Самое главное помнить, что военный билет – это государственный документ, подтверждающий факт постановки гражданина на воинский учёт. Он относится к документам, которые работодатель обязан проверять при приёме на работу, но хранить в личном деле сотрудника может только с его письменного согласия.

Почему работодатель запрашивает военный билет?

Согласно ст. 10 Закона РФ от 28 марта 1998 г. № 53‑ФЗ (о воинском учёте), каждый гражданин‑военнообязанный обязан находиться на учёте в военкомате. Для работодателя это значит:

1. Проверка подлинности документа (отсутствие исправлений, подделок).
2. Сбор сведений для заполнения формы 10 «Воинский учёт» в личном деле сотрудника.
3. Уведомление военкомата о приёме нового сотрудника в течение 3 рабочих дней (если билет не предоставлен).

Что делать с оригиналом военного билета?

Оригинал предоставляется только для проверки. После осмотра документ возвращается сотруднику в тот же день. Хранить оригинал в офисе запрещено.

Возможные варианты обращения с документом

• Скан‑копия – делается на месте и хранится в личном деле (при наличии письменного согласия).
  Согласно рекомендациям Роструда (от  г.) копию можно хранить только после получения согласия сотрудника.
• Отказ от предоставления – если сотрудник не может предоставить билет (утерян, в пути в военкомат и т.п.), работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить запрос в военкомат о постановке на учёт.
• Временное удостоверение (форма 4) – выдается вместо билета в случае утери; также принимается работодателем.

Правовые последствия отказа от предоставления билета

Судебная практика показывает, что отсутствие военного билета может стать законным основанием для отказа в заключении трудового договора:

• Кассационный суд от  г. (дело 88‑15269/2025) подтвердил, что работодатель имеет право отказать, если кандидат не предоставил требуемый документ.
• Однако принудительное удержание билета в личном деле без согласия считается нарушением прав работника и может привести к административной ответственности работодателя.

Как правильно оформить «военный билет» в личном деле

Ниже приведена пошаговая инструкция, которую могут использовать отделы кадров.

1. Запрос у соискателя – при приёме на работу в список обязательных документов включить военный билет (или временное удостоверение);
2. Проверка подлинности – осмотр оригинала, проверка отсутствия исправлений, сверка данных с паспортом.
3. Сканирование – делаем качественную копию (PDF, чёрно‑белый или цветной), сохраняем в электронном архиве.
4. Получение согласия – сотруднику предлагается подписать согласие на хранение копии в личном деле (образец формы прилагается).
5. Внесение сведений в форму 10 – в личном деле фиксируються дата выдачи, номер, категория годности и др.
6. Возврат оригинала – документ передаётся обратно сотруднику, а оригинал сохраняется в военкомате.

Что делать, если сотрудник отказывается хранить копию?

Работодатель может:

• Принять копию в электронном виде без подписи (если это предусмотрено внутренними регламентами).
• Оформить служебную записку о невозможности выполнить требование и направить её в военкомат для уточнения статуса учёта.
• В случае отказа от предоставления любого документа о воинском учёте – оформить замечание (не более строгих дисциплинарных мер, так как штрафы и выговоры за отсутствие билета запрещены).

Часто задаваемые вопросы

Нужен ли военный билет при приёме на работу в частную компанию?

Да, если работник является военнообязанным (мужчина до 27 лет, находящийся в запасе). Исключения – вакансии, где закон явно освобождает от воинского учёта (например, работа в сфере образования, где предусмотрено отсрочное освобождение).

Можно ли хранить копию военного билета в электронном виде?

Да, при условии наличия письменного согласия сотрудника. Электронный архив должен соответствовать требованиям ФЗ 152 «О персональных данных».

Что грозит работодателю за незаконное хранение оригинала билета?

По ст. 13.5 Трудового кодекса РФ – дисциплинарная ответственность (выговор). Кроме того, возможна административная проверка со стороны Роструда и штраф за нарушение прав работников.

Контакты для обращения

Если у вас возникли вопросы по оформлению военного билета в личном деле, вы можете связаться с профильными специалистами:

• Трудовая инспекция (Роструд) – региональный отдел
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
  Email: info@rostud.gov.ru
  Рабочие часы: 09:00–18:00, Пн‑Пт.
• Юридическая служба компании «КонсультантПлюс»
  Тел.: +7 (800) -55‑33‑22
  Email: legal@consultant-plus.ru
  Консультация по трудовому законодательству и вопросам воинского учёта.
• Военный комиссариат г. Москвы (отдел кадров)
  Тел.: +7 (495) -65‑43‑21
  Email: voenk@mil.ru
  Помощь в получении временного удостоверения (форма 4) и уточнении статуса учёта.
• Адвокатская фирма «ЮрБизнес» – отдел трудового права
  Тел.: +7 (812) -22‑11‑33
  Email: law@jurbusiness.ru
  Представительство в суде и подготовка правовых заключений.

Военный билет – обязательный документ для военнообязанных работников. Работодатель обязан:

• Запросить и проверить оригинал билета.
• Сделать скан‑копию и хранить её только после получения письменного согласия.
• Внести сведения в форму 10 и уведомить военкомат о приёме.
• Вернуть оригинал сотруднику в тот же день.

Сотрудник, в свою очередь, имеет право:

• Отказаться от хранения копии без своего согласия.
• Получить временное удостоверение в случае утери билета.
• Не подвергаться дисциплинарным взысканиям, не связанным с нарушением трудовых обязанностей.

Соблюдение этих правил обеспечивает законность трудовых отношений и защищает права обеих сторон.

Дата публикации: 14 марта 2026 г.