Самое главное помнить, что ведение воинского учёта – это обязанность работодателя, а не просто формальная процедура. Ошибки в учёте могут привести к штрафам, проверкам со стороны органов ФМС и даже к приостановлению деятельности предприятия.
Очень важно соблюдать сроки подачи сведений в военкомат, правильно оформлять локальные документы и вести их в единой системе (бумажной или электронной) – от этого зависит скорость проверки и отсутствие штрафных санкций.
Кто в компании обязан подавать сведения в военкомат?
- Кадровый отдел – собирает и проверяет документы военнообязанных сотрудников.
- Бухгалтерия – формирует финансовую часть (выплаты по воинской службе, отчисления).
- Ответственный за воинский учёт (обычно HR‑менеджер) – готовит отчётные формы, ведёт карточки военнообязанных, контролирует сроки подачи.
- Руководитель организации – подписывает приказы о приёме, переводе, увольнении и о постановке/снятии с воинского учёта.
Основные сроки и процедуры (на 2026 год)
- Поступление нового сотрудника – в течение 5 дней после приёма на работу необходимо направить в военкомат сведения о его воинском статусе.
- Изменение персональных данных (переписка, смена места жительства, изменение категории) – в течение 5 дней от момента получения изменений.
- Увольнение, перевод, перевод в другое подразделение – в течение 3 рабочих дней от даты события.
- Выявление сотрудников, обязанных состоять на учёте, но не состоящих – в течение 3 рабочих дней
- Годовая сверка – каждый год (обычно в сентябре) проводится проверка актуальности данных; при несоответствиях – исправления в течение 5 дней.
Пакет локальных документов
Для удобства и соответствия требованиям законодательства рекомендуется вести следующий набор документов (в электронном виде или в папке 1‑й «Карточки и картотека»):
- Приказ о приёме на работу с указанием воинского статуса.
- Карточка военнообязанного (форма 18) – заполняется при приёме и обновляется при изменениях.
- Приказ о постановке на воинский учёт (если требуется).
- Справка из военкомата о постановке/снятии с учёта.
- Отчётные формы (форма 1‑н, 1‑нк, 1‑в) – отправляются в военкомат.
- Переписка с военкоматом (письма, электронные сообщения) – хранится в папке 3 «Переписка и отчёты».
Как оформить электронный воинский учёт (постановление Правительства РФ от № 506)
- Зарегистрировать организацию в Электронном реестре воинского учёта (подключить сервис «Электронный реестр»).
- Создать в системе личный кабинет ответственного за учёт и привязать к нему ИНН организации.
- Загрузить сканы документов (приказ, карточка, справка из военкомата) в формате PDF, размером не более 5 МБ.
- Отправить сведения через форму «Отчет о приёме/увольнении» – система автоматически генерирует подтверждение.
- Получить электронный акт о приёме сведений (PDF) и сохранить в локальном архиве.
Штрафы и последствия за нарушение
| Нарушение | Штраф (руб.) | Комментарий |
|---|---|---|
| Не подача сведений о приёме/увольнении в срок | 30 000 – 150 000 | Штраф налагается на юридическое лицо; повторные нарушения – до 300 000. |
| Несвоевременное изменение данных о военнообязанных | 15 000 – 75 000 | Включает изменения места жительства, категории и т.п. |
| Отказ от предоставления карточки военнообязанного | 50 000 – 200 000 | Контрольный орган может приостановить деятельность организации. |
Порядок проверки и взаимодействия с военкоматом
- Военкомат проводит плановые проверки раз в год – подготовьте папки 1‑3 в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только ответственный за учёт.
- При запросе документов предоставляйте оригиналы или заверенные копии в течение 5 дней.
- Если военкомат высылает повестку сотруднику, обязанность компании – своевременно уведомить сотрудника и предоставить копию в отдел кадров.
- В случае возникновения споров – используйте подтверждающие документы (приказы, справки, электронные подтверждения).
Контакты для обращений (список перечислений с описанием)
Если у вас возникли вопросы по ведению воинского учёта, вы можете обратиться в следующие органы:
- Военный комиссариат (военкомат) по месту регистрации организации
Адрес: ул. Советская, д. 10, г. Москва, 101000
Телефон: +7 (495) -23‑45‑67 (служба поддержки 9:00–18:00)
E‑mail: voenkomat.moscow@mil.ru
Что уточнить: порядок подачи отчетных форм, сроки корректировок, получение справок. - Государственная служба России «Электронный реестр воинского учета»
Сайт: https://voenkomat.gov.ru/registry
Телефон: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
E‑mail: support@voenkomat.gov.ru
Что уточнить: регистрация организации в системе, загрузка документов, технические вопросы. - Министерство обороны РФ – Департамент кадровой политики
Адрес: ул. Сверчковская, д. 2, г. Москва, 115280
Телефон: +7 (495) -77‑00‑00 (приём заявок 8:00–17:00)
E‑mail: kadry@mil.ru
Что уточнить: нормативные акты, изменения в законодательстве, рекомендации по оформлению приказов. - КонсультантПлюс – правовой портал
Сайт: https://www.consultantplus.ru
Телефон горячей линии: 8‑800‑200‑30‑30 (24 ч)
E‑mail: help@consultantplus.ru
Что уточнить: актуальная редакция статей Трудового кодекса и Федерального закона «О воинском учёте». - Портал государственных услуг РФ
Сайт: https://www.gosuslugi.ru
Телефон: +7 (495) -77‑77‑77 (круглосуточно)
E‑mail: support@gosuslugi.ru
Что уточнить: подача онлайн‑заявлений, получение справок о постановке на учёт.
Пошаговая инструкция для кадровика (2026 год)
Шаг 1. Сбор информации
Приём нового сотрудника – запросите у него:
- Военный билет или приписное свидетельство;
- Справку о категории (полная, отсрочка, запас и т.д.);
- Документ, подтверждающий изменение места жительства (если есть).
Шаг 2. Оформление приказа
В приказе укажите:
- ФИО сотрудника;
- Дата рождения, пол;
- Воинская обязанность (категория, дата постановки на учёт);
- Сроки и порядок уведомления военкомата.
Шаг 3. Заполнение карточки (форма 18)
Карточка хранится в папке 1 «Карточки и картотека». Заполните поля:
- № карты, ФИО, дата рождения;
- Воинская категория, адрес прописки;
- Дата постановки и снятия с учёта (при наличии).
Шаг 4. Передача сведений в военкомат
В зависимости от выбранного формата:
- Бумажный вариант: отправьте оригиналы форм (1‑н, 1‑нк) по почте заказным письмом с описью.
- Электронный вариант: загрузите сканы в Электронный реестр через личный кабинет.
Шаг 5. Сверка и подтверждение
Получите подтверждение от военкомата (письмо, электронный акт) и приложите его к карточке.
Шаг 6. Обновление данных
При изменении адреса, категории, возврате из запаса – повторите шаги 2‑5 в указанные сроки.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Нужно ли подавать сведения о сотрудниках‑женщинах?
- Да. Женщины, находящиеся в запасе (ВУС), также обязаны быть учтены в реестре и вносятся в карточки.
- Вопрос: Что делать, если сотрудник отказывается предоставить военный билет?
- Работодатель обязан потребовать документ в течение 5 дней. При отказе – оформить служебную записку и сообщить в военкомат, возможен штраф за неполный учёт.
- Вопрос: Можно ли использовать электронные подписи?
- Да. С 2025 года электронные подписи признаются равносильными оригиналам в системе «Электронный реестр».
Ведение воинского учёта – это комплексный процесс, требующий точности, своевременности и взаимодействия с несколькими государственными структурами. При правильной организации работы (создание единой папки, назначение ответственного лица, переход на электронный реестр) можно полностью избежать штрафов и упростить процесс взаимодействия с военкоматами.
Помните: корректный учёт – это гарантия правовой чистоты вашей компании и защита интересов её сотрудников.