Ведение воинского учета – обязательная процедура для всех работодателей, которые имеют на
работе граждан, подлежащих воинскому учёту. С 2022 года основной документ – карточка формы 10.
Дополнительно используется карточка организации (форма 18). Ниже представлена подробная
инструкция, как правильно оформить эти документы, какие ошибки часто допускаются и куда
обратиться за помощью.

Правовая база

• Федеральный закон «О воинской обязанности и воинском учёте» (№ 123‑ФЗ);
• Приказ Министра обороны РФ от  № 258 «Об организации воинского учёта в
  организациях»;
• Инструкция по ведению воинского учёта в организациях (2023‑05‑25);
• Постановления региональных военных комиссариатов о сроках сдачи отчётности
  (2025‑02‑25, 2025‑10‑02 и др.).

Какие формы нужны

2.1 Форма 10 – карточка гражданина, подлежащего воинскому учёту

Эта карточка заполняется на каждого военнообязанного сотрудника. В ней фиксируются
персональные данные, сведения о месте работы, воинском звании, дате и номере уведомления
военкомата о приёме, переводе или увольнении.

2.2 Форма 18 – карточка учёта организации

Заполняется один раз при регистрации организации в военкомате и затем ежегодно.
В ней указываются количество подлежащих учёту граждан, сведения о бронировании,
реквизиты организации и данные о её ликвидации (если применимо).

Пошаговая инструкция по заполнению формы 10

1. Подготовьте документы:
   • паспорт сотрудника;
   • трудовой договор;
   • военный билет (если есть);
   • приказ о приёме, переводе или увольнении (для заполнения графы 4).
2. Раздел I – Общие сведения о сотруднике:
   • ФИО полностью, дата и место рождения;
   • пол, гражданство;
   • образование, специальность;
   • сведения о семье (если требуеться).
3. Раздел II – Сведения о работе:
   • наименование работодателя (в шапке карточки указать полное название);
   • должность, подразделение;
   • дата приёма на работу;
   • воинская специальность (ВУС) – код из пункта 26 военного билета.
4. Раздел III – Воинский учёт:
   • номер и дата уведомления военкомата о приёме (графа 4) – Самое главное помнить, что
     в графе 4 необходимо проставить отметку о том, что сведения о сотруднике направлены в
     военкомат, и указать дату + исходящий номер.
   • дата и номер приказа о переводе/увольнении (если применимо);
   • причина снятия с учёта (если сотрудник уволен).
5. Подписи:
   • Ответственный за воинский учёт (должность, подпись, расшифровка подписи);
   • Сотрудник – дата, подпись, расшифровка подписи (в конце карточки).
6. Проверка и отправка:
   • Проверьте, что все поля заполнены черными/синими/фиолетовыми чернилами (другие цвета запрещены);
   • Отправьте оригинал в военкомат в течение 5 рабочих дней с момента приёма/перевода/увольнения;
   • Сохраните копию в картотеке организации (раздел «Личные карточки»).

Оформление формы 18 (карточка учёта организации)

1. Заполните шапку: полное наименование организации, ОКПО, ИНН, адрес;
2. Укажите количество граждан, подлежащих воинскому учёту, и разбивку по
   военно-учетным специальностям;
3. Отметьте наличие бронирования (если применимо) – укажите номер и раздел перечня
   должностей и профессий;
4. Подпишите документ: руководитель организации (подпись + расшифровка) и
   ответственный за воинский учёт;
5. Отправьте форму 18 в военкомат сразу после регистрации деятельности и ежегодно
   до 31 декабря (по новому образцу – до 31 декабря 2026 года).
   Очень важно, чтобы ответ был на русском языке.

Хранение и сверка карточек

• Карточки размещаются в отдельной картотеке: первый раздел – личные карточки,
  второй раздел – карточка организации;
• Сверка данных проводится минимум раз в год (обычно в конце финансового года) и
  при каждом изменении статуса сотрудника;
• Все исправления вносятся только чернилом, без использования корректирующей
  ленты; если ошибка серьёзная – оформляеться новая карточка.

Частые ошибки и как их избежать

Контакты для обращения (список перечислений с описанием)

• Военный комиссариат города/района – основной орган, принимающий карточки.
  
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: voenkomat@example.ru.
  
  Часы работы: Пн‑Пт 9:00‑17:00.
• Отдел кадров вашей организации – отвечает за подготовку и проверку
  карточек перед отправкой в военкомат.
  
  Тел.: +7 (495) -23‑98‑76, e‑mail: kadr@example.ru.
• КонсультантПлюс – юридическая поддержка – предоставляет консультации
  по вопросам заполнения форм и соблюдения сроков.
  
  Тел.: +7 (495) -11‑22‑33, сайт: consultantplus.ru.
• Служба технической поддержки 1С:ЗУП – помогает настроить автоматическое
  заполнение полей карточки.
  
  Тел.: +7 (495) -11‑33‑44, e‑mail: support@1c.ru.

Корректное оформление учетных карточек – залог отсутствия штрафов и проблем при
проведении проверок. Придерживаясь указанных правил, вы гарантируете:

• соответствие требованиям законодательства;
• точность данных, передаваемых в военкомат;
• быструю и безопасную сдачу отчётной документации.

Если у вас возникли вопросы – не откладывайте, обращайтесь по указанным контактам.
Помните, что своевременное и правильное заполнение карточек – это ваша ответственность
как работодателя;