Что такое «карточка учета организации»
Карточка учета организации (далее — КУО) — это единая электронно-бумажная база‚ в которой военкомат фиксирует:
- сведения о юридическом лице/ИП;
- количество военнообязанных сотрудников;
- должностные лица‚ ответственные за воинский учет;
- сроки сдачи форм № 6‚ 18‚ 19.
КУО создаётся один раз‚ но обновляется ежеквартально или при любом изменении данных: смена директора‚ увольнение военнообязанного‚ смена юр. адреса и т. д.
Кому обязательно иметь карточку
- Все российские юрлица с численностью от 1 человека.
- Индивидуальные предприниматели‚ у которых есть военнообязанные сотрудники или сам ИП относится к категории «военнообязанный».
- Филиалы и представительства (каждый подразделение вводит отдельную карточку по месту своей регистрации).
Штрафы за отсутствие или неверное заполнение
| Нарушение | Размер штрафа | Нормативный акт |
|---|---|---|
| Отсутствие КУО | от 500 до 1 000 ₽ на должностное лицо | ст. 21.1 КоАП РФ |
| Несдача форм 6/18/19 | от 3 000 до 5 000 ₽ на организацию | ст. 21.2 КоАП РФ |
| Скрытие сведений | до 50 000 ₽ | ст. 21.2 КоАП РФ (п. 2) |
Что входит в карточку: перечень документов
Обязательные бумаги (оригиналы + сканы PDF)
- Форма 6, сведения о численности военнообязанных по состоянию на 1 января.
- Форма 18 — отчёт о призыве граждан на военную службу за прошедший год.
- Форма 19 — сведения о гражданах‚ пребывающих в запасе и работающих по договору.
- Приказ о назначении ответственного лица за воинский учет (оформляется ежегодно).
- Журнал учета карточек военнообязанных (форма утверждена приказом Минобороны № 400).
- Копия Устава (только первые 3 страницы: титульник + полномочия директора).
- Справка из ФНС о постановке на налоговый учет (или выписка ЕГРЮЛ не старше 5 дней).
Дополнительно (если есть)
- Копии паспортов военнообязанных сотрудников (страницы 2–5 + отметка о регистрации).
- Военные билеты (копии страниц 1‚ 2‚ 14–16).
Пошаговая инструкция по заполнению
Шаг 1. Подготовьте шаблон
Скачайте актуальный бланк КУО с сайта госуслуги.рф или возьмите в вашем районном военкомате. На доступны два формата:
- Excel-шаблон для самостоятельного заполнения;
- XML-файл для загрузки в личный кабинет на портале «Госуслуги – Бизнес».
Шаг 2. Заполните титульную часть
- Наименование организации — строго как в ЕГРЮЛ.
- ИНН / ОГРН — без пробелов.
- Юридический адрес — полностью (индекс‚ регион‚ город‚ улица‚ дом‚ офис).
- Фактический адрес — если совпадает с юридическим‚ ставим прочерк.
- Контактный телефон и e-mail — желательно корпоративный.
Шаг 3. Укажите ответственное лицо
Вносим ФИО‚ должность‚ номер трудового договора‚ дату приказа‚ контактный телефон и e-mail.
Важно! С данные сотрудника автоматически сверяются с ФНС. Если у человека есть задолженность по налогам — карточку вернут на доработку.
Шаг 4. Заполните раздел «Сведения о военнообязанных»
- ФИО‚ дата рождения‚ серия и номер паспорта.
- Военный билет: серия‚ номер‚ категория запаса‚ ВУС.
- Должность в организации‚ дата приёма на работу.
Шаг 5. Проверка и печать
Проверьте корректность ИНН/ОГРН через онлайн-валидатор на сайте ФНС. Распечатайте 2 экземпляра на бумаге формата А4‚ подпишите у директора и ответственного лица‚ заверьте печатью (если используется).
Сроки сдачи КУО и связанных форм
| Форма | Крайний срок | Куда сдавать |
|---|---|---|
| КУО + форма 6 | до 15 января | Районный военкомат по юр. адресу |
| Форма 18 | до 31 марта | Тот же военкомат |
| Форма 19 | до 15 апреля | Личный кабинет на gosuslugi.ru → «Бизнес» → «Воинский учет» |
| Обновлённая КУО при изменении данных | в течение 5 раб. дней | Онлайн-кабинет или личный визит |
Полезные контакты для обращений
Единая горячая линия Минобороны РФ
###-###-#### (звонок по РФ бесплатный)
Режим работы: Пн–Пт 09:00–18:00 (мск)
Федеральный портал «Госуслуги – Бизнес»
https://www.gosuslugi.ru/business
Раздел «Воинский учет» → «Карточка учета организации» → онлайн-чат.
Контакты для Москвы и МО
- Центральный военкомат г. Москвы
Адрес: ул. Садовая-Кудринская‚ д. 10
Тел.: +7 (495) -94-11-20
E-mail: cvmo.mil.ru@mail.ru - МО «Военкомат ЮВАО»
Адрес: ул. Плеханова‚ д. 12
Тел.: +7 (495) -77-03-14
WhatsApp: +7 (915) -23-45-67
Региональные военкоматы
Полный перечень адресов и телефонов по субъектам РФ опубликован на mil.ru в разделе «Военкоматы».
Бухгалтерские консультации
- Контур.Экстерн — бесплатный вебинар «Воинский учет 2026» каждый вторник в 11:00 мск.
Запись: kontur.ru/webinars - Система Главбух — техническая поддержка по заполнению форм 6‚ 18‚ 19: ###-###-####
Чек-лист перед сдачей карточки
- Наличие печатей и подписей: директора‚ главного бухгалтера‚ ответственного лица.
- Сверка ИНН/ОГРН на сайте ФНС.
- Сканирование в PDF (качество не ниже 300 dpi).
- Загрузка на Госуслуги или запись на личный приём через электронную очередь.
- Сохранение квитанции о приёме документов (распечатать и хранить 5 лет).
Правильно оформленная карточка учета организации защитит вас от штрафов и упростит взаимодействие с военкоматом. Не откладывайте подготовку документов на последний день: начинайте сбор информации за 2–3 недели до предельного срока. Если возникнут сложности, используйте контакты выше или обращайтесь к профессиональным бухгалтерам.
Удачи в вашей работе и безупречного воинского учёта!