приказ о приёме‑увольнении;
   • Паспорт, СНИЛС, военный билет (если есть);
   • Справка о месте жительства (выписка из паспорта);
   • Медицинская справка (при изменении состояния здоровья).
3. Заполнение листа‑сообщения (образец прилагается в приложении).
4. Выбор канала отправки (электронный, почтовый, курьер).
5. Отправка документа и получение подтверждения (ЭЦП‑подтверждение, копия уведомления о вручении, электронный акт‑приём‑передача).
6. Сохранение всех подтверждающих бумаг в личном деле сотрудника (квитанция, копия письма, акт‑приём‑передача).

Контакты для обращений и уточнений

• Головное военкоматное управление (ГВКУ) г. Москвы
  • Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  • Э‑mail: info@moscow-vk.ru
  • Адрес: ул. Тверская, 7, г. Москва, 125009
• Военкомат по г. Санкт‑Петербургу
  • Тел.: +7 (812) -23‑45‑67
  • Э‑mail: vkspb@mil.ru
  • Адрес: пр. Стачек, 23, г. Санкт‑Петербург, 197022
• Региональный центр телефонных консультаций Минобороны
  • Горячая линия: 8‑800‑200‑30‑30 (круглосуточно)
  • Сайт: mil.ru

Пример заполненного листа‑сообщения (образец)

ЛИСТ СООБЩЕНИЯ О ПРИЁМЕ НА РАБОТУ (УВОЛЬНЕНИИ, ИЗМЕНЕНИИ ДАННЫХ)

ФИО сотрудника: _________________________________
Дата рождения: __.__.____
Серия и номер паспорта: __________________________
СНИЛС: __________________________________________
Воинское звание (если имеется): ___________________
Адрес проживания (по прописке): ___________________
Адрес фактического пребывания: ____________________
Дата приёма/увольнения: __.__.____
Должность, структурное подразделение: _____________
Состояние здоровья (при изменении): _______________
Примечания: ______________________________________

Подпись работодателя: ______________________ Дата: __.__.____

Типичные ошибки и как их избежать

• Пропуск срока в 5 дней. Система автоматических напоминаний в HR‑софте помогает контролировать дедлайны.
• Отсутствие подписи получателя курьером. Требуется копия подписи получателя (скан) и оригинальная квитанция.
• Неполный набор данных. Перед отправкой проверяйте чек‑лист: ФИО, паспорт, СНИЛС, адрес, дата события.
• Отправка только в один военкомат. Если сотрудник переехал, необходимо уведомить оба: прежний (о снятии) и новый (о постановке).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять военкомат, если сотрудник работает по гражданско‑правовому договору?

Нет. Уведомлять обязаны только те, кто находится на воинском учете, независимо от формы договора. Однако если такой работник получает статус военнообязанного в результате перехода на штатную работу, уведомление становится обязательным.

Можно ли объединить несколько событий в одно письмо?

Да, если они относятся к одному сотруднику и происходят в один период (например, изменение адреса и перевод на другую должность). В листе‑сообщении указывайте каждый пункт отдельно.

Как подтвердить отправку электронного сообщения?

После загрузки формы в портале Госуслуг система выдаёт электронный акт‑приём‑передачу с подписью ОМС. Сохраните PDF‑копию в личном деле.

Что делать, если сотрудник отказывается сообщать о своём статусе?

Работодатель обязан информировать военкомат независимо от согласия сотрудника. При отказе фиксируйте факт в личном деле и направляйте уведомление в установленный срок.

Своевременное и корректное информирование военкомата – это не только юридическая обязанность работодателя, но и важный элемент защиты интересов сотрудников. Соблюдая указанные сроки, используя проверенные формы и фиксируя подтверждения отправки, вы минимизируете риск штрафов и обеспечите надёжный учёт военнообязанных в вашей организации.