Любой российской компании (независимо от формы собственности, вида деятельности и численности сотрудников) необходимо профессионально организовать воинский учет. Нарушения грозят штрафами, визитами военкома и даже административной ответственностью руководителя. Ниже ‒ пошаговая инструкция, контакты и образцы документов.

Кто отвечает за воинский учет в организации?

• Формально ответственным является директор.
• На практике директор издает приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета (ВУ) из числа кадровиков или бухгалтера.
• Этот сотрудник ведет личные карточки военнообязанных, готовит отчеты и взаимодействует с военкоматом.

Список обязательных действий работодателя

Постановка на учет

1. В течение 5 дней после приема на работо гражданина, подлежащего воинскому учету, необходимо:
   • внести сведения в личную карточку формы N 1 (для офицеров запаса – форма N 2);
   • сделать ксерокопии паспорта, военного билета или приписного свидетельства;
   • отправить сведения в военкомат по форме N 6.
2. До 31 марта каждого года сдавать сводную форму N 14.

Изменения и увольнения

• О любых изменениях (фамилия, адрес, семейное положение, образование) сообщать военкомату в течение 5 дней.
• При увольнении военнообязанного не позднее 5 дней направлять в военкомат форму N 7.
• Если компания ликвидируется – за 10 дней до закрытия отправить заключительный отчет.

Отчетность «4 в конце года»

Как уведомлять сотрудников

С действует электронная повестка. Призывник должен явиться в военкомат в течение 30 дней со дня ее получения.

• Работодатель обязан:
  1. Выдать повестку под роспись или направить на электронную почту.
  2. Освободить сотрудника на весь день явки без потери заработной платы (ст. 170 ТК РФ).
  3. Сделать отметку в журнале учета повесток.

Справки и документы: что требует военкомат

• Для призывников: приписное свидетельство (или военный билет), паспорт, 4 фотографии 3×4.
• Для студентов/выпускников: копия диплома + приказ об окончании учебы.
• Для офицеров запаса: копии паспорта, военного билета, документов о повышении квалификации.

Ответственность за нарушения (шкала штрафов 2026 г.)

• Директор-физлицо: 2 000 – 3 000 ₽.
• Должностное лицо: 5 000 – 10 000 ₽.
• Организация: 50 000 – 100 000 ₽.
• Повторное нарушение: штраф до 500 000 ₽ или приостановка деятельности до 90 суток.

Пошаговый алгоритм постановки нового сотрудника на воинский учет

1. Проверить паспорт: наличие отметки о постановке на учет.
2. Заполнить личную карточку (форма N 1).
3. Сделать копии документов.
4. Внести данные в журнал воинского учета.
5. Отправить форму N 6 в военкомат (электронно или курьером).
6. Сообщить сотруднику о дате и времени медкомиссии, если необходимо.

Контакты для обращений

Федеральные сервисы

• Госуслуги (gosuslugi.ru) → Раздел «Воинский учет» → «Проверить, к какому военкомату прикреплен». Потребуется авторизация через ЕСИА.
• Единая справочная Минобороны РФ: ###-###-#### (звонок бесплатный).
• Электронная приемная Минобороны: priem@minobr.gov.ru

Региональные военные комиссариаты

(замените «XX» на код вашего региона)

• Москва: ГК «Московский гарнизон», ул. Большая Серпуховская, 38, тел. +7 (495) -15-41-41
• Санкт-Петербург: ГК «Санкт-Петербургский гарнизон», ул. Рубинштейна, 26, тел. +7 (812) -76-50-07
• Регионы: найдите адрес через voenkomat.mil.ru → вкладка «Контакты» → выберите субъект РФ.

Шаблон письма в военкомат

Уважаемый господин военный комиссар!
Во вверенном мне учреждении (ООО «Ромашка», ИНН 7701234567) на воинском учете состоит 12 человек, о чем свидетельствует прилагаемая форма N 14.
Приложения:
Сводная форма N 14 (PDF).
Личные карточки формы N 1 (12 шт., PDF).
С уважением,
Иванов И.И.
ответственный за ведение ВУ
тел. +7 (999) -00-00-00
email: ivanov@romashka.ru

Полезные образцы и ссылки

• Форма N 1: скачать бланк
• Форма N 14: скачать бланк
• Инструкция Минобороны № 400 (2023): официальный текст

Соблюдайте 3 главных правила:

1. 5-дневный срок на уведомление военкомата о любых изменениях.
2. Актуальные документы сотрудников: копии, отметки, фото.
3. Годовая отчетность «4 в конце года» – отправьте до 31 декабря, чтобы избежать визита инспектора в январе.

Помните: грамотный воинский учет – это не только избежание штрафов, но и вклад в обороноспособность страны.