Воинский учёт – обязательный элемент кадровой политики любой организации, где работают граждане мужского пола. Каждый год работодатели обязаны предоставлять военкомату список сотрудников, подлежащих учёту, а также сведения о тех, кому исполняется 17 лет.
Законодательная база
- Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и воинском учёте».
- Постановление Правительства РФ от № 1485 «Об утверждении формы N 23 к Инструкции по воинскому учёту».
- Инструкция Министерства обороны РФ «О порядке ведения учёта личных карточек работников (форма N‑23)».
Ключевые сроки
- До 1 ноября текущего года – передать в военкомат список всех мужских сотрудников, которым к началу следующего года исполнится 17 лет.
- В течение 30 дней после принятия на работу – предоставить форму отчёта о сведениях о приёме (форма 6/18/19).
- Раз в год, в апреле, – сверка сведений с личными карточками работников (форма N‑23).
Самое главное помнить, что
все сведения в списке должны полностью соответствовать данным, записанным в личных карточках работников, а любые расхождения могут привести к штрафам для организации (до 10 000 руб.) и к запросу дополнительной информации от военкомата.
Очень важно
заполнять форму в двух экземплярах – один остаётся в организации, второй направляется в военкомат с печатью и подписью ответственного лица.
Содержание формы N‑23
| Раздел | Что указывается |
|---|---|
| Общие сведения | Наименование организации, ИНН, ОКПО, адрес, телефон. |
| Список граждан, подлежащих учёту | ФИО, дата рождения, пол, место рождения, серия и номер паспорта, воинский билет (если есть), дата постановки на учёт. |
| Список граждан, которым исполняется 17 лет | Только мужчины, ФИО, дата рождения, контактный телефон. |
| Подписи | Подпись руководителя, подпись ответственного за воинский учёт, печать организации. |
Пошаговая инструкция по заполнению
- Шаг 1. Сформировать список сотрудников из кадровой системы (HR‑MRS) с фильтрацией по полу «мужской» и возрасту «≥ 17 лет». Экспортировать в Excel.
- Шаг 2. Сопоставить экспортированные данные с личными карточками (форма N‑T‑2), исправив несоответствия.
- Шаг 3. Перенести проверенные сведения в шаблон формы N‑23 (можно скачать здесь).
- Шаг 4. Добавить подпись руководителя и ответственного за учёт, поставить печать.
- Шаг 5. Распечатать два экземпляра, один хранить в архиве, второй отправить в военкомат (почтой с уведомлением или лично).
Типичные ошибки и как их избежать
- Отсутствие сотрудников‑мужчин, которым исполняется 17 лет. Проверьте дату рождения – иногда в системе указана только год.
- Неправильный формат даты. Военкомат принимает только ДД.ММ.ГГГГ.
- Отсутствие подписи ответственного. При отсутствии подписи документ считается неполным.
- Не указаны контактные телефоны. Укажите хотя бы один рабочий телефон для каждого сотрудника.
Контакты для обращений
Если у вас возникли вопросы по заполнению формы, срокам подачи или требуемым документам, используйте нижеприведённые контактные данные.
- Военный комиссариат г. Москвы, отдел кадров
- Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
- E‑mail: vk-hr@mil.ru
- Рабочие часы: 09:00–17:00, понедельник‑пятница
- Городской военкомат Санкт‑Петербурга
- Тел.: +7 (812) -23‑45‑67
- E‑mail: spb-vk@mil.ru
- Приём граждан: без записи, 10:00–16:00
- Региональная служба поддержки «Воинский учёт» (федеральный горячий телефон)
- Тел.: 8‑800‑555‑35‑35 (круглосуточно)
- Сайт: voinskij-uchet.gov.ru
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли отправлять список, если в организации работает только одна женщина?
Нет. Форму N‑23 заполняют только при наличии мужских работников, подлежащих воинскому учёту.
Как оформить электронную версию списка?
Электронный вариант допускается, если он подписан квалифицированной электронной подписью (КЭП) руководителя и ответственного за учёт. При этом оригинал в бумажной форме также должен быть направлен в военкомат.
Что делать, если военкомат запросил справку о несоответствиях?
Необходимо подготовить справку в свободной форме, указав: ФИО сотрудника, причину расхождения, подтверждающие документы (паспорт, справка о смене фамилии и т.п.) и подписать её руководителем.
Своевременная подготовка и отправка списка сотрудников в военкомат – важный элемент соблюдения законодательных требований и предотвращения штрафных санкций. Следуйте приведённым рекомендациям, проверяйте данные дважды и держите под рукой контакты ответственных сотрудников военкомата. При соблюдении всех пунктов процесс будет быстрым и безболезненным;
Помните: правильное ведение воинского учёта – это не только юридическая обязанность, но и показатель надёжности вашей организации.