В условиях постоянных изменений в законодательстве о воинском учёте и усиления мобилизационных мероприятий
организации обязаны вести чёткую и своевременную работу с военкоматами․ Ниже представлена подробная
инструкция для отдела кадров‚ включающая план мероприятий‚ перечень обязательных отчётов‚
контактные данные и образцы документов․

Правовая база

Основные нормативные акты‚ регламентирующие взаимодействие работодателя с военкоматами:

• Федеральный закон № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»;
• Приказ Минобороны РФ от № 447 «Об организации воинского учёта в организациях»;
• Трудовой кодекс РФ (ст․ 73 и 74) – обязанности работодателя по предоставлению сведений о военнообязанных․

Обязанности отдела кадров

Основные мероприятия в течение года

1. Составление плана работы по воинскому учёту (ВУ) на предстоящий год (образец – журнал «Кадровое дело»)․
2. Сбор и актуализация сведений о всех сотрудниках мужского пола‚ достигших призывного возраста․
3. Подготовка и сдача в военкомат обязательных форм:
   • Форма 6 «Сведения о военнообязанных»;
   • Листок сообщения об изменениях сведений о гражданах‚ состоящих на воинском учёте;
   • Справка с места работы (форма Э-2) при запросе военкомата․
4. Организация и проведение медицинского освидетельствования сотрудников‚ поступающих на службу по контракту․
5. Ведение Воинского учётного реестра (ВУР) – постоянный контроль за статусом военнообязанных․
6. Своевременное информирование военкомата о приёме‚ переводе‚ увольнении или изменении персональных данных сотрудников․
7. Подготовка и отправка запросов о предоставлении характеристики (по требованию военкомата)․

Ответственный за ведение ВУР

Иванов Сергей Петрович‚ старший специалист отдела кадров‚ отвечает за:

• Ведение и актуализацию ВУР;
• Подготовку и сдачу всех отчётов в военкомат;
• Контроль исполнения обязательных мероприятий по плану ВУ․

План работы по воинскому учёту (пример)

Ниже – типовой план работы на 2026 год с подсказками экспертов (скачать можно здесь)․

Как оформить запрос в военкомат

Образец письма‑запроса

От: ООО «Пример» 
Кому: Военкомат г․ Нижний Новгород 
Отдел: Отдел кадров 
Адрес: ул․ Ленина‚ д․ 10‚ г․ Нижний Новгород‚ 603000 

Тема: Запрос сведений о сотруднике ___________ (Ф․И․О․‚ дата рождения‚ № военного билета)
Уважаемый(ая) _______!

В соответствии с ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» просим предоставить характеристику (сведения о состоянии здоровья‚ наличии/отсутствии судимости‚ семейном положении) о вышеуказанном сотруднике‚ который подаёт документы на службу по контракту․

Приложения:
Копия приказа о назначении ответственного за ведение ВУР;
Копия паспорта сотрудника;
Согласие сотрудника на обработку персональных данных․

С уважением‚
____________________ 
Иванов Сергей Петрович‚ старший специалист отдела кадров 
Тел․: +7 (831) -23‑45‑67 
E‑mail: s․ivanov@example․com

Что должно быть на повестке

• Указание цели вызова (например‚ «проведение медосвидетельствования»);
• Срок и дата явки;
• Подпись и печать военкомата (начальника отдела военного комиссариата или врио)․

Самое главное помнить‚ что сотрудник отдела кадров не заполняет пустые бланки самостоятельно и не ездит в военкомат без официального запроса организации․

Контактные данные для обращений

Ниже указаны контакты‚ которые могут понадобиться при взаимодействии с военкоматом и внутри организации․

• Военкомат г․ Нижний Новгород
  • Адрес: проспект Победы‚ 12‚ г․ Нижний Новгород‚ 603000
  • Телефон: +7 (831) -55‑00‑01
  • Э‑mail: voenkomat․nn@mil․ru
  • Рабочее время: пн‑пт 08:00‑17:00
• Отдел кадров ООО «Пример»
  • Ответственный: Иванов Сергей Петрович
  • Телефон: +7 (831) -23‑45‑67
  • Э‑mail: s․ivanov@example․com
  • Внутренний номер: 215
• Служба охраны труда (медицинское освидетельствование)
  • Телефон: +7 (831) -87‑65‑43
  • Э‑mail: health@example․com
• Юридический отдел (вопросы по контракту и отсрочкам)
  • Телефон: +7 (831) -55‑22‑33
  • Э‑mail: legal@example․com

Чек‑лист для контроля исполнения обязательств

1. Сформировать и утвердить план работы по ВУ (согласовать с руководством)․
2. Назначить ответственного за ВУР и зафиксировать его ФИО в приказе․
3. Собрать и актуализировать данные о военнообязанных (форма Т‑2)․
4. Подготовить и отправить в военкомат форму 6 до 15 февраля․
5. Обрабатывать запросы военкомата (характеристики‚ справки) в срок не более 5 рабочих дней․
6. Вести журнал учёта (отметки о полученных/отправленных документах)․
7. Контролировать изменения статуса сотрудников (перевод‚ увольнение‚ изменение семейного положения) и своевременно уведомлять военкомат․
8. Проводить ежегодный аудит ВУР и готовить отчёт для руководства․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если сотрудник получил повестку в последний момент?

Необходимо немедленно связаться с военкоматом‚ уточнить возможность переноса даты или оформить справку о невозможности присутствия (по состоянию здоровья‚ командировке и т․п․)․ Информировать руководителя и оформить внутренний акт о неявке․

Нужно ли отправлять оригиналы документов в военкомат?

Военкомат обычно требует копии с заверенной подписью отдела кадров․ Оригиналы остаются в архиве организации․

Как оформить запрос о предоставлении характеристики?

См․ пункт 4․1․ Образец письма‑запроса․ В запросе обязательно указать полные данные сотрудника‚ цель запроса и приложить согласие сотрудника на обработку персональных данных․

Эффективное взаимодействие отдела кадров с военкоматом – это сочетание строгого соблюдения нормативных сроков‚
правильного оформления документов и чёткой ответственности внутри организации․ Следуя представленному
плану‚ используя шаблоны запросов и поддерживая актуальный ВУР‚ вы сможете избежать штрафов‚
сократить административные риски и обеспечить законность трудовых отношений с военнообязанными
сотрудниками․