Самое главное помнить, что журнал регистрации исходящей корреспонденции – это документ строгой отчётности, который фиксирует факт и сроки отправки извещений о военнообязанных в военный комиссариат. От его правильного ведения зависят как законность выполнения обязанностей работодателя, так и отсутствие штрафных санкций.
Нормативно‑правовая база
Ведение журнала регламентировано следующими актами:
- Федеральный закон №61‑ФЗ «Об обороне» от г.;
- Приказ Министра обороны РФ №700 от г. (ред. от г.) – Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учёта (приложение N 10 – форма журнала);
- Постановление Правительства РФ №719 от г. – Положение о воинском учёте.
Назначение и задачи журнала
Журнал регистрации отправленных извещений служит для:
- Фиксации даты и номера отправленного извещения;
- Указания полного наименования военного комиссариата‑получателя;
- Отражения ФИО военнообязанного, его категории (резерв, призывник, отложенный и т.д.);
- Отметки о получении подтверждения от военкомата (при необходимости);
- Контроля соблюдения установленных сроков (не позднее 10 дней после события, требующего извещения).
Требования к оформлению журнала
3.1 Титульный лист
Титульный лист обязателен и должен содержать:
- Наименование организации (полное юридическое);
- ИНН, ОГРН;
- Наименование документа – «Журнал регистрации отправленных извещений (воинский учёт)»;
- Период ведения (дата начала);
- Подпись и печать руководителя;
- ФИО ответственного лица (специалиста по воинскому учёту).
3.2 Структура таблицы (по приложению N 10)
| № п/п | Дата отправки | Полное наименование военного комиссариата (органа военного управления) | ФИО военнообязанного | Дата рождения | Воинская часть/категория | Номер и дата извещения | Подтверждение получения (подпись/датa) | Примечания |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга | Иванов Иван Иванович | Резерв, 2‑й разряд | № 004‑2026 от | Подп. получ. – Петров П.П., | — |
3;3 Оформление страниц
- Страницы нумеруются последовательно;
- Каждая страница прошивается в виде «книжного» блока;
- В конце каждого месяца подводятся итоги (общее количество отправленных извещений, количество подтверждённого получения).
Порядок заполнения журнала
- Подготовка извещения – заполнить форму 4 (извещение о зачислении/отсрочке) в соответствии с данными сотрудника.
- Отправка – использовать рекомендованную форму отправки (почтовое отправление с уведомлением о вручении, электронный документооборот через портал Госуслуг или специализированную систему «Контур;Экстерн»).
- Регистрация в журнале – сразу после отправки вносить все сведения в таблицу, проставляя номер и дату извещения.
- Получение подтверждения – при получении подтверждения от военкомата (копия подписи, акт о получении) фиксировать его в колонке «Подтверждение получения».
- Ежемесячный контроль – ответственный за ВУ проверяет полноту и корректность записей, подписывает итоговый лист и передаёт его в бухгалтерию/отделу кадров.
- Годовая сверка – по требованию военкомата проводится полная сверка журнала с их реестром.
Контроль и проверка
Контроль за ведением журнала возлагается на:
- Ответственного за воинский учёт (обычно HR‑специалиста);
- Руководителя организации (подпись в титульном листе и в ежемесячных итогох);
- Внутренний аудит (при проведении плановых проверок).
Военный комиссариат имеет право запросить журнал в любой момент. При отсутствии или неправильном заполнении возможны административные штрафы (см. пункт 6).
Штрафы за нарушения
С 1 января 2024 года за несоблюдение сроков и отсутствие надлежащего журнала предусмотрены штрафы:
- За несвоевременную отправку извещения – от 5 000 до 30 000 руб.;
- За отсутствие журнала или его неполноту – от 10 000 до 50 000 руб.;
- За предоставление недостоверных сведений – от 20 000 до 100 000 руб. и возможность привлечения к административной ответственности.
Во избежание санкций необходимо вести журнал в соответствии с формой N 10 и хранить его минимум 5 лет.
Как оформить журнал самостоятельно
- Скачать официальную форму Приложение N 10 (можно получить с сайта Минобороны РФ или через портал ppt.ru).
- Распечатать форму на бумаге формата А4 (плотность не менее 80 г/м²).
- Сделать титульный лист (см. раздел 3.1).
- Проводить брошюровку: скрепить все листы в виде книги, пронумеровать страницы.
- Подписать титульный лист и каждую страницу, где вносятся изменения (подпись ответственного + печать).
- Хранить журнал в закрытом шкафу, доступ к которому имеет только ответственный за ВУ.
Контакты для обращений
Если возникнут вопросы по заполнению журнала, срокам отправки или необходимы разъяснения от государственных органов, используйте следующие контакты:
- Военный комиссариат г. Санкт‑Петербурга
Адрес: пр. Стачек, д. 17, Санкт‑Петербург, 197101
Телефон: +7 (812) -55‑12‑34
E‑mail: voenkomat_spb@rosgvard.ru - Министерство обороны РФ (служба поддержки электронного документооборота)
Телефон горячей линии: 8‑800‑555‑33‑22 (круглосуточно)
E‑mail: support@mil.ru - КонсультантПлюс – юридическая служба по вопросам воинского учёта
Телефон: +7 (495) -77‑44‑55
Сайт: consultantplus.ru - ООО «ППТ», центр подготовки кадров
Адрес: Санкт‑Петербург, пр. Рыбацкий, д. 18/2
Телефон: (812) -09‑01‑25
E‑mail: info@ppt.ru - Государственная инспекция труда (по вопросам штрафов за нарушение ВУ)
Телефон: 8‑800‑200‑30‑30
E‑mail: gti@ros.gov.ru
Ведение журнала регистрации отправленных извещений – это не просто формальность, а ключевой элемент системы воинского учёта, позволяющий организации выполнять свои обязанности, избегать штрафов и поддерживать прозрачные отношения с военными органами. Следуя рекомендациям, изложенным в настоящей статье, вы сможете обеспечить надёжный документооборот и доказать факт своевременного информирования военкоматов.
Дата публикации: г. | Автор: полезный помощник OpenAI