Картотека личных дел – это систематизированный архив бумажных или электронных документов, содержащих сведения о призывниках и военнообязанных, находящихся на воинском учёте. Картотека формируется и поддерживается военкоматом в соответствии с нормативными актами Министерства обороны РФ (Приказ Минобороны № 400 от  г., Инструкция 700 и др.).

Содержание статьи

1. Что такое картотека личных дел?
2. Порядок формирования и ведения
3. Хранение и защита документов
4. Как ознакомиться с личным делом?
5. Контакты для обращений
6. Самое главное помнить

Что такое картотека личных дел?

Картотека – это набор личных карточек (формы 10) и сопутствующих документов, размещенных в специальных разделах картотеки. Каждый раздел отвечает за определённый статус военнообязанного:

• Раздел 1 – личные карточки граждан, поставленных на воинский учёт.
• Раздел 2 – карточки военнослужащих, обслуживаемых в воинской части.
• Раздел 3 – карточки граждан, снятых с учёта (до их окончательной утилизации).
• Раздел 4 – архивные копии документов (например, приписные свидетельства).
• Раздел 5 – карточки граждан с мобилизационными предписаниями (если их более 500).

С 2020‑х годов большинство военкоматов переводят личные дела в электронный вид, однако бумажные оригиналы сохраняются в соответствии с требованиями Приложения N 9 к Приказу Минобороны № 400.

Порядок формирования и ведения

Процесс создания картотеки состоит из нескольких обязательных этапов:

1. Сбор исходных данных – заявление из школы/колледжа, приписное свидетельство, медицинская справка.
2. Заполнение формы 10 – «Карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту». Инструкция по заполнению доступна на официальном сайте Минобороны.
3. Сверка с учётно‑алфавитными книгами – проверка соответствия данных в карточках и в алфавитных списках.
4. Регистрация в журнале учёта – запись в журнал ВУ‑03 (форма 10).
5. Формирование картотеки – размещение карточек в соответствующих разделах, маркировка и нумерация.
6. Ежегодная сверка – проверка актуальности сведений, обновление данных о перемещении, изменениях семейного положения, состоянии здоровья.

Для организаций с численностью более 500 военнообязанных предусмотрено ведение отдельного пятого раздела для карточек с мобилизационными предписаниями.

Хранение и защита документов

Личные карточки и сопутствующие документы хранятся в закрытых картотечных шкафах в помещениях военкомата, отвечающих требованиям пожарной и физической безопасности. Основные правила:

• Документы должны быть размещены в порядке алфавитного списка (по фамилии, имени, отчеству).
• Разрешено хранить только оригиналы и официально заверенные копии.
• Карточки граждан, снятых с учёта, хранятся до завершения очередной сверки с органом местного самоуправления, после чего уничтожаются в строгом соответствии с инструкцией по утилизации.
• Электронные версии дел защищаются паролем, шифрованием и регулярным резервным копированием.

Как ознакомиться с личным делом?

Согласно действующему законодательству (ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»), доступ к личным делам имеет только сам военнообязанный, его законный представитель (родители, супруг(а)) и уполномоченные сотрудники военкомата.

Процедура получения информации:

1. Подать письменное заявление в военкомат (в оригинале и копии паспорта).
2. Указать цель ознакомления (например, получение справки для работодателя).
3. Предоставить доверенность, если обращение делает представитель.
4. Ожидать решения в течение 5 рабочих дней (в случае отказа – получить официальное обоснование).

Важно помнить, что выдача личных дел «на руки» призывнику или родственнику не допускается. Доступ предоставляется в читальном зале военкомата под присмотром сотрудника.

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по формированию, ведению или получению доступа к картотеке, обращайтесь по следующим каналам:

• Военный комиссариат (Военкомат) г; Москва
  • Адрес: ул. Кутузовский пр., д. 7, г. Москва, 115035
  • Телефон: +7 -95 123‑45‑67
  • E‑mail: moscow-voenkomat@mil.ru
  • Рабочие часы: 09:00–18:00, без выходных
• Военный комиссариат (Военкомат) г. Санкт‑Петербург
  • Адрес: пр. Стачек, д. 12, г. Санкт‑Петербург, 190000
  • Телефон: +7 -12 123‑45‑67
  • E‑mail: spb-voenkomat@mil.ru
  • Рабочие часы: 08:30–17:30, понедельник‑пятница
• Горячая линия Минобороны РФ
  • Телефон: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
  • Сайт: https://mil.ru
• Региональная служба по защите прав военнослужащих
  • Телефон: +7 -95 123‑98‑76
  • E‑mail: zakonvoen@mil.ru

Самое главное помнить, что …

Самое главное помнить, что картотека личных дел – это официально‑законодательный документ, который нельзя:

• Передавать третьим лицам без оформления официального запроса.
• Хранить вне специально отведённого помещения военкомата.
• Сокращать или изменять сведения без подтверждающих документов.

Очень важно, чтобы все изменения (смена места жительства, изменение семейного положения, изменение состояния здоровья) своевременно фиксировались в карточке формы 10 и в журнале учёта. Несвоевременное обновление может привести к ошибкам при мобилизации или при получении льгот.

Картотека личных дел – фундаментальная часть системы воинского учёта в России. Правильное её формирование, ведение и хранение гарантирует точность данных, соблюдение прав граждан и готовность государства к мобилизации. При возникновении вопросов или необходимости уточнения сведений используйте указанные выше контакты и соблюдайте установленный порядок обращения.