Электронная и бумажная трудовые книжки в 2026 году требуют точного соблюдения новых правил. Особенно это касается граждан‚ завершивших службу по призыву или по контракту. Ниже — подробная инструкция‚ как правильно внести период военной службы в трудовую книжку бывшего военнослужащего‚ чтобы избежать ошибок и штрафов.
Нужно ли вообще вносить запись о службе в армии?
До недавнего времени кадровики задавались вопросом‚ обязательно ли отражать в трудовой книжке время‚ проведённое в армии. Минтруд России разъяснил в письме № 14-6/10/ООГ от :
- в электронную трудовую книжку запись о военной службе не вносится;
- в бумажную трудовую книжку работодатель может (но не обязан) сделать отметку о прохождении службы до первой записи о приёме на работу.
Таким образом‚ если работник предоставляет военный билет и просит отразить стаж‚ вы имеете право это сделать в разделе «Сведения о работе» строкой «До поступления на работу проходил военную службу…».
Как оформить запись в бумажной трудовой книжке
Подготовительные документы
- военный билет (для призывников) или контракт (для контрактников);
- справка военкомата (по запросу);
- приказ работодателя о внесении дополнительной записи (необязателен‚ но рекомендован).
Пошаговое заполнение
| Графа | Что писать |
|---|---|
| 1 (№) | Порядковый номер записи (обычно «1»‚ если это самая первая запись в книжке). |
| 2 (Дата) | Дата‚ когда вы вносите запись‚ а не дату призыва/контракта. |
| 3 (Сведения о работе) | До поступления на работу проходил военную службу по призыву (по контракту) с по гг. в ВС РФ‚ воинское звание — рядовой. |
| 4 (Основание) | Военный билет № ХХХХ‚ выдан г. Комендатурой г. Москвы. |
Не подписывайте и не ставьте печать в графе 3! Достаточно подписи ответственного лица и печати организации внизу страницы.
Как действовать при электронной трудовой книжке
Если сотрудник «перешёл» на электронный формат:
- Запись о военной службе в СЗВ-ТД не передаётся.
- Данные о стаже военнослужащего будут учтены ПФР автоматически через ЕГИС «Воин» (Единая государственная информационная система воинского учёта).
- Если работник настаивает‚ можно приложить скан военного билета к личному делу кадровика.
Частые ошибки и способы их исправления
- Ошибка: дата записи совпадает с датой призыва.
Исправление: перечеркните одной чертой‚ рядом напишите «исправленному верить»‚ поставьте подпись и печать. - Ошибка: отсутствует основание.
Исправление: внесите дополнительную строку «Дополнительно: основание — военный билет № …»; - Ошибка: запись сделана после первого трудоустройства.
Исправление: оформите вкладыш к трудовой книжке‚ где в самом начале разместите информацию о службе.
Образец текста для печати
Используйте формулировку:
До поступления на работу проходил военную службу в Вооружённых Силах РФ по призыву (по контракту) с «___»________ 20__ г. по «___»________ 20__ г.‚ воинское звание, ________.
Куда обращаться за помощью
- Телефон Минтруда РФ: 8-800-700-8-800 (звонок бесплатный по РФ).
- ГУ, Отделение ПФР по г. Москве и МО: +7 (495) -87-07-07‚ sz@pfr.mos.ru.
- ЕИСОТ (Единая справочно-информационная система по охране труда): www.eisot.ru‚ онлайн-чат 24/7.
- КонсультантПлюс: горячая линия ###-###-####‚ образцы форм и актов, www.consultant.ru.
Краткий чек-лист
- Убедитесь‚ что военный билет/контракт на руках.
- Если это первое место работы‚ сделайте запись до графы «Принят на работу…».
- Не ставьте подпись и печать после текста записи.
- Электронную трудовую не «загружаем» сведениями о службе — ПФР всё получит сам.
- Храните копии документов 75 лет (по ГОСТ Р 51141-2025).
Следуя этой инструкции‚ вы избежите штрафов от трудовой инспекции и обеспечите бывшему военнослужащему корректный трудовой стаж для будущей пенсии.