Каждый кадровик рано или поздно сталкивается с вопросом: «А не обязан ли я забрать у нового сотрудника военный билет и хранить его в организации?» В публичном пространстве бытует множество противоречивых советов, а судебная практика постоянно пополняется новыми решениями. Ниже ― разбор самых популярных ситуаций, алгоритм действий кадровой службы и, главное, контакты, куда можно обратиться за разъяснением.

Что говорит закон о «хранении» военных билетов

Согласно статье 10 Закона РФ № 53-ФЗ «О воинской обязанности и воинском учете» граждане обязаны «бережно хранить» военный билет у себя. Ни одна норма не перекладывает эту обязанность на работодателя.

То есть:

• оригинал военного билета должен всегда находиться у самого работника;
• копия военного билета, сделанная «на всякий случай» и помещённая в личное дело, признаётся избыточной обработкой персональных данных (Постановление ФАС СКО по делу № А53-13327/2013, Постановление 15 ААС № 15АП-22502/13).

Почему кадровик всё-таки «хочет забрать» билет

Несколько практических причин, из-за которых возникает соблазн изъять военный билет:

1. Квартальная отчётность в военкомат. В форме № 4 требуется указать серию и номер военного билета. Чтобы не бегать за каждым сотрудником, кадровики предпочитают «забрать оригинал».
2. Ошибка в приказе № 700 МО РФ. В «Приложении № 16» упоминается «Книга учета военных билетов». Кто-то интерпретирует это как право хранить билеты, хотя книга ведётся исключительно для учета номеров и дат выдачи.
3. Старые инструкции предприятия, написанные ещё в советское время, где действительно предписывалось «сдавать военник в кадры».

Ни одна из причин не имеет под собой правового основания, но продолжает жить в виде «внутренних приказов» и устных предписаний руководства.

Риски для работодателя при «незаконном хранении»

Как правильно поступить кадровику: пошаговый алгоритм

1. При приёме на работу
   • попросить сотрудника предъявить военный билет или приписное свидетельство;
   • сделать выписку из нужных страниц (Ф. И. О., серия/номер, категория запаса, военное звание);
   • вернуть документ в тот же день под расписку в журнале приёма/выдачи.
2. Внести данные в ПО «1С:Кадры» или в электронную карточку воинского учёта (форма № 6).
3. Не хранить оригинал и не сканировать полностью военный билет ― достаточно выписки.
4. Раз в квартал запросить у сотрудников актуальные сведения (по форме № 4). Это можно делать по e-mail или через личный кабинет в корпоративном портале.

Самые распространённые вопросы-ответы

• Вопрос: «А если сотрудник отказывается предъявлять военный билет?»
  Ответ: Требование законно только при призыве на военные сборы. В остальных случаях ― это право, а не обязанность работника. Отказ не является основанием для увольнения.
• Вопрос: «Можем ли мы хранить военный билет в опечатанном металлическом сейфе, к которому доступ имеет только кадровик?»
  Ответ: Нет. Военный билет ‑ это документ строгой отчётности владельца, а не организации.
• Вопрос: «Что делать, если на проверке из военкомата требуют показать оригиналы?»
  Ответ: Направьте инспектора к самому сотруднику или организуйте предъявление в отдельном кабинете под личную ответственность владельца билета.

Куда обращаться за разъяснением

Если в вашей организации до сих пор «держат военники в сейфе» или вам нужна официальная консультация:

• Министерство обороны РФ / Генеральный штаб
  Отдел воинского учёта граждан
  Телефон горячей линии: +7 -95 498-00-22
  E-mail: vuchet@gensstab.mil.ru
• Роспотребнадзор по вопросам защиты персональных данных
  Телефон: ###-###-####
  Онлайн-обращение: https://rospotrebnadzor.ru/feedback
• Региональные военные комиссариаты
  Найдите свой на официальном портале https://voenkomat.rf
• Консультация юриста по трудовому праву
  Бесплатная юридическая помощь для работников и работодателей:
  Телефон: ###-###-####

Берегите нервы себе и сотрудникам ‑ военный билет должен быть у владельца, а не в вашем сейфе.