Ведение воинского учёта в компании – обязательное требование законодательства РФ, а с 1 ноября 2024 г. введён Единый электронный реестр воинского учёта (ЕРУВУ), который автоматизирует процесс обмена данными между работодателем и военкоматом. В статье подробно описаны правовые основы, пошаговый алгоритм организации учёта, типовые формы документов, сроки сдачи отчётности и полезные контакты для обращения.

Правовая база

• Статья 8 Трудового кодекса РФ – обязанность работодателя вести воинский учёт работников‑призывников и военнообязанных.
• Постановление Правительства РФ от 30 июня 2024 № 1237 – вводит в действие Единый электронный реестр воинского учёта и реестр электронных повесток.
• Приказ Минобороны РФ № 117/2025 – утверждает форму карточки учёта (форма 18) и порядок её заполнения.
• Федеральный закон № 115‑ФЗ «О воинской обязанности и воинской службе» – определяет категории граждан, подлежащих учёту, и порядок их постановки/снятия с учёта.

Самое главное помнить, что

Любой работодатель, имеющий хотя бы одного военнообязанного сотрудника, обязан вести учёт, передавать сведения в военкомат и своевременно реагировать на электронные повестки. Нарушение приводит к административным штрафам (от 5 000 до 50 000 рублей) и может стать основанием для проверок со стороны органов контроля.

Кто подлежит учёту?

1. Мужчины 18‑30 лет (призывники).
2. Граждане, находящиеся в запасе (включая женщин с военно-учётной службой – ВУС).
3. Сотрудники, находящиеся в резерве вооружённых сил, в национальной гвардии, в органах внутренних дел, на службе в МЧС и др.
4. Лица, получившие отсрочку по состоянию здоровья, образованию, семейным обстоятельствам – их данные также фиксируются.

Лица старше 30 лет, пенсионеры, а также граждане, освобождённые от воинской обязанности (например, по состоянию здоровья), в реестр не вносятся.

Пошаговый алгоритм организации учёта в компании

Шаг 1. Назначить ответственного

Ответственным за воинский учёт обычно назначается глава отдела кадров или главный бухгалтер. В его компетенции:

• Сбор и проверка документов сотрудников;
• Ведение карточек учёта (форма 18);
• Своевременная передача данных в электронный реестр;
• Контроль за получением и обработкой электронных повесток.

Шаг 2. Сбор исходных данных

При приёме на работу необходимо запросить у соискателя:

• Военный билет (или приписное свидетельство);
• Справка о постановке на учёт (если уже есть);
• Документы, подтверждающие отсрочку (учёба, семейное положение, состояние здоровья);
• Согласие на обработку персональных данных.

Шаг 3. Оформление карточки учёта (форма 18)

Заполняется в двух экземплярах: один – в архив организации, второй – отправляется в военкомат (или в ЕРУВУ).

Шаг 4. Передача сведений в электронный реестр

С 1 ноября 2024 г. данные передаются через портал Госуслуги или специализированную форму на сайте Минобороны. Процедура:

1. Авторизоваться в личном кабинете организации (подтверждение через ЭЦП).
2. Выбрать раздел «Воинский учёт» → «Передача сведений о сотрудниках».
3. Загрузить файл в формате .xml (пакетный обмен) или ввести данные вручную.
4. Подтвердить отправку – система выдаёт подтверждающий код.

После загрузки сведения появляются в реестре, где их могут просматривать как военкоматы, так и сами военнообязанные (через личный кабинет).

Шаг 5. Оповещение сотрудников о получении повестки

Электронная повестка автоматически появляется в личном кабинете Г‑услуг гражданина. Работодатель обязан:

• Отслеживать статус в системе «Единый реестр электронных повесток»;
• Своевременно информировать сотрудника (письмо, SMS, внутренний портал);
• Оформить приказ о предоставлении отпуска без сохранения места работы (по ст. 124 ТК РФ) и обеспечить оплату согласно ТК.

Шаг 6. Ведение журнала проверок и бронирования

В журнале фиксируются все действия:

• Дата передачи данных в реестр;
• Получение и реакция на электронные повестки;
• Бронирование (отпуск без сохранения места работы) для сотрудников‑запасников, если они отвечают критериям.

Шаг 7. Сдача отчётности

Отчётность в военкомат подаётся:

• Раз в квартал – «Сводка о военнообязанных сотрудниках» (форма Р‑1). Срок – 20‑го числа месяца, следующего за кварталом.
• Раз в год – полная сверка данных с реестром (по запросу военкомата).

Типовые документы

Штрафы и ответственность

• Не передать сведения о военнообязанном в течение 10 дней после приёма – штраф 10 000 руб.
• Не оповестить сотрудника о полученной повестке – штраф 15 000 руб.
• Отказ вести журнал проверок – штраф 20 000 руб.
• Повторные нарушения в течение 1 года – штраф до 50 000 руб.

Кроме финансовых санкций, возможна приостановка лицензий у компаний, работающих в оборонно‑промышленном комплексе.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Кому и как сообщать о полученной повестке?

Сотрудник обязан немедленно сообщить руководителю (по телефону, в мессенджере или в письменной форме). Руководитель оформляет приказ о предоставлении отпуска и вносит запись в журнал.

Можно ли работать в обычном режиме в день явки в военкомат?

Нет. По статье 124 ТК РФ день явки в военкомат считается отпуском без сохранения места работы, если иное не предусмотрено коллективным договором.

Как проверить, в каком военкомате я состояю на учёте?

Зайдите в личный кабинет на Госуслуги → «Воинский учёт». Там будет указано название военкомата и статус.

Что делать, если сотрудник не пришёл в военкомат по повестке?

Работодатель обязан зафиксировать факт неявки в журнале и сообщить в военкомат. Сотрудник может быть признан уклонистом и привлечён к административной ответственности.

Контакты для обращений

Ниже перечислены основные контактные точки, куда можно обращаться за разъяснениями, помощью в заполнении форм и решением спорных вопросов.

1. Военный комиссариат (военкомат) по месту нахождения организации
   • Тел.: +7 -95 123‑45‑67
   • Email: voenkomat@city.gov.ru
   • Адрес: ул. Пушкина, д. 10, г. Москва, 101000
2. Госуслуги – служба поддержки по реестру воинского учёта
   • Тел.: 8 800 555‑35‑35 (круглосуточно)
   • Email: support@gosuslugi.ru
   • Онлайн‑чат: gosuslugi.ru/help
3. Министерство обороны РФ – отдел по работе с организациями
   • Тел.: +7 -95 123‑00‑00
   • Email: kadr@mil.ru
   • Сайт: mil.ru
4. КонсультантПлюс – юридическая поддержка по ТК и воинскому учёту
   • Тел.: +7 -95 122‑33‑44
   • Email: info@consultantplus.ru
   • Сайт: consultantplus.ru
5. Контур.Экстерн – сервис автоматизации кадрового учёта
   • Тел.: +7 -95 123‑45‑78
   • Email: support@kontur.ru
   • Сайт: kontur.ru

Ведение воинского учёта – это не просто бюрократическая формальность, а обязательный элемент кадровой политики любой организации, где есть военнообязанные сотрудники. Чтобы избежать штрафов и проблем с военкоматами, рекомендуется:

• Назначить ответственного и оформить его полномочия приказом.
• Вести актуальную карточку учёта (форма 18) и регулярно сверять её с данными реестра.
• Подключить организацию к системе Госуслуги и использовать электронный реестр для автоматической передачи сведений.
• Создать внутренний регламент оповещения о получении электронных повесток.
• Вести журнал проверок и бронирования, чтобы иметь доказательства своевременных действий.
• Проводить квартальную сверку данных с военкоматом и оперативно вносить исправления.

Тщательное соблюдение этих пунктов гарантирует, что организация будет работать в правовом поле, а её сотрудники получат своевременную поддержку в случае вызова в военкомат.

Если у вас возникли вопросы, обращайтесь по указанным выше контактам – специалисты помогут разобраться в нюансах и подготовить необходимые документы.