Смерть сотрудника – тяжёлый удар для любой организации. Помимо юридических и бухгалтерских вопросов, возникает необходимость правильно оформить документы, связанные с воинским учётом. В статье подробно рассматриваются:

• какие действия обязан предпринять работодатель;
• какие документы необходимо собрать;
• какие сроки установлены законом;
• к кому обращаться за помощью и консультацией.

Самое главное помнить, что

вопросы, связанные с военным билетом умершего сотрудника, регулируются Федеральным законом «О воинской обязанности и военной службе» (53‑ФЗ) и Трудовым кодексом РФ. Нарушение сроков и процедур может привести к административной ответственности как для работодателя, так и для наследников.

Почему военный билет важен после смерти?

Военный билет (или справка о воинском учёте) подтверждает статус гражданина в воинском учёте. При смерти сотрудника:

1. Наследникам может потребоваться копия билета для получения пособий по случаю смерти военнослужащего (пенсия, единовременная выплата и т.д.).
2. Работодатель обязан в течение установленного срока уведомить военкомат о факте смерти и предоставить сведения о том, что у сотрудника не было воинского билета (если это так).
3. Отсутствие своевременного уведомления может стать основанием для штрафов по части статьи 7.23 КоАП РФ.

Пошаговая инструкция для работодателя

Шаг 1. Сбор документов

Необходимо собрать следующий пакет:

• Свидетельство о смерти (оригинал + копия).
• Трудовой договор и трудовая книжка сотрудника.
• Военный билет (если он найден) или справку о его утере, выданную военкоматом.
• Заявление сотрудника (или его наследников) о желании получить копию военного билета.
• Документы, подтверждающие право наследования (завещание, свидетельство о праве на наследство).

Шаг 2. Уведомление военкомата

Согласно пункту 2‑недельного срока из статьи 7.23 КоАП РФ, работодатель обязан в течение 14 календарных дней направить в военкомат сведения о том, что:

1. Сотрудник скончался.
2. Наличие (или отсутствие) военного билета.
3. Контактные данные наследников (для возможной передачи справки).

Уведомление может быть отправлено:

• по почте с заказным письмом;
• через Портал государственных услуг;
• лично в отделении военкомата (заполнить форму № Т‑119).

Шаг 3. Оформление акта об утрате (если билет потерян)

Если военный билет отсутствует, необходимо составить акт об утрате в произвольной форме. Примерный образец:

АКТ
о выявлении утраты военного билета
г. Москва "__" __________ 2026 г.

Я, ______________________ (ФИО руководителя), действующий(ая) в качестве ________________________,
согласно приказу № ___ от "__" _________, удостоверяю, что у сотрудника ______________________ (ФИО, дата рождения) военный билет № ___________ отсутствует.
Причина утраты: ______________________.
В дальнейшем документ будет направлен в военкомат для получения справки о воинском учете.
Подпись: _____________

Шаг 4. Передача копий наследникам

После получения справки о воинском учёте (или подтверждения утраты) работодатель передаёт её наследникам. Это необходимо для оформления:

• пенсии по потере кормильца;
• единовременной выплаты, предусмотренной Указом Президента РФ от № 98;
• социальных пособий, если сотрудник был военнослужащим.

Шаг 5. Ведение личного дела сотрудника

Согласно КонсультантПлюс, пункт 5 Правил ведения личных дел работников, в личном деле не требуется хранить копию военного билета, если она не относится к документам, необходимым для выполнения трудовых обязанностей. Однако в случае смерти рекомендуется разместить в личном деле:

• копию акта об утрате (или оригинал билета).
• копию уведомления военкомата.
• перечень переданных наследникам документов.

Контакты для обращений (с описанием)

Ниже перечислены основные инстанции, куда можно обратиться за разъяснением или помощью в оформлении документов:

1. Военный комиссариат (военкомат) по месту учёта сотрудника
   Что делает: Выдаёт справку о воинском учёте, оформляет акт об утрате, принимает заявления от наследников.
   Контакт: телефон 8‑800‑555‑30‑30, электронная почта info@voenkomat.ru, сайт.
2. Прокурорский надзорный отдел в г. __________
   Что делает: Рассматривает жалобы на нарушения сроков уведомления, помогает в случае конфликтов с военкоматом.
   Контакт: телефон 8‑495‑123‑45‑67, email prokuratura@city.gov.ru.
3. Министерство обороны РФ, отдел по работе с гражданским населением
   Что делает: Консультирует по вопросам получения единовременных выплат, пенсионных прав и восстановления документов.
   Контакт: горячая линия 8‑800‑200‑00‑00, форма обратной связи на сайте.
4. Портал государственных услуг «Госуслуги»
   Что делает: Позволяет подать электронное заявление о выдаче справки о воинском учёте, оформить акт утраты, проверить статус обращения.
   Контакт: gosuslugi.ru, телефон справочной службы 8‑800‑100‑70‑00.
5. Юридическая фирма «Консультант‑Плюс» (отдел трудового права)
   Что делает: Предоставляет бесплатную первичную консультацию по вопросам ответственности работодателя, помогает составить необходимые акты.
   Контакт: телефон 8‑800‑200‑30‑30, email legal@consultant-plus.ru.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли работодателю сохранять оригинал военного билета умершего?

Нет. Оригинал билета принадлежит гражданину (или его наследникам). Работодатель обязан лишь оформить акт об утрате и передать копию справки о воинском учёте наследникам.

Что делать, если у сотрудника был утерян военный билет, но наследники не знают, где находится военкомат?

Необходимо определить место последней регистрации сотрудника (по месту жительства, регистрации по месту учёта). Информацию можно уточнить через Госуслуги или позвонить в справочную службу военкомата.

Какие штрафы могут быть наложены на работодателя?

За несоблюдение 14‑дневного срока уведомления предусмотрен штраф от 5 000 до 10 000 рублей в соответствии со статьей 7.23 КоАП РФ.

Можно ли получить единовременную президентскую выплату без военного билета?

Да, если наследники предоставят справку о смерти военнослужащего и документы, подтверждающие статус (например, копию приписного листа). Военкомат может выдать справку о воинском учёте, заменяющую билет.

Очень важно, чтобы процесс оформления документов после смерти сотрудника проходил в полном соответствии с законодательством. Неправильные действия могут привести к финансовым потерям и репутационным рискам для организации.

Соблюдая предложенный порядок действий и пользуясь указанными контактами, вы сможете быстро решить все вопросы, связанные с военным билетом умершего сотрудника, и обеспечить наследникам доступ к положенным выплатам.

Дата публикации: