Очень важно, чтобы все сведения в статье были изложены на русском языке и соответствовали актуальному нормативному регулированию (Инструкция 700, Приложения 12, 18, 23 и др.). Ниже вы найдёте подробный план создания, ведения и архивирования журнала сверки, а также готовый перечень контактов для обращения в военкоматы и в органы, отвечающие за воинский учёт.

Что такое журнал сверки с военкоматом?

Журнал сверки – это документ, фиксирующий процесс сопоставления данных о военнообязанных, находящихся в штате организации, с данными военных комиссариатов (военкоматов). Он служит доказательной базой при проверках государственных органов и помогает избежать штрафов за отсутствие отметок о проведённой сверке.

Самое главное помнить, что

• Сверка обязана проводиться не реже одного раза в год (п. 36 Инструкции 700).
• Все отметки в журнале делаются простым карандашом – датой, номером списка и подписью ответственного лица.
• После завершения сверки в журнале делается запись о результатах, а в карточке сотрудника (форма 10) ставится отметка «Сверка с военным комиссариатом».

Нормативно‑правовая база

Для ведения журнала сверки используются следующие нормативные документы:

1. Инструкция № 700 «О ведении воинского учёта и бронирования граждан в запасе» (п. 36, п. 5 Приложения 12).
2. Приложение 18 к Инструкции – образец журнала проверок.
3. Приложение 23 к Инструкции – образец списка сверки.
4. Постановление Правительства РФ от № 1658 «О порядке ведения воинского учёта в организациях».

Содержание журнала сверки

Журнал должен быть оформлен в виде печатного бланка (можно скачать готовый шаблон в Приложении 18). Основные графы:

• Дата сверки – указывается три пары арабских цифр (ДД ММ ГГГГ).
• Регистрационный номер списка – номер листа, полученного от военкомата.
• ФИО проверяющего – должность, фамилия, инициалы.
• Результат сверки – «Соответствует», «Не соответствует», «Отсутствуют документы» и пр.
• Замечания и предложения – указание на недочёты, рекомендации по их устранению.
• Подпись ответственного лица организации – проставляется в правом верхнем углу.
• Подпись представителя военкомата – фиксируется в журнале проверок военкомата.

Порядок проведения сверки (пошаговый алгоритм)

1. Подготовка списка сотрудников – сформировать перечень всех работников, подлежащих воинскому учёту, с указанием их личных карточек (форма 10).
2. Запрос в военкомат – направить письменный запрос (по шаблону из Приложения 23) с просьбой назначить дату сверки.
3. Назначение даты – военкомат согласовывает время и место проведения сверки.
4. Проведение сверки:
   • Сотрудник организации и уполномоченный представителя военкомата сравнивают данные в карточках и в реестре военкомата.
   • В случае расхождений фиксируются замечания в журнале.
   • После подтверждения соответствия в карточке ставится отметка «Сверка с военным комиссариатом» (карандашом).
5. Оформление протокола – в журнале проверок военкомата вносятся дата, номер списка, подпись и печать.
6. Хранение документов – оригинал журнала, копии протоколов и листы списка сверки хранятся в архиве организации минимум 1 год (п. 5 Приложения 12).

Пример заполнения журнала сверки

Как оформить и хранить журнал

• Журнал печатается на фирменном бланке организации, пронумеровывается и прошнуровывается.
• После каждой сверки в журнале делается запись, а оригиналы протоколов прикладываются к соответствующей странице.
• Все документы подписываются уполномоченными лицами и скрепляются печатью (если она имеется).
• Хранить журнал в архиве организации не менее одного года после проведения сверки (п. 5 Приложения 12).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Как часто нужно проводить сверку?

Как минимум раз в год, но при изменении состава сотрудников – немедленно.

Можно ли делать отметки в журнале чернилами?

Нет. По нормативам отметки о сверке делаются простым карандашом, чтобы их можно было исправить при необходимости.

Кому в организации следует отвечать за журнал?

За проведение сверки отвечает должностное лицо, отвечающее за воинский учёт (обычно главный бухгалтер или специалист по кадрам).

Что делать, если военкомат отказывает в проведении сверки?

Составьте письменный запрос с указанием причины отказа и приложите копию в журнал. При необходимости обратитесь в районный орган управления военной службы.

Контакты для обращений

Ниже приведён перечень контактных данных, которые могут пригодиться при подготовке и проведении сверки.

• Военный комиссариат района (главный офис)
  Адрес: ул. Советская, д. 12, г. Москва, 119049
  Телефон: +7 (495) -23‑45‑67
  Электронная почта: info@voenkomat-moscow.ru
• Отдел кадров вашей организации
  Тел.: +7 (495) -87‑65‑43
  E‑mail: kadr@company.ru
• Государственная инспекция труда (служба контроля воинского учёта)
  Тел.: +7 (495) -23‑45‑00
  E‑mail: inspektor@trud.gov.ru
• Юридический департамент (консультации по нормативным актам)
  Тел.: +7 (495) -23‑98‑76
  E‑mail: legal@company.ru
• Служба поддержки по электронному документообороту (если журнал ведётся в ИС)
  Тел.: +7 (495) -23‑00‑99
  E‑mail: support@docflow.ru