Актуально на 16 марта 2026 г.
Зачем работодателю военный билет и его копии
Работодателю необходимы данные воинского учёта для:
- проверки состояния на воинском учёте (в соответствии со ст. 65 ТК РФ);
- своевременного информирования военкомата о приёме/увольнении сотрудников;
- минимизации рисков штрафов со стороны контролирующих органов.
Что говорит закон
Согласно статье 65 ТК РФ при приёме на работу мужчин в возрасте от 18 до 30 лет необходимо предоставить «удостоверение гражданина‚ подлежащего призыву». Роструд и суды подтверждают: отсутствие военного билета само по себе не препятствует трудоустройству‚ но требует документального подтверждения воинского учёта (справка по форме № 1/У‚ приписное свидетельство и др.).
Какие страницы военного билета нужно копировать
HR-специалисту достаточно сделать копии следующих страниц:
- 1-я страница – фото‚ ФИО‚ дата рождения.
- Страница с военно-учётной специальностью (ВУС).
- Страница с отметкой о прохождении службы («Призыв» или «Офицер запаса»).
- Страница с последним штампом военкомата (дата постановки/снятия с учёта).
Копии делаются в присутствии сотрудника‚ оригинал в дальнейшем возвращается.
Можно ли хранить копию военного билета в личном деле
Нет‚ если нет письменного согласия сотрудника.
- Роструд (ответы на сайте онлайнинспекция.рф от ) разъясняет: хранение копий документов‚ не связанных напрямую с трудовой функцией‚ может считаться избыточным сбором персональных данных.
- Если копия всё же необходима‚ получите письменное согласие сотрудника и ограничьте срок хранения сроком действия договора + 5 лет.
- В качестве альтернативы достаточно занести данные в личную карточку Т-2‚ раздел «Воинский учёт».
Пошаговый алгоритм для кадровика
- На этапе приёма запросите у соискателя любой документ воинского учёта.
- Сфотографируйте или скопируйте указанные выше страницы.
- Внесите сведения в личную карточку (Т-2) и в журнал учёта воинского учёта.
- Оригинал сразу верните‚ копию уничтожьте после оформления‚ если нет согласия на хранение.
- В трёхдневный срок направьте уведомление в военкомат (форма № 5).
Что делать‚ если военного билета нет
| Ситуация | Действия работодателя |
|---|---|
| Сотрудник потерял билет | На работу принять можно. Дать 2 недели на восстановление документа в военкомате. |
| Билет ещё не выдан (после службы) | Принять по справке формы № 1/У или приписному. |
| Иностранец или женщина | Военный билет не требуется. |
Ответственность за нарушения
- Статья 21.14 КоАП РФ – штраф до 50 000 руб. за непоставку сведений в военкомат.
- 152-ФЗ «О персональных данных» – штраф до 100 000 руб. за избыточное хранение копий без оснований.
Контакты для обращений
- Роструд – онлайн-инспекция: онлайнинспекция.рф
- ФНС (вопросы ЕГАИС/персональных данных): ###-###-####
- Единый федеральный портал «Госуслуги»: gosuslugi.ru
- Контакт-центр Президиума Верховного Суда РФ: +7 (495) -02-47-60
- ФСБ России (по вопросам контроля за оборотом персональных данных): info@fsb.ru
- Федеральная служба по труду и занятости (Роструд): info@rosmintrud.ru
Важно! Перед обращением к военкомату рекомендуем записаться на приём через портал gosuslugi.ru – процедура занимает не менее 1 рабочего дня.