16 марта 2026 г. — один из самых популярных вопросов кадровых служб: «Можем ли мы держать у себя оригиналы или копии военных билетов сотрудников?» Ответ краткий: нет, не можете. Ниже — подробности, нормативные ссылки, типовые ошибки и контакты, куда обращаться за разъяснениями.
Содержание
- Что говорит закон
- Зачем вообще могут просить военный билет
- Можно ли хранить копии
- Последствия нарушения
- Частые ситуации и что делать
- Контакты для обращений
Что говорит закон
Пункт 6 части 1 статьи 10 Федерального закона от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»:
«В целях обеспечения воинского учёта граждане обязаны: бережно хранить военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета)…»
Другими словами, хранить военный билет должен сам гражданин. Работодатель не наделён законом правом изымать документ даже «на хранение» или «для сверки» на неограниченный срок.
Короткое резюме норм:
- Оригинал — только у владельца.
- Показать при трудоустройстве — обязан (статья 65 ТК РФ).
- После проверки документ обязаны вернуть.
Зачем работодатели просят военный билет
Работодателям нужны лишь сведения для воинского учёта и статистики:
- категорность запаса;
- учетная специальность;
- состав семьи (для мобилизационных формуляров).
Всё это можно:
- Снять копию только нужных страниц и вернуть оригинал в день обращения.
- Внести данные в учётную картотеку/электронную базу и уничтожить копию, чтобы не нарушить закон о персональных данных.
Можно ли хранить копии военного билета
Официальное разъяснение Госинспекции труда Нижегородской области (2025-2026) однозначно:
«Хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельств о рождении/браке, военного билета не является законным, даже при наличии согласия сотрудника».
Исключение составляют случаи, прямо предусмотренные федеральным законом (например, оформление допуска к гос. тайне). Для обычных организаций таких оснований нет.
Последствия нарушения
- Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ — штраф до 50 000 руб. на организацию и до 5 000 руб. на должностное лицо.
- Жалобы в Роскомнадзор — проверки на предмет незаконной обработки персональных данных.
- Угроза утраты документа — материальное возмещение и судебные споры.
Частые ситуации и что делать
Кадровая служба требует «сдать» военный билет «для военкомата»
Действие: предложить предъявить документ на 1–2 минуты для фиксации данных и забрать обратно. Военкомат сам запрашивает сведения у работодателя в форме учётных карточек, а не оригиналов билетов.
Требуют оставить копию в личном деле
Действие: сослаться на письмо Роструда № 2191-6-1 от : «Копии документов, не связанных с трудовой функцией, в личном деле не хранятся».
Сотрудник сам хочет оставить оригинал «чтобы не потерять»
Действие: вежливо отказать, предложить сейфовую ячейку в банке или хранение дома. Организация не страховая и не нотариус; ответственность за утрату будет на работодателе.
Контакты для обращений
- Государственная инспекция труда (Роструд)
тел. ###-###-#### — горячая линия по всей РФ
сайт: онлайнинспекция.рф - Региональные отделы кадрового аудита и воинского учёта Минобороны РФ
тел. справочной службы военкоматов: ###-###-#### - Роскомнадзор (по вопросам персональных данных)
тел.: ###-###-####
e-mail: priem@rkn.gov.ru - Минтруд России
тел. «горячей линии» центрального аппарата: +7 (495) -23-88-88 - Бесплатная юридическая помощь населению
тел.: ###-###-#### (Федеральная служба по труду)
Короткая памятка для печати
- ✅ Показал оригинал.
- ✅ Снял нужные реквизиты (ФИО, серия, номер, категория).
- ✅ Вернул сотруднику в тот же день.
- ❌ Не храню оригинал.
- ❌ Не храню копии.
Соблюдайте закон — избежите штрафов и сохраните репутацию надёжного работодателя.