Самое главное помнить, что воинский учёт – это обязательный процесс, регулируемый федеральным законодательством, и от его правильного ведения зависят как безопасность государства, так и финансовая и юридическая ответственность работодателя.

Общие сведения о воинском учёте в 2026 году

С развитием цифровизации в России создаётся единый Реестр воинского учёта — информационная система, объединяющая данные ФНС, МВД, Пенсионного фонда и других ведомств. Основные изменения, вступившие в силу в 2025‑2026 гг., заключаются в:

• обязательном электронном взаимодействии организации с военкоматом;
• сокращённом сроке подачи сведений о приёме/увольнении (не более 5 рабочих дней);
• введении штрафов за несоблюдение требований – до 500 000 рублей для юридических лиц;
• возможности «бронирования» военнообязанных, находящихся в запасе, через форму 18.

Обязанности работодателя

Ключевые задачи, которые должен выполнять каждый работодатель (отдел кадров, бухгалтерия, HR‑менеджер):

1. Постановка на воинский учёт новых сотрудников – проверка подлинности документов, передача сведений в военкомат в электронном виде.
2. Ведение личных карточек работников (форма 18) – своевременное внесение изменений (смена места жительства, изменение семейного положения, переход в запас и т.п.).
3. Сверка данных с реестром военкомата минимум два раза в год (весна и осень).
4. Оповещение сотрудников о полученных повестках и иных вызовах, в т.ч. в электронной форме через корпоративный портал или электронную почту.
5. Сдача отчетности в военкомат – ежегодно форма 18, отчет о численности лиц, находящихся в запасе, и о подтверждённом учёте.
6. Организация «бронирования» (при необходимости) – оформление заявки на отложенный призыв для сотрудников, попавших в особые категории (студенты, студенты‑заочники, лица с особыми обстоятельствами).

Пошаговая инструкция взаимодействия с военкоматом

Шаг 1. Регистрация организации в системе межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ)

Для начала необходимо оформить электронную подпись и пройти регистрацию в сервисе Госуслуги для юридических лиц. После подтверждения доступа появляется возможность отправлять запросы в реестр воинского учёта.

Шаг 2. Приём на работу

• Проверьте наличие у соискателя удостоверения гражданина, подлежащего призыву (удостоверение выдается после прохождения комиссии). Если документа нет – направьте сотрудника в военкомат.
• Заполните форму «Постановка на учет» (Электронный шаблон 1‑5) и отправьте её в реестр.
• Получите подтверждение о регистрации (номер записи в реестре).

Шаг 3. Смена личных данных

Любая корректировка (перемещение, изменение ФИО, семейного положения) должна быть передана в военкомат в течение 5 рабочих дней. Используйте форму «Изменение данных» в личном кабинете организации.

Шаг 4. Получение и обработка повесток

Военкомат может отправлять повестки в двух формах:

1. Электронная (через Госуслуги – в личный кабинет сотрудника).
2. Бумажная (по почте или вручную).

Ответственный сотрудник (обычно HR‑менеджер) обязан:

• Своевременно информировать работника о дате и времени явки;
• Оформить служебную записку об освобождении от работы на день явки (если это предусмотрено Трудовым кодексом);
• Отразить факт явки в личной карточке сотрудника.

Шаг 5. Сдача ежегодной отчетности

Крайний срок сдачи формы 18 – 30 января текущего года. Отчет формируется в системе МЭВ и направляется в территориальный военкомат.

Ответственность и штрафы

Нарушения в учёте влекут за собой административную ответственность:

• Не предоставление сведений о приёме/увольнении – штраф от 50 000 руб. до 200 000 руб.
• Отсутствие или неточность данных в карточке учёта – штраф от 100 000 руб. до 500 000 руб.
• Отказ от оповещения сотрудника о полученной повестке – штраф до 300 000 руб.

Для юридических лиц штраф может быть увеличен в случае повторных нарушений в течение года.

Список контактов для обращений

Ниже приведён перечень официальных каналов связи, которые могут понадобиться в случае вопросов, претензий или необходимости уточнения информации.

• Государственная служба «Военкомат России» (единый телефон): 117 – круглосуточно, оператор поможет уточнить ваш территориальный военкомат и статус учёта.
• Региональный военкомат (пример – г. Москва): +7 (495) -11‑11‑11 – приём заявок по постановке на учёт, изменению данных и получению справок.
• Госуслуги – раздел «Воинский учёт»: https://www.gosuslugi.ru/voinskij-uchet – электронные формы, статус запросов, история обращений.
• Техническая поддержка МЭВ (для юридических лиц): support@mev.gov.ru – вопросы по интеграции и передаче данных.
• Контактный центр Минобороны РФ: +7 (495) -23‑45‑67 – общие вопросы законодательства, разъяснения по статье 8 ФЗ‑127/2023.
• Электронная почта отдела кадров вашего военкомата: hr@voenkomat-region.ru – запросы о «бронировании», справках, подтверждении учёта.

Практические рекомендации для кадровиков

1. Создайте внутренний регламент по работе с военкоматом (шаблоны писем, сроки передачи данных, порядок оповещения).
2. Назначьте ответственного за воинский учёт (может быть HR‑специалист или бухгалтер), которому будет поручена ежемесячная проверка данных.
3. Внедрите автоматическую синхронизацию с реестром через API МЭВ – это уменьшит риск ошибок и ускорит процесс.
4. Проводите периодические обучающие сессии для менеджеров и линейных руководителей о том, как правильно реагировать на повестки.
5. Сохраняйте копии всех электронных и бумажных документов (заявления, подтверждения, справки) минимум 5 лет.
6. При получении повестки сразу фиксируйте её в системе учета и сообщайте сотруднику о праве на получение копии повестки и о порядке обращения в военкомат.

Воинский учёт – не просто формальность, а важный элемент государственной безопасности. Очень важно соблюдать сроки, поддерживать актуальность данных и вести постоянный диалог с территориальными военкоматами. При правильной организации процесса работодатели избегают штрафов, сохраняют репутацию и обеспечивают своим сотрудникам юридическую защищённость.

При возникновении вопросов используйте указанные выше контакты, а также следите за изменениями в законодательстве (ФЗ‑127/2023, КоАП РФ, Приказ Минобороны от 2025‑2026 гг.) – они могут вводить новые требования к электронному учёту и срокам подачи сведений.

Дата публикации: