Когда в организацию приходит повестка на сотрудника, у кадровика и бухгалтера возникает сразу два вопроса: как оформить отсутствие работника и какие выплаты начислять. Ниже ― подробная инструкция, образцы документов и контакты, куда обращаться за разъяснениями.
Проверьте вид повестки
Всё, что нужно знать, указано в самой повестке. Основные причины вызова:
- уточнение учётных данных;
- прохождение военно-врачебной комиссии (ВВК);
- учебные или ротные сборы;
- мобилизация / призыв на службу.
Кадровые действия
Оповещение сотрудника
Ответственное лицо (HR или секретарь) обязано:
- Немедленно вручить или передать повестку под роспись.
- Отрывную часть повестки (титульный лист) подписать, указать дату и время оповещения и в течение 3 рабочих дней направить в военкомат:
- лично;
- заказным письмом с уведомлением;
- через электронную почту, если военкомат принимает такой формат.
Оформление отсутствия
| Причина вызова | Код в табеле | Средний заработок |
|---|---|---|
| ВВК, учебные сборы, уточнение данных | ОВ или 21 | Да, сохраняется |
| Мобилизация / призыв | МОБ или 23 | Не сохраняется, оформляется увольнение по п. 1 ст; 83 ТК РФ |
Приказ и запись в личную карточку
Пример формулировки приказа при ВВК:
«Предоставить Иванову И.И. отпуск без сохранения заработной платы с по для прохождения военно-врачебной комиссии на основании повестки № 123 от , выданной Октябрьским военным комиссариатом г. Москвы».
В личной карточке (Т-2) делается запись:
«15– – отпуск по призыву ВВК, оплата средним заработком».
Бухгалтерские выплаты
Вариант 1: Cредний заработок сохраняется
- Рассчитывается по правилам ст. 139 ТК РФ за последние 12 месяцев.
- Оплата производится в ближайший день выдачи зарплаты.
Вариант 2: Мобилизация / призыв
- Выплата не производится.
- Работнику оформляется выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка (ст. 178 ТК РФ).
- Начислить компенсацию за неиспользованный отпуск.
Шаблоны документов
Уведомление о вручении повестки
----------------------------------------------------------------- Уведомление о вручении повестки в военкомат ----------------------------------------------------------------- Дата и время вручения: «___» ______ 2026 г., ___ ч ___ мин. Сотрудник: _______________________________________________ (Ф.И.О.) Должность: _____________________________________________ Оповещён (подпись): _________________________ Должностное лицо (Ф.И.О., подпись): ______________________ -----------------------------------------------------------------
Сопроводительное письмо в военкомат
Военный комиссариат __________ района от ООО «Ромашка» ИНН 7708123456, ОГРН 1167746456789 Адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10 Тел.: +7 (495) -23-45-67 E-mail: kadry@romashka.ru Сопроводительное письмо № __ от «___» __________ 2026 г. К повестке № ___ от «___» __________ 2026 г. Настоящим сообщаем, что гражданин Иванов Иван Иванович, должность «инженер-конструктор», оповещён в 10:00. Отрывная часть повестки прилагается. Приложения: Отрывная часть повестки – 1 л. Генеральный директор __________/Петров А.А./
Куда звонить и писать
- ФНС России – разъяснения по НДФЛ и страховым взносам
Тел.: ###-###-#### - Роструд – консультации по трудовому законодательству
Тел.: ###-###-####
Онлайн-приёмная: онлайнинспекция.рф - ПФР – вопросы по страховому стажу
Тел.: ###-###-#### - Минтруд России
E-mail: info@mintrud.gov.ru - Региональные военные комиссариаты
Список контактов доступен на сайте: voenkomat.mil.ru
Чек-лист для HR и бухгалтера
- Получена повестка → зарегистрируйте её в журнале входящей корреспонденции.
- Вручите сотруднику под роспись → сделайте копию.
- Заполните и отправьте отрывную часть в военкомат → сохраните почтовый чек или отметку о приёме.
- Оформите приказ → поставьте код в табеле.
- Рассчитайте и выплатите средний заработок (если положено).
- Внесите изменения в личную карточку и 1С (или другую учётную систему).